Il passaggio alla dimensione digitale è in continuo divenire, nella vita di ogni giorno ma soprattutto a livello professionale. Nelle aziende i documenti cartacei stanno via via scomparendo, lasciando spazio a una vasta gamma di formati digitali.
Come avveniva per le transazioni “analogiche”, anche nel commercio online i documenti elettronici necessitano di essere autenticati e identificati. A occuparsi di questa funzione intervengono i cosiddetti servizi fiduciari→. Firma digitale, marcatura temporale, sigilli elettronici ecc…, in base al regolamento eIDAS (electronic identification and trust service regulation), consento lo svolgersi dell'intero processo di digitalizzazione documentale nel completo rispetto della normativa europea e mettono al riparo dalle spiacevoli conseguenze. Approfondiamo la cosa.
Attraverso alcuni servizi fiduciari è inoltre possibile garantire i processi di interscambio tra le aziende e l'Agenzia delle Entrate. Nello specifico, l'applicazione della firma digitale e della marcatura temporale svolgono in questo contesto un ruolo fondamentale. Da quando è stata introdotta la fatturazione elettronica obbligatoria→ i dati di ogni transazione fiscale vengono automaticamente comunicati all'Agenzia delle Entrate.
Domanda: firma digitale e marcatura temporale sono obbligatorie per poter emettere la fattura elettronica? Andiamo con ordine.
Firma digitale e marcatura temporale
Firma digitale-> e marcatura temporale sono due strumenti estremamente importanti. Vediamoli entrambi.
A cosa serve la firma digitale? Apporre la firma digitale su un documento permette di certificare il contenuto dello stesso e l'identità del suo autore. La validità della firma digitale è di fatto equivalente a quella della firma autografa e, in caso di controversie legali, conferisce a un determinato documento un valore probatorio.
Per quanto riguarda invece la marcatura temporale, la sua funzione assegnare al documento e una data e un orario precisi. I due principali vantaggi della marcatura temporale sono:
- Possibilità di conferire ad un documento informatico validità legale opponibile a terzi.
- Possibilità di estendere la validità temporale di un documento oltre la durata della firma digitale.
Fatturazione elettronica: firmare o non firmare?
I due strumenti che abbiamo appena descritto assumono un ruolo fondamentale nel rapporto fra aziende e Agenzia delle Entrate. A differenza della fattura cartacea infatti, la fattura elettronica può attestare, oltre all'importo della transazione economica tra due soggetti, anche il riferimento temporale e la firma digitale dell'emittente.
Se la fattura elettronica viene emessa nei confronti di Pubbliche Amministrazioni, questi dati devono obbligatoriamente essere comunicati all'Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
La trasmissione delle informazioni allo SDI presuppone l'utilizzo di uno specifico software per la fattura elettronica PA in grado di leggere l'apposito formato denominato appunto fatturaPA.
In ambito B2B invece le cose sono diverse. Firma digitale e marcatura temporale non sono obbligatorie. La fattura viene ugualmente emessa senza che l'autenticità del documento venga controllata.
Quindi: meglio firmare o non firmare?
Decisamente meglio firmare. Vediamo perché.
In base al decreto Iva→, chi emette la fattura elettronica deve assicurarne l’autenticità, l’integrità e la leggibilità. Considerando che non è possibile applicare altre tecnologie o sistemi di trasmissione elettronica alla piattaforma SDI, per ottenere ciò firma digitale e marcatura temporale sono ancora una volta gli strumenti più idonei.
L'invio della fattura elettronica al sistema di interscambio può avvenire in due diversi modi:
- Mediante PEC: la fattura elettronica viene spedita in questo caso inserendola nel file XML, e la firma digitale ne certifica il contenuto.
- Mediante il codice destinatario SDI.
In entrambi i casi, per abbinare con facilità firma digitale e marcatura temporale, i liberi professionisti possono accontentarsi del software di firma adottato insieme alla smart card o al token.
Per le aziende la questione è un po’ diversa: i processi documentali sono più complicati e necessitano di tecnologie in grado di utilizzare questi elementi in ogni fase del workflow e gestire al meglio il ciclo attivo e passivo dei documenti->.
La fatturazione elettronica potrebbe sembrare una semplice alternativa al tradizionale sistema cartaceo ma di fatto si tratta di uno strumento in grado, oltre che contrastare l’evasione, di semplificare i processi di transazione economica fra soggetti.
Processi che in un’azienda non si limitano alla realtà amministrativa ma coinvolgono, con tempi e modi diversi, tutti i reparti aziendali.
Lo snellimento delle procedure attraverso l’adozione di software evoluti, ad esempio in grado di applicare automaticamente la firma digitale e la marca temporale ai documenti, comporta vantaggi a tutti i livelli di business.
La gestione documentale deve quindi essere il più fluida possibile ed eliminare qualsiasi attrito possa rallentare le procedure aziendali.
