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Casa madre estera, PEC e fattura elettronica: rendere compliance normative e procedure

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Le aziende di grandi dimensioni hanno filiali in tutto il mondo, le quali spesso sono del tutto autonome dal punto di vista lavorativo. Ogni sede segue le regole e le normative del Paese in cui si trova, soprattutto per quanto riguarda la gestione del personale e la norme sulla sicurezza.

Dal punto di vista documentale, invece, c'è maggiore dipendenza dalla casa madre, a fronte del fatto che i documenti generano veri e propri flussi informativi.

La legislatura ha però notevoli differenze tra un paese e l'altro perciò capita che la sede centrale non riesca a far fronte alle normative italiane sulla gestione documentale. 

Ne sono un esempio la Posta Elettronica Certificata e la Fattura Elettronica, entrambe poco comprese all'estero ma obbligatorie ormai da tempo nel nostro paese. 

Come spiegare alla sede americana che bisogna emettere le fatture in formato XML UBL? Come convincere i dirigenti tedeschi a comunicare via PEC? Come garantire la perfetta compatibilità fra norme documentali?

 

 

Adattarsi alle normative italiane: un percorso tortuoso tra PEC, e-fatture e conservazione

Se una società con casa madre estera intende aprire una filiale in Italia, non si limita solo a depositare i relativi verbali e statuti presso notai e Registro delle Imprese. 

Tra il 2008 e il 2012 la Posta Elettronica Certificata-> e la Fatturazione Elettronica-> sono diventate obbligatorie per molti soggetti giuridici (PA, imprese in forma di società, professionisti iscritti agli albi, ditte individuali).

 

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Negli altri paesi, per quanto esistano degli alter ego, PEC ed e-fattura sono entità astratte, che non rientrano nella logica procedurale centrale. 

È quanto accadde alle filiali italiane delle compagnie assicurative nel 2015->, quando l'IVASS, l’Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni, emanò un nuovo regolamento per semplificare i rapporti tra società, intermediari e clienti: tutti i documenti sarebbero dovuti viaggiare solamente via PEC. 

Per le organizzazioni internazionali la gestione documentale-> può quindi risultare complessa, complice anche il fatto che l'Italia eccelle in quanto a burocrazia complessa. Difficile è trovare una giusta combinazione tra i processi centrali e i continuaggiornamenti delle linee guida di AgID->. 

C'è poi un altro aspetto da non sottovalutare: la tecnologia su cui si appoggiano PEC, Fattura Elettronica e sistemi di conservazione non è predisposta per integrarsi con i processi stranieri. 

Come rendere compliance la gestione documentale evitando un conflitto internazionale?

 

 

 

Indipendenza, integrazione e customizzazione 

In una situazione di questo tipo il rispetto delle norme e le procedure aziendali devono viaggiare di pari passo. Rispettare la normativa è essenziale, ma anche assecondare la sede di riferimento. 

Poiché ogni azienda madre ha caratteristiche ed esigenze proprie e peculiari, un software (o servizio) generico non è in grado di allinearne la vasta varietà. La compatibilità tra i due universi (casa madre e normativa) può essere garantita solo con una procedura su misurapensata per la singola circostanza. 

Solamente una soluzione personalizzata->, o, meglio, cucita addosso a quella situazione, può risolvere questa incompatibilità.

Tutto deve partire da un'analisi approfondita della singola azienda, delle sue esigenze, delle sue procedure. 

Solo in base ai risultati di questa analisi potrà essere sviluppato il software o il workflow adatto a risolvere quelle specifiche esigenze. Il suo vantaggio principale è proprio la capacità di trovare la strada unica nella gestione dei flussi lavorativi, un corretto compromesso tra gli elementi. 

In questo caso, un software customizzato segue i sistemi di procedura della casa madre fino a renderli compatibili con la normativa italiana e funge da collegamento, ossia da metodo di integrazione, tra gli strumenti aziendali (altri software di uso comune) e i flussi informativi già esistenti (come i metodi di archiviazione documentale). 

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L'integrazione dei processi documentali 

Non è semplice farsi largo tra i diversi passaggi quando la casa madre fornisce un minor supporto, ma è indispensabile. Innanzitutto per garantire il pieno rispetto delle leggi italiane – ma non è l'unico vantaggio. 

Oltre il controllo fiscale, ci sono risvolti positivi e certezze anche sul versante interno. Con una corretta gestione, infatti, viene garantito il pieno valore giuridico di posta e documenti inviati tramite PEC, indispensabile in caso di contenzioso. 

Discorso simile nel tema della longevità documentale. La corretta conservazione di tutti i documenti, sia passati che futuri, garantisce la massima validità legale degli atti amministrativi. 

Da non sottovalutare, inoltre, i benefici dell'integrazione sui flussi di lavoro. Sia una PEC ben organizzata e ordinata nei suoi ruoli->, sia un workflow documentale scorrevole e leggero-> (in parole povere delle gestioni integrate), alleggeriscono il carico quotidiano dei dipendenti. Fanno ottenere loro maggior tempo e concentrazione per le task importanti, incrementandone quindi l'efficienza lavorativa. 

 

 

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