Il mondo della Conservazione Digitale-> coinvolge moltissimi aspetti, ognuno dei quali necessita di dovute attenzioni. Tra questi vi è la questione della tipologia di documenti da conservare, che varia in relazione alla funzione del documento stesso: esistono formati obbligatori? Quali caratteristiche devono avere? Quali sono le differenze? Come vanno gestiti?
La conoscenza dei formati documentali e delle classi rappresenta un punto di partenza per una corretta gestione e conservazione dei documenti con valore legale e fiscale. Soprattutto per scegliere la soluzione di conservazione digitale a norma più adatta alla propria azienda.
La normativa di riferimento: possibili formati del documento
L'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) → ha appositamente stilato le Linee Guida per la Conservazione dei Documenti Informatici →.
Secondo le linee guida, gli enti e le imprese devono essere in grado di attribuire ai documenti amministrativi informatici caratteristiche di sicurezza e qualità, quest'ultima intesa anche in termini di fruibilità.
Cos'ha a che fare questo con i formati documentali?
Con tali premesse il formato di un file risulta estremamente importante in relazione alla sua leggibilità. In altri termini, gli strumenti di creazione e fruizione dei documenti devono essere in grado di interpretare correttamente tutti i dati informatici che compongono il file stesso.
L'AgID ha perciò catalogato nelle linee guida i formati più diffusi, secondo la loro specifica funzione:
| FUNZIONE | FORMATI |
|
Testi e documenti |
.doc; .html; .pdf; ... |
| Calcolo | .xls; ... |
| Immagini | .gif; .jpg; .bmp; .tif; .eps; .svg; ... |
| Suoni | .mp3; .wav; ... |
| Video | .mpg; .mpeg; .avi; .wmv; ... |
| Eseguibili | ..exe; ... |
| Archiviazione e Compressione | .zip; .rar; ... |
| Formati email | SMTP/MIME, ... |
Come scegliere i formati dei documenti aziendali per la conservazione?
Come abbiamo anticipato, la scelta di un formato deve tenere conto delle capacità degli applicativi aziendali di permetterne la fruibilità e la diffusione. Ma anche garantire una corretta gestione dello spazio, dei metadati, dei collegamenti con altri documenti ecc...
Tutte cose apparentemente ovvie, che lo diventano un po' meno quando subentra la Conservazione Sostitutiva e Digitale →.
Oltre ai requisiti sopracitati, infatti, quando si parla di conservazione gli strumenti e i formati documentali devono soddisfare le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche →.
Il che significa assicurare la non alterabilità del documento nella forma e nel contenuto nel corso del suo intero ciclo di vita.
Come fare? Semplice: privilegiando formati che siano standard internazionali, che non rischiano cioè di subire alterazioni o di non essere fruibili da parte di applicativi non compatibili.
Per questo l'AgID ha definito un elenco di formati che possono essere utilizzati per la conservazione:
- PDF/A (da preferire rispetto al PDF)
- TIFF
- JPG
- Office Open XML (OOXML)
- Open Document Format (ODF)
- XML
- TXT
Classi documentali: cosa sono e a cosa servono nella conservazione dei documenti
Oltre che per il formato, i diversi tipi di documento si distinguono, come abbiamo detto, per altre caratteristiche, come la loro funzione. Nel processo di archiviazione e conservazione si utilizzano le cosiddette classi documentali, ossia categorizzazioni in grado di definire tutte le caratteristiche di un documento sottoposto a conservazione.
Nella pratica, la classe documentale serve a identificare la tipologia di documento da conservare.
Non si tratta solamente di una questione d'ordine: le classi documentali sono essenziali per rispettare i tempi di conservazione dei documenti fiscali, definiti dal DMEF del 23 gennaio 2004 →.
Alcuni esempi di classi documentali possono essere:
- Fatture emesse
- Fatture ricevute
- DDT emessi
- DDT ricevuti
- Libro giornale
- ecc...
Il rapporto tra formati e classi documentali
Ogni azienda deve definire nel Manuale di Conservazione le classi documentali utilizzare nel proprio sistema di conservazione, indicando classe, codice di riferimento, formato e i vari metadati richiesti.
Perché il rapporto tra formato e classe è così importante, tanto da dover essere specificato nel Manuale?
Da un lato ritorna il tema dell'integrità del documento. Dall'altro ricordiamo che per legge i documenti che nascono già in formato digitale (come fatture elettroniche, PEC e documenti firmati digitalmente) devono essere conservati unicamente in digitale → e nel loro formato originale.
Gestire formati e classi documentali: i software per la conservazione
I formati sono molti, i tipi di documenti ancor di più, e le caratteristiche con cui suddividerli non sono immediate. Per organizzare un sistema di conservazione internamente, quindi, bisogna dotarsi di una figura specializzata (assumendola o formando un dipendente). La risorsa deve essere aggiornata sui dettagli normativi, e allo stesso tempo avvezza alle dinamiche di gestione.
Si tratta di un'operazione non facile e gravosa in termini di risorse economiche. In alternativa, l'azienda potrebbe preferirvi una soluzione di conservazione in outsourcing, attraverso appositi software e servizi accreditati →.
La scelta della piattaforma per la Conservazione Digitale deve però tener conto delle sue capacità di integrarsi direttamente coi gestionali dell'azienda, per versare automaticamente i documenti in conservazione, e di gestire correttamente formati e classi anche a fronte di aggiornamenti aziendali o modifiche alla normativa.
