Quando si parla di gestione documentale non sempre si pensa immediatamente al reparto IT. Questo perché nelle aziende i dipartimenti che hanno più a che fare con i documenti sono altri: l’amministrativo, il legale, il back office ecc…

Oggi però la maggior parte dei documenti aziendali viene dematerializzata o direttamente prodotta in formato digitale. Per questo l’intera gestione documentale si è spostata sul piano digitale.

Ecco che il sistema informatico acquisisce un ruolo fondamentale, poiché su questo si appoggia tutto il processo di Document Managament.

L'IT acquisisce un ruolo cardine nella gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti aziendali, quindi anche della conservazione digitale->. Il suo contributo non si può esaurire nella scelta e gestione degli strumenti informatici ma deve inserirsi nella fase di progettazione del processo documentale stesso.

Secondo le Linee Guida Agid-> un sistema informatico di gestione documentale deve essere in grado di:

  1. garantire la sicurezza e l’integrità del sistema;
  2. garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
  3. fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;
  4. consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
  5. consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali;
  6. garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

 

Come si traducono, nella pratica, questi requisiti? Quali aspetti considerare quando si parla di gestione documentale in ottica di conservazione?

Ecco alcuni elementi e principi che ogni IT Manager deve conoscere per strutturare un sistema informatico aziendale in ottica di conservazione digitale dei documenti:

  • I documenti per cui vige l’obbligo di conservazione
  • La fase di generazione dei documenti e i formati
  • Il processo di conservazione digitale
  • Gli standard di riferimento
  • I sistemi di firma digitale e di validazione temporale
  • Gli attori del processo

 

I documenti per cui vige l’obbligo di conservazione

I documenti aziendali hanno una diversa validità legale->, sulla base della loro natura e del loro scopo.

Secondo il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)-> il documento informatico deve soddisfare una serie di requisiti affinché possa acquisire un valore giuridico: qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Ogni documento produrrà effetti giuridici differenti sulla base dei requisiti che possiede.

Quali sono, perciò, i documenti che devono possedere questi quattro requisiti, ovvero quali sono i documenti che è obbligatorio conservare?

Per farla breve, in un’azienda sono soggetti alla conservazione tutti i documenti di carattere fiscale->. Parliamo quindi di fatture, contratti, registri contabili, PEC.

Il sistema informatico preposto alla gestione documentale deve quindi essere in grado di attribuire a questi documenti quei quattro requisiti.  

 

La fase di generazione dei documenti e i formati

Abbiamo detto che all’interno di un’azienda dobbiamo parlare di processo di gestione dei documenti. Il momento di creazione del documento, tanto quanto la conservazione sostitutiva-> o la conservazione digitale, sono parti integranti di questo processo.

Un sistema informatico di conservazione digitale va quindi concepito sin dalla fase di generazione del documento: solo una corretta formazione del documento può garantirne una gestione efficace e, di conseguenza, una conservazione a lungo termine.

Che sia frutto di una redazione, un’acquisizione, una registrazione o un raggruppamento di dati, i formati con cui verranno redatti i documenti vanno definiti a monte.

In primis perché il sistema informatico dovrà essere in grado di visualizzare, leggere, trasferire, e, nel senso più ampio, gestire il documento nel formato scelto.

In secondo luogo perché in ambito di conservazione digitale è proprio la normativa a stabilire quali sono i formati idonei, in quanto i più consoni a garantire ai documenti i requisiti di immodificabilità e staticità previste dalle regole tecniche del documento informatico->.

Le linee Agid quindi prevedono che i documenti per cui si prevede la conservazione possano essere:

  • PDF
  • PDF/A (da preferire rispetto al PDF)
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format (ODF)
  • XML
  • TXT

Possiamo perciò dedurre che gli strumenti digitali attraverso i quali un’azienda genera i suoi documenti devono essere in grado di gestire tali formati.

 

Il processo di conservazione digitale

Il processo di conservazione digitale prevede la generazione di tre “pacchetti” informativi. Un pacchetto non è altro che un insieme di dati e metadati associati al documento stesso.

Vediamoli nel dettaglio:

  • PACCHETTO DI VERSAMENTO
    Si tratta di un pacchetto informativo che viene creato da chi produce il documento e viene consegnato a chi dovrà gestire la conservazione secondo le regole definite nel Manuale di Conservazione.

  • PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE
    Viene generato da chi ha la responsabilità della conservazione e si può comporre da uno o più pacchetti di versamento. Di fondamentale importanza in questa fase è l’applicazione della firma digitale e della validazione temporale, necessarie per garantire al documento versato i requisiti di integrità e immodificabilità.

  • PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE
    Garantisce la fruibilità del documento conservato e viene inviato dal sistema di conservazione all’utente che effettua una specifica ricerca.

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Gli standard di riferimento

Un sistema informatico preposto alla conservazione, oltre alla normativa del CAD e alle linee guida Agid, deve rispondere al modello OAIS (Open Archival Information System)->, lo standard che oggi si utilizza a livello internazionale per i sistemi di conservazione digitale.

L’OAIS non definisce un’architettura informatica specifica ma stabilisce alcuni concetti di base per la sua costruzione.

Lo Standard ISO 14721 definisce invece le best practices per la gestione dei pacchetti informativi, che possono essere organizzati in due modi:

  • per unità, dove i pacchetti prendono il nome di Archival Information Unit (AIU);
  • per collezioni, dove ciascun pacchetto di archiviazione è parte integrante di sistemi correlati da logiche predeterminate e che, dunque, entrano a far parte di una Archival Information Collection (AIC).

Infine, lo Standard SInCRO definisce lo schema di riferimento per la trasmissione del pacchetto di dati che supportano il processo di conservazione.

 

 

I sistemi di firma digitale e di validazione temporale

Per attribuire ai documenti informatici una maggiore validità giuridica e per poter generare i pacchetti informativi è necessario avere a disposizione strumenti per l’apposizione della marca temporale e della firma digitale. Quindi è fondamentale predisporre tali strumenti all’interno del processo documentale.

A differenza della firma digitale, che è completamente autogestibile previo acquisto dei dispositivi e dei software ad hoc, l’apposizione della marca temporale deve necessariamente passare per un certificatore   accreditato.

La procedura per apporre una marca temporale è comunque molto semplice ma va comunque tenuto in considerazione il fatto che avviene in un momento successivo alla sottoscrizione digitale. I sistemi informatici devono quindi riuscire a fare in modo che questo momento avvenga il prima possibile.

 

 

Gli attori del processo

Ultimi elementi da considerare quando si progetta un sistema informatico per la conservazione digitale è il ruolo dei soggetti coinvolti.

Il processo di conservazione prevede tre attori principali:

  • Il produttore, ossia colui che genera il pacchetto di versamento
  • Il Responsabile della conservazione->, ossia colui che definisce e gestisce il sistema di conservazione
  • L’utente, che è colui che fruisce del documento sulla base di specifiche esigenze e policy di accesso

Ogni soggetto è sottoposto a precise responsabilità, strettamente connesse al processo documentale stesso. È bene però chiarire che ognuna di queste può essere interna oppure esterna all’organizzazione.

 

Per strutturare un sistema documentale e di conservazione, quindi per definirne l’architettura, è di fondamentale importanza per un’azienda sottoporsi a una scelta: gestire la conservazione in house o affidarsi a un servizio in outsourcing?

La risposta ovviamente è strettamente connessa alle esigenze e alla struttura organizzativa e infrastrutturale dell’azienda. Oggigiorno sempre più imprese, però, si affidano a gestori esterni proprio perché la conservazione, per la sua natura normativa e tecnica, può essere complessa da coordinare autonomamente.

 

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