--- title: "Gestire i documenti aziendali con approccio BPM: perché farlo e vantaggi" description: Gestire i documenti aziendali in ottica di Business Process Management produce enormi benefici in termini di organizzazione ed efficienza. image: https://blog.ardesia.it/hubfs/Immagini%20Blog%20Post/business-process-management-gestione-documentale-.png --- - ** Lun - Ven: 08:30 - 13:15 e 14:00 - 17:15 [Facebook-f ** ](https://www.facebook.com/ardesiasrl/) [Linkedin ** ](https://www.linkedin.com/company/ardesia-srl/) ** Menu [Vorrei più info ](https://www.ardesia.it/contatti/#scrivici) [![](https://blog.ardesia.it/hs-fs/hubfs/Ardesia%202021/img/Ardesia_Payoff_2-1.png?width=400&height=152&name=Ardesia_Payoff_2-1.png) ](https://www.ardesia.it/) [Vorrei più info ](https://marketing.ardesia.it/richiesta-demo-prodotti) ** Menu [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) # Gestire i documenti aziendali con approccio BPM: perché farlo e vantaggi **Ivan** 26.09.2022 ##### CONDIVIDI - [![facebook](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/facebook.svg) ](http://www.facebook.com/share.php?u=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) - [![linkedin](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/linkedin.svg) ](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) - [![whatsapp](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/whatsapp.svg) ](https://wa.me/?text=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) - [![telegram](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/telegram.svg) ](https://telegram.me/share/url?url=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi&text=Ardesia) - [![email](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/email.svg) ](mailto:?subject=Ardesia&body=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) Quando parliamo di [Gestione Documentale→](https://www.ardesia.it/gestione-documentale-digitale/), si rischia di pensare a qualcosa di secondario nella vita di un'azienda.  I documenti aziendali sono invece un patrimonio prezioso per qualsiasi organizzazione, tanto quanto i prodotti/servizi che questa vende. Perché, quindi, non gestire anche il mondo dei documenti con un approccio manageriale? Gestire i documenti aziendali in ottica di progettualità produce enormi benefici in termini di organizzazione ed efficienza: ecco perché, anche nella Gestione Documentale, è importante approcciarsi con una mentalità BPM.   ## Cos'è il BPM?  BPM sta per Business Process Management, ossia **Gestione dei Processi di Business**. Si tratta di una approccio che prevede, prima di qualsiasi azione, un'approfondita **analisi** e una conseguente progettazione.  Obiettivo primario è il miglioramento complessivo dei processi aziendali.  Un miglioramento che passa anche attraverso il rilevamento di** quanti più difetti possibili** nel processo e nel flusso di lavoro correnti: obsolescenze, consumi in eccesso, rallentamenti, rischi per la sicurezza e così via.  Una volta individuati gli attriti, si potrà capire anche come risolverli e **migliorare, ottimizzare o riparare** queste criticità.  [Il Business Process Management è quindi una vera è propria disciplina→](https://blog.ardesia.it/cose-il-bpm-e-perche-viene-prima-della-tecnologia-e-dei-workflow-documentali), teorizzata e strutturata, che viene prima di qualsiasi tecnologia o strumento.   ## Perché applicare il BPM alla gestione documentale  Il BPM è già conosciuto e applicato nell'ambito della **gestione d'impresa**. Ma perché applicare questo approccio anche alla Gestione Documentale? Oggi la gestione dei documenti aziendali non può prescindere da software e gestionali: dagli ERP ai tool di integrazione, documenti e digitale sono un binomio che non si può scindere. Cosa fanno però, molte imprese? Adottano software senza valutare il processo documentale. I software sul mercato sono però standardizzati, mentre sappiamo bene che ogni azienda ha **esigenze del tutto personali**. Le variabili sono tante: dimensioni dell'azienda, tipologia e settore (alcune aziende producono documenti che altre non fanno), flussi interni, personale, ecc...  Comprendiamo così il perché dell'approccio BPM alla **gestione documentale**: usare lo stesso metodo di gestione dei documenti (tra cui anche il software) per tutte le aziende, semplicemente, **non funziona** – e talvolta rischia di essere dannoso.  Per gestire i documenti si mettono in collegamento molti uffici, risorse umane, dati. Ogni azienda avrà caratteristiche proprie, che non si possono ignorare né trattare in modo eguale. Bisogna invece **conoscerle**, soddisfarne le esigenze, sfruttarne le potenzialità uniche.   L'approccio BPM consente di fare proprio questo: affrontare la gestione documentale con **mentalità manageriale e progettuale**. In fondo, è quello che fanno i migliori.    ## Le fasi di un BPM: ecco come si applica  Come ci si approccia alla Gestione Documentale secondo un ?  - **Design**. Viene analizzata la situazione attuale dell'azienda, e come gestisce al momento la mansione. Le **analisi** sono effettuate incrociando diversi metodi: interviste, studio della documentazione aziendale, osservazione in tempo reale.  - **Modello**. Grazie alle informazioni raccolte si elabora il modello del nuovo processo di business, solitamente sotto forma di **flowchart**, che funge da bozza. La rappresentazione visiva (se possibile anche con un "prima" e un "dopo") aiuta a capire come nel concreto i diversi settori, uffici, dipendenti e lavori si incrociano e si influenzano tra loro, evidenziando le opportunità e arginando le criticità.  - **Esecuzione**. A questo punto il nuovo modello elaborato nella seconda fase viene **testato** e messo alla prova per capire se il suo funzionamento è soddisfacente. Se possibile, questa prima esecuzione non va ancora fatta su larga scala, in modo da rimediare a eventuali problemi immediati.  - **Monitoraggio**. Il nuovo modello processo di business inizia a entrare in circolo e quindi ne vengono **tenuti sotto controllo** i risultati e le conseguenze. Questa ulteriore raccolta di dati è fondamentale, perché il BPM è un processo ciclico.  - **Ottimizzazione**. I dati raccolti nella fase di monitoraggio vengono utilizzati per **migliorare ulteriormente** il nuovo processo, risolvere eventuali nuovi problemi e valorizzare tutto quanto di buono è stato fatto.  Se necessario, il ciclo di vita del BPM ricomincia in modo circolare dal primo step: in fondo è un approccio simile a quelli della [**Metodologia Agile->**](https://blog.ardesia.it/agile-molto-piu-che-una-metodologia).  ##### NEWSLETTER ### Iscriviti alla newsletter ###### Ricevi i nostri aggiornamenti relativi agli articoli [![Protected by Copyscape](https://banners.copyscape.com/img/copyscape-stamp-black-90x90.png "Protected by Copyscape - Do not copy content from this page.")](http://www.copyscape.com/) ##### CONDIVIDI - [![facebook](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/facebook.svg) ](http://www.facebook.com/share.php?u=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) - [![linkedin](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/linkedin.svg) ](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) - [![whatsapp](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/whatsapp.svg) ](https://wa.me/?text=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) - [![telegram](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/telegram.svg) ](https://telegram.me/share/url?url=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi&text=Ardesia) - [![email](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/email.svg) ](mailto:?subject=Ardesia&body=https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) ##### ARTICOLI CORRELATI [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) ## [Gestire i documenti aziendali con approccio BPM: perché farlo e vantaggi](https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) Quando parliamo di Gestione Documentale→, si rischia di pensare a qualcosa di secondario nella vita... **Ivan** 26.09.2022 --- [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) ## [UX e UI: cosa sono e che differenza c'è](https://blog.ardesia.it/ux-e-ui-cosa-sono-e-che-differenza-cè) Il mondo del design ha subito una incredibile evoluzione quando è cambiato l'approccio alla... **Ivan** 11.07.2022 --- [Digital Transformation](https://blog.ardesia.it/tag/digital-transformation) ## [UX Design: cos'è e perché ci semplifica la vita](https://blog.ardesia.it/ux-design-cos-e-perche-semplifica-vita) Vi è mai capitato, nel far uso di un oggetto, un servizio o un programma, di provare un senso di... **Sabrina** 09.05.2022 --- [Digital Transformation](https://blog.ardesia.it/tag/digital-transformation) ## [Software, licenze e diritto d'autore: come funziona?](https://blog.ardesia.it/software-licenze-e-diritto-dautore-come-funziona) Le opere intellettuali sono protette dal concetto di "diritto d'autore", una tutela dell'attività... **Ivan** 26.04.2022 --- ![](https://www.ardesia.it/wp-content/uploads/2020/08/Ardesia_White_Logo-1024x327.png) - ** Via A. Giuriato 44/48 - 36100 Vicenza (VI) - [** 0444 601831 ](tel:+390444%20601831) - ** Lun. - Ven. 8:30 - 13:15 e 14:00 - 17:15 ###### Help ** Menu ###### L'azienda ** Menu ###### Utili [Richiedi demo > ](https://marketing.ardesia.it/richiesta-demo-prodotti) [Richiedi servizi > ](https://marketing.ardesia.it/richiesta-info-servizi) ##### [![RSS](https://www.ardesia.it/wp-includes/images/rss.png)](https://blog.ardesia.it/) [Ultime dal blog](https://blog.ardesia.it/) - [Gestire i documenti aziendali con approccio BPM: perché farlo e vantaggi](https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) 26 settembre 2022 - [Il pacchetto di versamento nel processo di conservazione ](https://blog.ardesia.it/il-pacchetto-di-versamento-nel-processo-di-conservazione) 19 settembre 2022 - [PEC aziendale inattiva: rischio sanzioni? ](https://blog.ardesia.it/pec-aziendale-inattiva-rischio-sanzioni) 12 settembre 2022 ARDESIA SRL 2020 © Partita Iva 02634040246 Tutti i diritti riservati Sede legale: Via A. 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