Sempre più spesso capita di incontrare un acronimo non molto chiaro: GED, acronimo che sta per Gestione Elettronica Documentale->.
Questo tipo di gestione si riferisce a procedure, strumenti, tecnologie e quant’altro, destinate alla gestione di tutto il processo documentale di un’azienda.
In sostanza ci si riferisce particolarmente all’archiviazione e al trattamento di tutte le informazioni scambiate durante la propria attività da una determinata azienda, sia in entrata sia in uscita (il cosiddetto ciclo attivo e passivo).
Il fine della Gestione Elettronica Documentale è quello di rendere snella, di facile accesso e integrata tutta la mole di documentazione che un tempo riempiva gli scaffali di un archivio aziendale.
La fondamentale importanza di fornire facile accesso alla consultazione, al controllo e alla distribuzione dei documenti, risiede nel supporto che ciò offre all’attività stessa dell’azienda rendendo più semplici anche i processi decisionali.
Gestione documentale: la parola chiave è sincronizzazione
Non esiste una buona GED se non si parte dal presupposto che tutta la documentazione deve essere sincronizzata a tutta l’infrastruttura esistente.
Programmi di messaggistica, sistemi gestionali, fax, server, Posta Elettronica Certificata->, strumenti specifici… tutto deve essere integrato per far sì che un’azienda abbia una gestione documentale davvero efficace.
La gestione elettronica della documentazione consente svariati miglioramenti e snellimenti alla gestione aziendale, a tutti i livelli, ma uno dei punti davvero rilevanti di questo tipo di gestione è senza dubbio l’automazione del ciclo attivo e del ciclo passivo.
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Gestione del Ciclo Attivo
Il ciclo attivo aziendale solitamente, e molto genericamente, può comprendere anagrafiche e tabelle, preventivi, ordini, fatture attive, gestione del magazzino, gestione pagamenti, scadenze…
Con un software che organizza la GED si può integrare ogni settore del sistema direttamente con tutto il sistema aziendale prendendo così in carico i metadati e i documenti prodotti dal gestionale.
Così facendo, tutti i documenti emessi possono essere facilmente archiviati: fatture di vendita e accompagnatorie, ordini, conferme d’ordine, DDT emessi… tutto al suo posto in maniera semplice ed efficace.
Gestione del Ciclo Passivo
Il ciclo passivo a sua volta solitamente è composto, sempre in maniera molto generica, da anagrafiche e tabelle, preventivi ricevuti, ordini ai fornitori, gestione del magazzino, controllo e contabilizzazione delle fatture d’acquisto, gestione dei pagamenti, scadenze…
Ovviamente anche la gestione del ciclo passivo si svolge facilmente e con estrema efficacia attraverso una Gestione Elettronica Documentale. Coordinando così tutte le attività al meglio anche da questo punto di vista.
Le applicazioni create per la GED inoltre possono gestire diverse modalità organizzative in base a vari parametri: tipi di documento, causali, data, società…
La flessibilità che la gestione elettronica documentale offre è davvero massima.
Conservazione Digitale
Come ovvio tra le più grandi virtù del sistema di gestione elettronica documentale c’è la conservazione digitale della fattura elettronica e di tutte le ricevute che provano la sua emissione.
Esistono per questo delle normative ed è obbligatoria la conservazione di tali documenti per dieci anni, sia da parte dell’emittente sia da parte del ricevente.
Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate provvederà alla conservazione.
