Nuove linee guida Agid: le novità in arrivo sulla Gestione Documentale

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Nel settembre 2020 è stata ufficializzata una novità in tema di gestione documentale, che deve interessare chiunque interagisca lavorativamente con i documenti. Perciò non solo le Pubbliche Amministrazioni ma anche i privatiche siano singoli professionisti, aziende, ditte e imprese.

Si tratta delle nuove linee guida AgID sulla gestione documentale, diffuse innanzitutto per aggiornare le precedenti direttive (diramate tra il 2013 e il 2014) nonché al fine di favorire la digitalizzazione delle pratiche amministrative. 

Qui vi presentiamo le principali. 

 

Novità sulla formazione del documento informatico 

Le linee guida si addentrano in tre diversi sottosettori.

Il primo è la formazione del documento informatico.  

Un documento può generarsi dalla conversione di una versione analogica a un formato digitale (come la scansione) oppure essere il risultato di una somma di informazioni (banche dati); infine, dalla memorizzazione in formato già digitale dtransazioni, processi informatici e moduli. 

La strada maggiormente auspicata per la loro creazione è «tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati, che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità». 

Ogni documento può assumere le fondamentali caratteristiche di immodificabilità e integrità che gli garantiscono elevato valore legale ma solo nel caso in cui attraversi una o più operazioni di sicurezza: 

  • Apposizione di una firma elettronica di alto livello-> (Firma Elettronica Qualificata, Firma Elettronica Avanzata o Firma Digitale) o di un sigillo equivalente; 
  • Memorizzazione su sistemi di gestione documentale che rispettino la norma vigente; 
  • Trasferimento a soggetti terzi attraverso Posta Elettronica Certificata o sistemi di posta elettronica equivalenti; 
  • Registrazione nei log di sistema dell'avvenuta creazione del documento; 
  • Versamento a un sistema di conservazione. 

 

Naturalmente ogni creazione genera esigenze differenti e ogni tipologia di documento ha delle specifiche proprie. Tutti i dettagli sono disponibili al capitolo 2 delle linee guida complete->. 

 

Le nuove linee guida sulla gestione documentale 

La seconda parte delle linee guida si concentra sulla gestione dei documenti, a partire dalla fase di registrazione e identificazione informatica per le PA.

In questo ambito vengono descritte le registrazioni e le segnature di protocollo, così come i suoi requisiti di sicurezza. 

Pur riguardando maggiormente le Pubbliche Amministrazioni, queste indicazioni sono importanti anche per le aziende. Si indicano infatti i processi di classificazione dei documenti informatici, le aggregazioni documentali e d'archivio, nonché la fondamentale figura del Responsabile della gestione documentale. 

Si indica che il responsabile «verifica periodicamente la rispondenza del piano di classificazione ai procedimenti amministrativi e agli affari in essere, e procede al suo aggiornamento». Inoltre, si descrivono nel dettaglio i compiti di cui deve occuparsi tramite un manuale di gestione: tra le tante informazioni, esso include anche i formati dei file e le misure di sicurezza. Molti altri dettagli sono disponibili al capitolo 3 del documento e al manuale allegato. 

 

  

Cosa c'è di nuovo per la conservazione dei documenti 

L'ultima fase affrontata è naturalmente quella della conservazione dei documenti->. 

Dopo essersi formato ed essere stato regolamentato e gestito, il documento va trasferito in un sistema di conservazione, che deve garantire una serie di caratteristiche irrinunciabili quali autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. 

Il sistema di conservazione-> ha il compito di assicurare l'accesso al documento integro in qualunque momento, per un periodo di tempo almeno uguale a quello previsto dal piano di conservazione e dalla normativa vigente. 

In ultimo, torna centrale la figura professionale competente: il responsabile, ma stavolta della conservazione->.

Le Pubbliche Amministrazioni devono dotarsene tramite un dirigente o un funzionario interno (sebbene vi sia la possibilità di una delega delle sole funzioni, ma non delle responsabilità). I privati, invece, hanno la facoltà di affidare il ruolo a un addetto esterno, anche nella sua completezza. Le specifiche dettagliate sono disponibili al capitolo 4 delle linee guida. 

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