Digitalizzare senza stress: Change Management e motivazione al cambiamento

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Tra le evoluzioni degli ultimi due decenni e le necessità dettate dal periodo di distanziamento, il tema della digitalizzazione aziendale è sempre più in voga. 

I suoi benefici vengono continuamente – e giustamente – messi in risalto. Ma il mondo reale è complesso e problematico e così, troppe volte, la transizione deve inserirsi in contesti impegnativi o stressanti. 

Per ovviare al problema, bisogna implementare il digital senza aumentare lo stress lavorativo, e senza sconvolgere alcune dinamiche a cui i dipendenti sono abituati. 

È insomma necessario attuare un cambiamento logico e ragionato ma anche gruaduale e costante.

 

Il sogno digitale tra fantasia e realtà 

La Digital Transformation è in grado di rispondere al meglio a nuove esigenze e possibilità del mercato ma i cambiamenti, come l'introduzione di un nuovo strumento o processo digitale, sono spesso complessi. 

Una complessità che inizia ancor prima della fase di implementazione e che ha le sue radici nell'idea stessa di cambiamento, nell'approccio che le persone hanno verso le novità e la fluidità che caratterizza la nostra epoca.

Sulla carta un'azienda dovrebbe promuovere la stabilità economica, condizioni di lavoro ideali, elevati livelli motivazionali. 

La dura realtà ci presenta un conto più salato. Le imprese devono riuscire a cavarsela fra mille difficoltà impreviste (la pandemia è solo l'ultimo degli esempi). I dipendenti sono stressati dai carichi di lavoro, impegni personali, insoddisfazione e disorganizzazione. E i flussi aziendali ne risentono. 

 

Motivare al cambiamento (non solo tecnologico)

La resistenza al cambiamento è una caratteristica del nostro tempo. L'instabilità (economica, sociale, relazionale) induce le persone a cercare delle ancore su cui aggrapparsi e nelle quali riporre le proprie aspettative. È la tanto acclamata comfort zone.

Quella che Alasdair A. K. White definisce come condizione mentale in cui la persona agisce in uno stato di assenza di ansietà, con un livello di prestazioni costante e senza percepire un senso di rischio (da: "Teoria della comfort zone”).

La zona di comfort non è, di per sé, negativa, come spesso vogliono far credere molti life coach improvvisati. Il cambiamento non è sempre dovuto, obbligatorio o necessario. Tutti noi abbiamo bisogno e diritto di vivere lontano dall'ansia.

Ma il mondo del lavoro, soprattutto oggi, evolve in continuazione. La tecnologia evolve in continuazione. E la tecnologia è ovunque: fa muovere le automobili,  fa volare gli aerei, fa pagare al supermercato.

Non è pensabile restare nella propria zona di comfort in tale contesto, perché in questo caso diventa nociva.

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Esistono molte cause che rendono i dipendenti di un'azienda (ma anche i manager e gli imprenditori) poco propensi a uscire dalla comfort zone.

La paura di non essere all'altezza, la pigrizia, l'orgoglio, la convinzione che "se abbiamo sempre fatto così e funziona, perché dobbiamo cambiare?"

Eppure, chissà come, anche quando questo "fare sempre così" non funziona, non solo ci lamentiamo ma continuiamo a non fare nulla per cambiarlo o, addirittura, a opporre resistenza al cambiamento.

Come può un manager motivare il proprio team a evolvere? 

 

Change Management e Facility Management: oltre il paradosso dello stress 

In un contesto di stress già presente, i cambiamenti di qualsiasi genere rischiano di peggiorare la situazione psicologica dei dipendenti. L'impatto della Digital Transformation rende questa situazione un paradosso. 

Secondo alcuni sociologi, l'avversità al cambiamento digitale è dovuta anche al fatto che il digital è qualcosa di intangibile. E ciò che non si può toccare spaventa.

Come dimostrato da uno studio di Westpole->, però, un workplace digitalizzato in realtà migliora la routine lavorativa dei dipendenti, riducendo anche lo stress. Insomma, attuare il cambiamento digitale può aumentare lo stress, ma raggiungerlo significa diminuirlo.

L'implementazione del digitale deve procedere per gradi, senza ritmi frenetici ma al contempo priva di blocchiÈ un vero e proprio miglioramento aziendale da studiare e progettare secondo il cosiddetto change management, possibilmente dividendola in fasi e sotto-fasi.

Per ogni suo momento, è importante mostrare ai dipendenti ogni vantaggio che il digitale porterà presto loro. 

Ad esempio si può procedere per settori o ambiti aziendali, apportando cambiamenti localizzati, quindi assimilabili senza stravolgere l'ambiente lavorativo in un sol colpo.

La Digital Transformation può iniziare dalla gestione documentale->da una diversa gestione della posta elettronica-> o dall'introduzione software e applicativi: la partenza varia a seconda della struttura aziendale. 

L'ideale sarebbe dotarsi di un responsabile della Digital Transformation->esperto nello specifico change management, e approfittare degli incentivi governativi->. 

Il responsabile della trasformazione digitale deve porsi come facilitatore, non come autorità.

 

Facilitare la Digital Transformation 

Il digitale è tutto fuorché una semplice moda. Ha notevoli effetti positivi sull'azienda sia dal punto di vista economico, sia da quello produttivo, sia nella soddisfazione dei dipendenti. 

Ma è importante che non diventi uno scoglio.

 

Software e integrazioni

Partiamo dai software: qualsiasi azienda è obbligata a usarne. Ma non tutti sono user-friendly, realizzati secondo i principi Agile, della User Experience-> o del Design Thinking e dotati di interfaccia user-oriented

Anche l'integrazione con i sistemi già presenti in azienda è di fondamentale importanza per ridurre lo stress da digitalizzazione: non c'è niente di peggio, per un'azienda, che un sistema informativo frastagliato. Più i flussi comunicativi risultano fluidi, minore sarà lo stress dei dipendenti. E maggiore sarà la loro produttività.

 

Gestione Documentale

Con la digitalizzazione, poi, la gestione e conservazione dei documenti viene radicalmente trasformata. Spariscono i faldoni e gli archivi fisici. I documenti già esistenti vengono dematerializzati->. Quelli nuovi vengono generati già in formato digitale: l'archivio diventa del tutto informatico, accessibile, sicuro. 

L'organizzazione strutturata della documentazione, anche in un sistema ibrido, riduce notevolmente il tempo speso nella gestione e consultazione dei documenti.

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Posta Elettronica

La Posta Elettronica costituisce per le aziende e per i dipendenti uno strumento comunicativo ma anche organizzativo. Con l'introduzione della Posta Certificata la disorganizzazione è tornata a governare tra le caselle poiché la PEC non nasce come strumento integrato. 

L'adozione di plugin per centralizzare tutta la Posta-> o di gestionali PEC per gestire tante caselle-> sono un'arma contro il disordine digitale->.

 

Formazione e costanza

Infine, ultima ma non meno importante, vi è la perseveranza. I progetti di digitalizzazione falliscono quando i manager trovano i primi ostacoli ma anche quando i dipendenti non vengono abbastanza coinvolti

Il training on the job è certamente l'approccio che frutta di più, soprattutto a lungo termine, quando si parla di cambiamento. Ma il cambiamento va costruito con le persone, non sulle persone. Coinvolgere i vari team nel cambiamento stesso fa parte di un mindset che le organizzazioni stanno facendo sempre più proprio. Ed è la strada giusta.

 

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