Conservare e archiviare correttamente la documentazione è un processo conosciuto da qualunque azienda.

Funge infatti da passaggio fondamentale, sia per i bisogni dell'azienda stessa (recupero fatture, contabilità, problemi legali…) e sia per rispettare le normative vigenti.

Oggi la gestione documentale si è evoluta, divenendo altamente digitalizzata; ma le vecchie abitudini faticano a scomparire e molte aziende continuano a utilizzare documenti di carta.

Quando il documento nasce digitale, però, bisogna fare molta attenzione poiché la sua riproduzione cartacea non ha lo stesso valore legale. Allo stesso modo, quando il documento originale è cartaceo, la sua riproduzione digitale non ne mantiene le stesse peculiarità giuridiche. Per questo esiste l'attestazione di conformità.

 

Il documento informatico e la digitalizzazione

La definizione di documento informatico è leggermente flessibile.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale-> del 2005 lo descrive come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Il Regolamento eIDAS-> del 2014 lo definisce invece come qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.

La lieve ma importante evoluzione sta soprattutto nel termine conservato: si entra in un'ottica di archiviazione anche del digitale.

Non è raro, a riguardo, incontrare confusione tra due termini simili: conservazione digitale e conservazione sostitutiva-> (nell'articolo linkato, un approfondimento completo). In parte hanno davvero uno stesso significato, cioè conservare a norma dei documenti informatici. C'è però una sostanziale differenza:

  • La conservazione digitale si occupa di archiviare qualsiasi documento in forma digitale;
  • La conservazione sostitutiva si occupa di dematerializzare i documenti analogici trasformandoli in documenti digitali e, solo in seguito, di archiviarli a norma.

La conservazione sostitutiva, quindi, è un processo-> indispensabile per quelle aziende che devono ancora creare (e archiviare) copie informatiche di un documento cartaceo.

 

Dematerializzare e rispettare le normative con la Conservazione Sostitutiva

Il processo appena esposto viene di solito descritto come dematerializzazione, che risulta utile per molti scopi: risparmio di spazio, gestione ecologica, praticità e sicurezza nei consulti, indicizzazione per ricerche rapide.

Grazie ai tanti benefici, il documento dematerializzato ha preso sempre più piede nel corso degli anni. Di conseguenza, la normativa per le archiviazioni – prima basata solo sul cartaceo – si è evoluta. Anche il digitale, infatti, ha regole precise sulla conservazione.

Il già citato Codice dell'Amministrazione Digitale richiede che il documento digitale sia conservato in modo da garantire alcune proprietà fondamentali: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Di queste si occupa principalmente una figura imprescindibile, cioè il Responsabile della conservazione, tramite 3 fasi:

  • Versamento del documento digitale, dal produttore al responsabile, che ne verifica l'idoneità alla corretta conservazione;
  • Archiviazione del documento da parte del responsabile, tramite un pacchetto di archiviazione cui sono associate firma e marca temporale;
  • Distribuzione del pacchetto archiviato da parte del responsabile, a fronte di una specifica richiesta (ad esempio visionare un vecchio documento, o esporlo come prova legale).

Attestazione di conformità: cos'è, chi la rilascia e come funziona

Nei casi in cui un documento sia stato copiato in un diverso formato (passando cioè dall'analogico al digitale, o dal digitale all'analogico), la normativa richiede una attestazione di conformità.

Essa testimonia come la copia sia perfettamente conforme all'originale, assumendone tra l'altro il medesimo valore legale e probatorio.

L'attestazione di conformità può essere rilasciata solo da un Pubblico Ufficiale accreditato o, in alternativa, da un notaio (poiché la sua firma fornisce validità legale agli atti).

Tramite specifici processi – più agili se la copia è in digitale – il soggetto preposto conferma la corrispondenza tra le due tipologie di documenti.

Rilascia infine l'attestazione di conformità, valida solo se egli appone la propria firma-> (digitale o analogica a seconda del documento di destinazione).

Va aggiunto che il notaio o pubblico ufficiale approverà la conformità dei documenti solo se essi hanno ricevuto una buona archiviazione: poiché il passaggio dal digitale al fisico è oggi piuttosto raro, è più facile che l'attestazione di conformità venga richiesta in ambito di conservazione sostitutiva.

Ecco perché ogni azienda deve dotarsi di un responsabile, che può essere interno e supportato da software appositi come Jazzy Legal Doc->, o in alternativa una soluzione in outsourcing->.

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