--- title: "Nuove linee guida Agid: le novità in arrivo sulla Gestione Documentale" description: Nel settembre 2020 è stata ufficializzata una novità in tema di gestione documentale, che deve interessare chiunque interagisca lavorativamente con i documenti. image: https://blog.ardesia.it/hubfs/linee-guida-agid-gestione-documentale.png --- - ** Lun - Ven: 08:30 - 13:15 e 14:00 - 17:15 [Facebook-f ** ](https://www.facebook.com/ardesiasrl/) [Linkedin ** ](https://www.linkedin.com/company/ardesia-srl/) ** Menu [Vorrei più info ](https://www.ardesia.it/contatti/#scrivici) [![](https://blog.ardesia.it/hs-fs/hubfs/Ardesia%202021/img/Ardesia_Payoff_2-1.png?width=400&height=152&name=Ardesia_Payoff_2-1.png) ](https://www.ardesia.it/) [Vorrei più info ](https://marketing.ardesia.it/richiesta-demo-prodotti) ** Menu [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) # Nuove linee guida Agid: le novità in arrivo sulla Gestione Documentale **Ivan** 10.02.2021 ##### CONDIVIDI - [![facebook](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/facebook.svg) ](http://www.facebook.com/share.php?u=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) - [![linkedin](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/linkedin.svg) ](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) - [![whatsapp](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/whatsapp.svg) ](https://wa.me/?text=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) - [![telegram](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/telegram.svg) ](https://telegram.me/share/url?url=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale&text=Ardesia) - [![email](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/email.svg) ](mailto:?subject=Ardesia&body=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) Nel settembre 2020 è stata ufficializzata una **novità** in tema di gestione documentale, che deve interessare chiunque interagisca lavorativamente con i **documenti**. Perciò non solo le Pubbliche Amministrazioni ma anche i **privati**, che siano singoli professionisti, aziende, ditte e imprese. Si tratta delle **nuove linee guida ****AgID**** sulla gestione documentale**, diffuse innanzitutto per **aggiornare** le precedenti direttive (diramate tra il 2013 e il 2014) nonché al fine di **favorire la** **digitalizzazione** delle pratiche amministrative.  Qui vi presentiamo le principali.  Per quanto riguarda la Conservazione Digitale e la scadenza per adeguarsi alle Nuove Linee Guida (a giugno 2021 prorogate a gennaio 2021), che interessano principalmente il Responsabile della Conservazione, il Manuale e i metadati, vi invitiamo a [leggere l'articolo specifico](https://blog.ardesia.it/conservazione-sostitutiva-e-digitale-le-nuove-linee-guida-agid-in-vigore-da-giugno) →.   ## Novità sulla formazione del documento informatico  Le linee guida si addentrano in **tre diversi sottosettori**. Il primo è la **formazione del documento informatico****. **  Un documento può generarsi dalla conversione di una versione** analogica** a un formato digitale (come la scansione) oppure essere il risultato di una **somma** di informazioni (banche dati); infine, dalla memorizzazione in formato già digitale di **transazioni**, processi informatici e moduli.  La strada maggiormente auspicata per la loro creazione è *«**tramite l’utilizzo di ****strumenti software ****o**** servizi cloud qualificati,**** che assicurino la produzione di documenti nei ****formati**** e nel rispetto delle ****regole di interoperabilità****»*.  Ogni documento può assumere le fondamentali caratteristiche di **immodificabilità e integrità** che gli garantiscono elevato valore legale ma solo nel caso in cui attraversi una o più operazioni di sicurezza:  - Apposizione di una [**firma elettronica di alto livello->**](https://blog.ardesia.it/firma-elettronica-avanzata-qualificata-e-digitale-quali-sono-le-differenze) (Firma Elettronica Qualificata, Firma Elettronica Avanzata o Firma Digitale) o di un sigillo equivalente;  - **Memorizzazione** su sistemi di gestione documentale che rispettino la norma vigente;  - Trasferimento a soggetti terzi attraverso **Posta Elettronica Certificata** o sistemi di posta elettronica equivalenti;  - Registrazione nei **log** di sistema dell'avvenuta creazione del documento;  - Versamento a un sistema di **conservazione**.    Naturalmente ogni creazione genera esigenze differenti e ogni tipologia di documento ha delle specifiche proprie. Tutti i dettagli sono disponibili al capitolo 2 delle [**linee guida complete->**](https://trasparenza.agid.gov.it/archivio19_regolamenti_0_5385.html).    ## Le nuove linee guida sulla gestione documentale  La **seconda parte** delle linee guida si concentra sulla **gestione dei documenti**, a partire dalla fase di **registrazione **e** identificazione informatica** per le PA. In questo ambito vengono descritte le registrazioni e le segnature di **protocollo**, così come i suoi **requisiti** **di sicurezza**.  Pur riguardando maggiormente le Pubbliche Amministrazioni, queste indicazioni sono importanti anche per le aziende. Si indicano infatti i processi di **classificazione** dei documenti informatici, le **aggregazioni** documentali e d'archivio, nonché la fondamentale figura del **Responsabile della gestione documentale****.**  Si indica che il responsabile *«**verifica periodicamente la ****rispondenza**** del piano di classificazione ai procedimenti amministrativi e agli affari in essere, e procede al suo aggiornamento**»*. Inoltre,* *si descrivono nel dettaglio i **compiti** di cui deve occuparsi tramite un **manuale di gestione****:** tra le tante informazioni, esso include anche i **formati** dei file e le misure di **sicurezza**. Molti altri dettagli sono disponibili al capitolo 3 del documento e al manuale allegato.       ## Cosa c'è di nuovo per la conservazione dei documenti  L'ultima fase affrontata è naturalmente quella della [conservazione dei documenti->.](https://www.ardesia.it/conservazione-digitale/)  Dopo essersi formato ed essere stato regolamentato e gestito, il documento va trasferito in un **sistema di**** conservazione****, **che deve garantire una serie di caratteristiche irrinunciabili quali **autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità**.  Il [sistema di conservazione->](https://blog.ardesia.it/conservazione-digitale-documenti-principi-sistema-informatico-a-norma) ha il compito di assicurare **l'accesso al documento integro in qualunque momento**, per un periodo di tempo almeno uguale a quello previsto dal piano di conservazione e dalla normativa vigente.  In ultimo, torna centrale la figura professionale competente: il [**responsabile**, ma stavolta della **conservazione->**](https://blog.ardesia.it/responsabile-conservazione-chi-e-ruolo). Le Pubbliche Amministrazioni devono dotarsene tramite un dirigente o un funzionario **interno** (sebbene vi sia la possibilità di una delega delle sole funzioni, ma non delle responsabilità). I privati, invece, hanno la facoltà di affidare il ruolo a un **addetto esterno**, anche nella sua **completezza**. Le specifiche dettagliate sono disponibili al capitolo 4 delle linee guida.  ##### NEWSLETTER ### Iscriviti alla newsletter ###### Ricevi i nostri aggiornamenti relativi agli articoli [![Protected by Copyscape](https://banners.copyscape.com/img/copyscape-stamp-black-90x90.png "Protected by Copyscape - Do not copy content from this page.")](http://www.copyscape.com/) ##### CONDIVIDI - [![facebook](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/facebook.svg) ](http://www.facebook.com/share.php?u=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) - [![linkedin](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/linkedin.svg) ](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) - [![whatsapp](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/whatsapp.svg) ](https://wa.me/?text=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) - [![telegram](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/telegram.svg) ](https://telegram.me/share/url?url=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale&text=Ardesia) - [![email](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/email.svg) ](mailto:?subject=Ardesia&body=https://blog.ardesia.it/nuove-linee-guida-agid-le-novità-in-arrivo-sulla-gestione-documentale) ##### ARTICOLI CORRELATI [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) ## [Gestire i documenti aziendali con approccio BPM: perché farlo e vantaggi](https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) Quando parliamo di Gestione Documentale→, si rischia di pensare a qualcosa di secondario nella vita... **Ivan** 26.09.2022 --- [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) ## [UX e UI: cosa sono e che differenza c'è](https://blog.ardesia.it/ux-e-ui-cosa-sono-e-che-differenza-cè) Il mondo del design ha subito una incredibile evoluzione quando è cambiato l'approccio alla... **Ivan** 11.07.2022 --- [Digital Transformation](https://blog.ardesia.it/tag/digital-transformation) ## [UX Design: cos'è e perché ci semplifica la vita](https://blog.ardesia.it/ux-design-cos-e-perche-semplifica-vita) Vi è mai capitato, nel far uso di un oggetto, un servizio o un programma, di provare un senso di... **Sabrina** 09.05.2022 --- [Digital Transformation](https://blog.ardesia.it/tag/digital-transformation) ## [Software, licenze e diritto d'autore: come funziona?](https://blog.ardesia.it/software-licenze-e-diritto-dautore-come-funziona) Le opere intellettuali sono protette dal concetto di "diritto d'autore", una tutela dell'attività... **Ivan** 26.04.2022 --- ![](https://www.ardesia.it/wp-content/uploads/2020/08/Ardesia_White_Logo-1024x327.png) - ** Via A. 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