Nuovi obblighi, nuove scadenze e adempimenti, gli ultimi anni hanno rivoluzionato il settore documentale, in particolar modo i servizi legati alle fatture in quanto da quasi un anno siamo passati alla fattura elettronica.

E a proposito di questo, tra i nuovi obblighi usciti dalle normative vi è anche la conservazione a norma delle fatture elettroniche.

 

Un accenno su cos'è la conservazione a norma

La conservazione documentale,o conservazione sostitutiva, non è altro che un processo di conservazione dei documenti digitali, che quindi include anche le fatture elettroniche, e ne garantisce:

  • Reperibilità
  • Autenticità
  • Integrità
  • Affidabilità

E ovviamente la leggibilità del documento, altrimenti a nulla servirebbe.

Per garantirne anche la validità legale, in caso di opposizione a terzi, servono due sigillature: la firma digitale e la marca temporale.
Attenzione: perché la firma digitale non è da confondersi con la firma grafometrica.

Tutto questo per essere a norma con le normative vigenti.

 

Conservazione a norma: normative di riferimento

Nel DPCM del 3 dicembre 2013 vi sono riportate sia le regole tecniche che i requisiti essenziali affinché sia garantita autenticità ed integrità dei documenti informatici conservati.
Oggi, il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), con il D. Lgs 82/2005 impone che la conservazione sia fatta conformemente alle linee guida, presenti nel art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017.

Per i documenti fiscali la conservazione a norma viene regolata dal DMEF, Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze, datato 17 giugno 2014, dove sono state semplificate alcune incombenze, ed i documenti vanno conservati per 10 anni.

 


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Conservazione Digitale, quali documenti conservare?

A volte confondiamo la conservazione digitale a norma con la conservazione delle fatture elettroniche.

In realtà non sono solo le fatture a dover essere conservate, bensì tutta la documentazione legata all'azienda.

Alcuni documenti si prestano per loro natura alla conservazione digitale, come appunto le e-fatture ma l'elenco non finisce qui:

  • Fatture elettroniche
  • Contratti con firma digitale 
  • PEC Posta certificata

Per altri documenti la conservazione digitale a norma è facoltativa, ma è conveniente perché consente di liberarsi dagli archivi cartacei e di conseguenza dall'obbligo della loro tenuta per 10 anni.

Tra questi documenti, ad esempio, vi sono:

  • Fatture
  • DDT
  • Ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • Dichiarazioni fiscali
  • Bilanci d’esercizio
  • Pagamenti con i modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili
  • CUD
  • Offerte e Contratti

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Conservazione Digitale a Norma delle fatture elettroniche

Premesso che esiste un servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate per la conservazione a norma delle fatture, va ricordato che le fatture elettroniche devono essere conservate sia dal mittente che dal destinatario.

Attenzione però a usare il servizio gratuito, perché l'Agenzia delle Entrate prevede, nell'Accordo di Servizio per la Conservazione delle Fatture Elettroniche, la seguente clausola:

L’Agenzia non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del servizio di conservazione.

Insomma, in caso di problemi non rispondono.

La conservazione, prevedendo l'integrità e la leggibilità dei documenti, presuppone che l'archiviazione venga fatta su supporti che garantiscono nel tempo queste caratteristiche, e per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare il termine ultimo per la conservazione è il 30 dicembre dell’anno seguente.

Secondo l'Agenzia delle Entrate le fatture elettroniche, emesse o ricevute, possono essere conservate anche all'estero, purché in un paese dove esista strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.

Chi può fare la conservazione?

  • Direttamente il contribuente;
  • Il depositario delle scritture contabili;
  • Un soggetto terzo

La norma prevede anche che in caso di controlli, i documenti devono essere consultabili presso il luogo di conservazione dichiarato (R.M. n. 81/E del 2015).

 

Conservazione delle PEC

Come recitano gli articoli 2214 e 2220 del codice civile, l'imprenditore deve:
…conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite disponendone la conservazione per 10 anni.

La PEC, quindi, rientrando nella categoria della corrispondenza deve attenersi alla regola ed essere archiviata e conservata per 10 anni.

Attenzione però, conservare una PEC non significa salvarla sul proprio pc o server, ma bisogna dotarsi di un sistema di conservazione a norma.

La conservazione può essere fatta anche internamente, ma in tal caso dovrà essere nominato un responsabile della conservazione interno all'azienda ed il processo dovrà essere approvato da un conservatore accreditato.
La soluzione migliore per evitare di sobbarcarsi impegno e responsabilità è quella di affidarsi ad un ente esterno specializzato come Ardesia, sia per motivi di organizzazione che per efficienza.

 

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