Conservazione digitale: formati e classi documentali. Cosa dice la normativa?

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Il mondo della Conservazione Digitale-> coinvolge moltissimi aspetti, ognuno dei quali necessita di dovute attenzioni. Tra questi vi è la questione della tipologia di documenti da conservare, che varia in relazione alla funzione del documento stesso: esistono formati obbligatori? Quali caratteristiche devono avere? Quali sono le differenze? Come vanno gestiti? 

La conoscenza dei formati documentali e delle classi rappresenta un punto di partenza per una corretta gestione e conservazione dei documenti con valore legale e fiscale. Soprattutto per scegliere la soluzione di conservazione digitale a norma più adatta alla propria azienda. 

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La normativa di riferimento: possibili formati del documento 

L'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) → ha appositamente stilato le Linee Guida per la Conservazione dei Documenti Informatici →.

Secondo le linee guida, gli enti e le imprese devono essere in grado di attribuire ai documenti amministrativi informatici caratteristiche di sicurezza e qualità, quest'ultima intesa anche in termini di fruibilità.

Cos'ha a che fare questo con i formati documentali?

Con tali premesse il formato di un file risulta estremamente importante in relazione alla sua leggibilità. In altri termini, gli strumenti di creazione e fruizione dei documenti devono essere in grado di interpretare correttamente tutti i dati informatici che compongono il file stesso.

L'AgID ha perciò catalogato nelle linee guida i formati più diffusi, secondo la loro specifica funzione:

 

FUNZIONE FORMATI

Testi e documenti

.doc; .html; .pdf; ...
Calcolo .xls; ...
Immagini .gif; .jpg; .bmp; .tif; .eps; .svg; ...
Suoni .mp3; .wav; ...
Video .mpg; .mpeg; .avi; .wmv; ...
Eseguibili ..exe; ...
Archiviazione e Compressione .zip; .rar; ...
Formati email SMTP/MIME, ...

 

Come scegliere i formati dei documenti aziendali per la conservazione?

Come abbiamo anticipato, la scelta di un formato deve tenere conto delle capacità degli applicativi aziendali di permetterne la fruibilità e la diffusione. Ma anche garantire una corretta gestione dello spazio, dei metadati, dei collegamenti con altri documenti ecc...

Tutte cose apparentemente ovvie, che lo diventano un po' meno quando subentra la Conservazione Sostitutiva e Digitale →

Oltre ai requisiti sopracitati, infatti, quando si parla di conservazione gli strumenti e i formati documentali devono soddisfare le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche →

Il che significa assicurare la non alterabilità del documento nella forma e nel contenuto nel corso del suo intero ciclo di vita.

Come fare? Semplice: privilegiando formati che siano standard internazionali, che non rischiano cioè di subire alterazioni o di non essere fruibili da parte di applicativi non compatibili.

Per questo l'AgID ha definito un elenco di formati che possono essere utilizzati per la conservazione:

  • PDF
  • PDF/A (da preferire rispetto al PDF)
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format (ODF)
  • XML
  • TXT

 

Classi documentali: cosa sono e a cosa servono nella conservazione dei documenti 

Oltre che per il formato, i diversi tipi di documento si distinguono, come abbiamo detto, per altre caratteristiche, come la loro funzione. Nel processo di archiviazione e conservazione si utilizzano le cosiddette classi documentali, ossia categorizzazioni in grado di definire tutte le caratteristiche di un documento sottoposto a conservazione. 

Nella pratica, la classe documentale serve a identificare la tipologia di documento da conservare.

Non si tratta solamente di una questione d'ordine: le classi documentali sono essenziali per rispettare i tempi di conservazione dei documenti fiscali, definiti dal DMEF del 23 gennaio 2004 →. 

Alcuni esempi di classi documentali possono essere:

  • Fatture emesse
  • Fatture ricevute
  • DDT emessi
  • DDT ricevuti
  • Libro giornale
  • ecc...

 

Il rapporto tra formati e classi documentali

Ogni azienda deve definire nel Manuale di Conservazione le classi documentali utilizzare nel proprio sistema di conservazione, indicando classe, codice di riferimento, formato e i vari metadati richiesti.

Perché il rapporto tra formato e classe è così importante, tanto da dover essere specificato nel Manuale? 

Da un lato ritorna il tema dell'integrità del documento. Dall'altro ricordiamo che per legge i documenti che nascono già in formato digitale (come fatture elettroniche, PEC e documenti firmati digitalmente) devono essere conservati unicamente in digitale → e nel loro formato originale.

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Gestire formati e classi documentali: i software per la conservazione

I formati sono molti, i tipi di documenti ancor di più, e le caratteristiche con cui suddividerli non sono immediate. Per organizzare un sistema di conservazione internamente, quindi, bisogna dotarsi di una figura specializzata (assumendola o formando un dipendente). La risorsa deve essere aggiornata sui dettagli normativi, e allo stesso tempo avvezza alle dinamiche di gestione. 

Si tratta di un'operazione non facile e gravosa in termini di risorse economiche. In alternativa, l'azienda potrebbe preferirvi una soluzione di conservazione in outsourcing, attraverso appositi software e servizi accreditati →.

La scelta della piattaforma per la Conservazione Digitale deve però tener conto delle sue capacità di integrarsi direttamente coi gestionali dell'azienda, per versare automaticamente i documenti in conservazione, e di gestire correttamente formati e classi anche a fronte di aggiornamenti aziendali o modifiche alla normativa. 

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