Quando parliamo di Gestione Documentale→, si rischia di pensare a qualcosa di secondario nella vita di un'azienda.
I documenti aziendali sono invece un patrimonio prezioso per qualsiasi organizzazione, tanto quanto i prodotti/servizi che questa vende. Perché, quindi, non gestire anche il mondo dei documenti con un approccio manageriale?
Gestire i documenti aziendali in ottica di progettualità produce enormi benefici in termini di organizzazione ed efficienza: ecco perché, anche nella Gestione Documentale, è importante approcciarsi con una mentalità BPM.
Cos'è il BPM?
BPM sta per Business Process Management, ossia Gestione dei Processi di Business. Si tratta di una approccio che prevede, prima di qualsiasi azione, un'approfondita analisi e una conseguente progettazione.
Obiettivo primario è il miglioramento complessivo dei processi aziendali.
Un miglioramento che passa anche attraverso il rilevamento di quanti più difetti possibili nel processo e nel flusso di lavoro correnti: obsolescenze, consumi in eccesso, rallentamenti, rischi per la sicurezza e così via.
Una volta individuati gli attriti, si potrà capire anche come risolverli e migliorare, ottimizzare o riparare queste criticità.
Il Business Process Management è quindi una vera è propria disciplina→, teorizzata e strutturata, che viene prima di qualsiasi tecnologia o strumento.
Perché applicare il BPM alla gestione documentale
Il BPM è già conosciuto e applicato nell'ambito della gestione d'impresa. Ma perché applicare questo approccio anche alla Gestione Documentale?
Oggi la gestione dei documenti aziendali non può prescindere da software e gestionali: dagli ERP ai tool di integrazione, documenti e digitale sono un binomio che non si può scindere.
Cosa fanno però, molte imprese? Adottano software senza valutare il processo documentale.
I software sul mercato sono però standardizzati, mentre sappiamo bene che ogni azienda ha esigenze del tutto personali. Le variabili sono tante: dimensioni dell'azienda, tipologia e settore (alcune aziende producono documenti che altre non fanno), flussi interni, personale, ecc...
Comprendiamo così il perché dell'approccio BPM alla gestione documentale: usare lo stesso metodo di gestione dei documenti (tra cui anche il software) per tutte le aziende, semplicemente, non funziona – e talvolta rischia di essere dannoso.
Per gestire i documenti si mettono in collegamento molti uffici, risorse umane, dati. Ogni azienda avrà caratteristiche proprie, che non si possono ignorare né trattare in modo eguale. Bisogna invece conoscerle, soddisfarne le esigenze, sfruttarne le potenzialità uniche.
L'approccio BPM consente di fare proprio questo: affrontare la gestione documentale con mentalità manageriale e progettuale. In fondo, è quello che fanno i migliori.
Le fasi di un BPM: ecco come si applica
Come ci si approccia alla Gestione Documentale secondo un ?
- Design. Viene analizzata la situazione attuale dell'azienda, e come gestisce al momento la mansione. Le analisi sono effettuate incrociando diversi metodi: interviste, studio della documentazione aziendale, osservazione in tempo reale.
- Modello. Grazie alle informazioni raccolte si elabora il modello del nuovo processo di business, solitamente sotto forma di flowchart, che funge da bozza. La rappresentazione visiva (se possibile anche con un "prima" e un "dopo") aiuta a capire come nel concreto i diversi settori, uffici, dipendenti e lavori si incrociano e si influenzano tra loro, evidenziando le opportunità e arginando le criticità.
- Esecuzione. A questo punto il nuovo modello elaborato nella seconda fase viene testato e messo alla prova per capire se il suo funzionamento è soddisfacente. Se possibile, questa prima esecuzione non va ancora fatta su larga scala, in modo da rimediare a eventuali problemi immediati.
- Monitoraggio. Il nuovo modello processo di business inizia a entrare in circolo e quindi ne vengono tenuti sotto controllo i risultati e le conseguenze. Questa ulteriore raccolta di dati è fondamentale, perché il BPM è un processo ciclico.
- Ottimizzazione. I dati raccolti nella fase di monitoraggio vengono utilizzati per migliorare ulteriormente il nuovo processo, risolvere eventuali nuovi problemi e valorizzare tutto quanto di buono è stato fatto.
Se necessario, il ciclo di vita del BPM ricomincia in modo circolare dal primo step: in fondo è un approccio simile a quelli della Metodologia Agile->.
