Nel corso degli ultimi anni si sono susseguite diverse normative per cercare di dare regole certe nel campo dei documenti informatici, sia per la PA, soprattutto all'inizio, ma poi anche per le aziende che hanno deciso di seguire la strada della gestione e conservazione documentale→.
Con il DPCM del 13 novembre 2014→ e la successiva pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale sono state definite le norme e le regole da applicare nella Pubblica Amministrazione per quel che concerne la gestione dei documenti informatici.
Questo è poi il primo passo verso una digitalizzazione dei processi→ non solo delle PA ma anche della rete di imprese italiane, spinte da tutta una serie di regole e vantaggi volte a seguire sempre di più la strada dell'informatizzazione della gestione documentale in azienda.
Le attuali regole per i documenti informatici
Le regole attualmente valide definite nel DPCM riguardano i documenti informatici, nella fattispecie per:
- La creazione di un documento informatico
- La sua trasmissione
- La copia di un documento
- La validazione e la conservazione
Per la creazione, o formazione del documento informatico i metodi definiti attualmente sono principalmente quattro:
- Tramite software
- Tramite acquisizione (da supporto o copia)
- Tramite registrazione automatizzata (ad. esempio moduli precompilati)
- Tramite raggruppamento di altri dati/documenti
Sempre il DPCM 13 novembre 2014 definisce anche le caratteristiche fondamentali che devono avere i formati in cui vengono creati questi documenti informatici.
I formati devono quindi avere requisiti minimi di:
- Sicurezza
- Portabilità
- Diffusione del formato
- Funzionalità del formato
- Possibilità di visualizzazione
- Memoria (spazio fisico)
- Uso di metadati
Il documento informatico deve essere non modificabile
E ancora, il DPCM 13 novembre 2014 dichiara anche le regole per definire quando un documento possa essere considerato immodificabile e quindi sempre conforme all'originale.
Per essere immodificabile deve avere una o più caratteristiche, ad esempio deve essere sottoscritto con la firma digitale o con la firma elettronica qualificata→ oppure avere marca temporale→ o essere sottoposto a conservazione documentale tramite apposito processo.
Linee guida sui documenti informatici 2020
Siamo adesso nel 2020 e, dopo più di cinque anni, era forse arrivato il momento di riorganizzare le regole in forma più chiara e aggiornata.
Cosa cambia adesso?
L'AgID a fine 2019, esattamente il 17/10/2019, ha annunciato la pubblicazione delle nuove Linee Guida→ sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici con i previsti 30 giorni di consultazione pubblica.
Questo rinnovo è stato fatto soprattutto per riunire in un unico documento le regole tecniche sparse in più atti scritti e modificati nel corso degli anni, e le le nuove Linee Guida vogliono anche tener conto delle innovazioni tecnologiche degli ultimi anni.
Dal momento che le nuove linee guida per i documenti informatici verranno applicate solo dopo 180 giorni dalla loro entrata in vigore, queste non saranno attuabili prima di settembre 2020, ma da tale data verranno di fatto abrogati sia il DPCM 13 novembre 2014 sulle regole tecniche per la creazione dei documenti informatici sia il DPCM 3 dicembre 2013 che tratta le regole tecniche per la conservazione dei documenti.
Queste nuove linee guida che riuniranno e uniformeranno le regole scritte in più atti cercheranno anche di tenere conto dei quesiti arrivati in AgID dal 2014 ad oggi e delle innovazioni informatiche e tecnologiche.
Ovviamente queste nuove linee guida non saranno riscritte da zero e quindi non butteranno via tutto quel che di buono contengono i due DPCM chiamati prima in causa, ma riscriveranno alcuni concetti per renderli più chiari e saranno introdotte anche nuove regole per chiarire alcuni punti fino ad oggi oscuri.
Per meticolosità, inoltre, l'AgID ha dato la possibilità di commentare suddette regole per poter dare possibili utili suggerimenti per i 30 giorni di pubblicazione previsti, cioè fino al 16/11/2019, e questo è stato possibile farlo sull'apposito forum→.
Se sei ora interessato a visionare la bozza non ancora attuata delle nuove regole le trovi pubblicate sulla piattaforma DOCS ITALIA→.
