Conservazione sostitutiva e gestione degli archivi

Uno delle fase cruciali della gestione documentale→ è senza dubbio il passaggio dal cartaceo al digitale.

Quando si porta un documento da cartaceo a digitale il termine tecnico corretto per indicare il processo è dematerializzaione documentale.
Quando si fa dematerializzaione dei documenti solitamente si passa poi alla conservazione sostitutiva, con la quale la copia digitale diventa acquista il valore legale dell'originale cartaceo.

Tale conservazione è regolata dal CAD, il Codice dell'Amministrazione Digitale, tramite il d.lgs 7 marzo 2005 che dice esattamente:

Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida.

Si tratta di un processo inevitabile e assolutamente necessario ma è anche una fase estremamente delicata che va svolta nella maniera giusta e con competenze specifiche.

Il passaggio al digitale, a livello globale, è in atto già da tempo e si propone l’ambizioso obiettivo di far scomparire quasi del tutto il documento in forma cartacea. Anche la conservazione sostitutiva dei documenti→ va in quella direzione.

Visto e considerato che questo passaggio è ancora in corso e siamo sempre in una fase di transizione è d’obbligo imparare a gestire al meglio la dematerializzazione dei documenti→ cartacei in formato digitale.

Nella vita di un’azienda tipica, molto genericamente, già molte tipologie di documenti, nati come cartacei, possono essere conservati nel formato digitale.

 

I documenti più adatti alla digitalizzazione

Sono già diversi i documenti cartacei che possono essere archiviati digitalmente da un’azienda standard ipotetica.

  • Libro degli inventari
  • Registro acquisti
  • Registro corrispettivi
  • Registro fatture emesse
  • Libro giornale
  • Scritture ausiliarie
  • Dichiarazioni fiscali (730, UNICO, 770)
  • Fatture, ricevute fiscali e scontrini fiscali;
  • Documenti di trasporto (DDT).
  • Stato patrimoniale
  • Fascicoli del personale

Si potrebbe andare avanti ancora con questa lista ma già questo breve elenco d’esempio dà l’idea di quanto la fase di digitalizzazione sia estremamente importante nella vita di un’azienda.

 

Cosa dice la normativa?

Ovviamente la conservazione digitale dei documenti cartacei deve ottemperare ad alcune norme ben precise per essere ritenuta valida. La garanzia d’autenticità del documento, la sua reperibilità, saranno effettive solo se la conservazione ha seguito canoni ben precisi.

Questa materia viene disciplinata da più leggi, tra cui è bene ricordare alcuni oramai notissimi decreti.
In particolare: Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013.

 

Come digitalizzare e conservare un documento?

Come detto prima, quando si deve digitalizzare un documento tramite dematerializzazione lo si fa soprattutto con lo scopo di mantenerne lo stesso valore legale.

La digitalizzazione quindi segue due strade per far sì che gli archivi diventino digitali con tutte le caratteristiche a norma:

  • Creare direttamente documenti digitali, eliminando il cartaceo già a monte
  • Dematerializzare i vecchi documenti per portarli in archivio digitale

Per fare questo, la dematerializzazione deve seguire tre fasi:

Per protocollo si intende l'identificazione in maniera univoca del documento tramite apposita numerazione, certificandone la data di acquisizione.
La classificazione consiste invece nella divisione in categorie logiche dei documenti, ad esempio "fatture fornitori".
Alla fine si appone la firma digitale o qualificata per garantire l'integrità e l'autenticità del documento.

Una volta appresa l’importanza della digitalizzazione, le norme che disciplinano questa materia e le fasi fondamentali sarà necessario passare ai fatti.

La prima cosa da fare per creare un archivio digitale di documenti sarà quella di scegliere i file da archiviare.
Possiamo creare archivi tematici divisi in categorie precise: ad esempio, fatture passive, fatture attive→, ordini, ordini approvati…

Creare un’ossatura solida al nostro archivio ci renderà la vita più facile: dividere il nostro archivio in categorie adatte darà la struttura portante a tutto il nostro lavoro di digitalizzazione e archiviazione.

Il secondo passo fondamentale è quello di scegliere il giusto nome al file da archiviare. Un nome approssimativo può inficiare in maniera piuttosto pesante sull’efficienza del nostro archivio.

Servono nomi concisi, che esprimano in maniera chiara il contenuto del file stesso, che si integri perfettamente con le categorie di appartenenza e che sia datato.

Tutte queste caratteristiche renderanno il file più facile da gestire e da andare a ricercare quando ne avremo bisogno.
Un file con un nome non adatto diventerà difficile da ricercare in futuro.

Per fare tutto questo e creare un archivio documentale veramente ben gestito e funzionale, rapido da consultare e a prova di errore umano, sarebbe bene affidarsi a professionisti con l'uso di software studiati appositamente per fare conservazione sostitutiva a norma di legge.

Non affidate l’archivio della vostra azienda a software freeware rimediati in qualche sito sperduto nel web.
Non sottovalutate mai il lavoro di archiviazione documentale.
Oltre che rendere più agevole ed efficace l'archiviazione e la consultazione dell'archivio, affidare la gestione documentale in outsourcing può risultare vantaggioso anche per una migliore gestione delle risorse umane dell'azienda, non dovrete nominare un responsabile della conservazione interno, e nel caso di controlli fiscali sarete tranquilli che tutta la documentazione è in ordine ben archiviata.

Affidarsi ad un professionista vi farà quindi sicuramente risparmiare tempo e soldi ed Il vostro archivio sarà preciso ed efficace, in ottemperanza alle normative di riferimento.

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