Nel settembre 2020 è stata ufficializzata una novità in tema di gestione documentale, che deve interessare chiunque interagisca lavorativamente con i documenti. Perciò non solo le Pubbliche Amministrazioni ma anche i privati, che siano singoli professionisti, aziende, ditte e imprese.
Si tratta delle nuove linee guida AgID sulla gestione documentale, diffuse innanzitutto per aggiornare le precedenti direttive (diramate tra il 2013 e il 2014) nonché al fine di favorire la digitalizzazione delle pratiche amministrative.
Qui vi presentiamo le principali.
Per quanto riguarda la Conservazione Digitale e la scadenza per adeguarsi alle Nuove Linee Guida (a giugno 2021 prorogate a gennaio 2021), che interessano principalmente il Responsabile della Conservazione, il Manuale e i metadati, vi invitiamo a leggere l'articolo specifico →.
Novità sulla formazione del documento informatico
Le linee guida si addentrano in tre diversi sottosettori.
Il primo è la formazione del documento informatico.
Un documento può generarsi dalla conversione di una versione analogica a un formato digitale (come la scansione) oppure essere il risultato di una somma di informazioni (banche dati); infine, dalla memorizzazione in formato già digitale di transazioni, processi informatici e moduli.
La strada maggiormente auspicata per la loro creazione è «tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati, che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità».
Ogni documento può assumere le fondamentali caratteristiche di immodificabilità e integrità che gli garantiscono elevato valore legale ma solo nel caso in cui attraversi una o più operazioni di sicurezza:
- Apposizione di una firma elettronica di alto livello-> (Firma Elettronica Qualificata, Firma Elettronica Avanzata o Firma Digitale) o di un sigillo equivalente;
- Memorizzazione su sistemi di gestione documentale che rispettino la norma vigente;
- Trasferimento a soggetti terzi attraverso Posta Elettronica Certificata o sistemi di posta elettronica equivalenti;
- Registrazione nei log di sistema dell'avvenuta creazione del documento;
- Versamento a un sistema di conservazione.
Naturalmente ogni creazione genera esigenze differenti e ogni tipologia di documento ha delle specifiche proprie. Tutti i dettagli sono disponibili al capitolo 2 delle linee guida complete->.
Le nuove linee guida sulla gestione documentale
La seconda parte delle linee guida si concentra sulla gestione dei documenti, a partire dalla fase di registrazione e identificazione informatica per le PA.
In questo ambito vengono descritte le registrazioni e le segnature di protocollo, così come i suoi requisiti di sicurezza.
Pur riguardando maggiormente le Pubbliche Amministrazioni, queste indicazioni sono importanti anche per le aziende. Si indicano infatti i processi di classificazione dei documenti informatici, le aggregazioni documentali e d'archivio, nonché la fondamentale figura del Responsabile della gestione documentale.
Si indica che il responsabile «verifica periodicamente la rispondenza del piano di classificazione ai procedimenti amministrativi e agli affari in essere, e procede al suo aggiornamento». Inoltre, si descrivono nel dettaglio i compiti di cui deve occuparsi tramite un manuale di gestione: tra le tante informazioni, esso include anche i formati dei file e le misure di sicurezza. Molti altri dettagli sono disponibili al capitolo 3 del documento e al manuale allegato.
Cosa c'è di nuovo per la conservazione dei documenti
L'ultima fase affrontata è naturalmente quella della conservazione dei documenti->.
Dopo essersi formato ed essere stato regolamentato e gestito, il documento va trasferito in un sistema di conservazione, che deve garantire una serie di caratteristiche irrinunciabili quali autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
Il sistema di conservazione-> ha il compito di assicurare l'accesso al documento integro in qualunque momento, per un periodo di tempo almeno uguale a quello previsto dal piano di conservazione e dalla normativa vigente.
In ultimo, torna centrale la figura professionale competente: il responsabile, ma stavolta della conservazione->.
Le Pubbliche Amministrazioni devono dotarsene tramite un dirigente o un funzionario interno (sebbene vi sia la possibilità di una delega delle sole funzioni, ma non delle responsabilità). I privati, invece, hanno la facoltà di affidare il ruolo a un addetto esterno, anche nella sua completezza. Le specifiche dettagliate sono disponibili al capitolo 4 delle linee guida.
