Nella gestione dei processi di business entrano in gioco numerosi elementi.
La corretta progettazione, lo sviluppo e l'implementazione dei processi aziendali è affidata alla disciplina del Business Process Management (BPM).
Il BPO non riguarda però solo ciò che sta dentro l'azienda. Quando si parla di processi si parla di strutturare qualcosa, talvolta, di estremamente complesso e articolato, che deve tener conto di fattori indipendenti dall'azienda stessa.
Il rispetto delle normative sui documenti ne sono un chiaro esempio.
Per abbattere i costi e migliorare produttività e risultati spesso risulta più conveniente ricorrere all'outsourcing, anche quando si tratta di Management.
Trovare soluzioni all'esterno, per migliorare l'interno.
Business Process Management e inserimento dell'outsourcing
Nella Gestione dei Processi di Business entrano in gioco momenti di profonda analisi e misurazione, qualitativa e quantitativa, dell'intero meccanismo di business aziendale.
Si tratta di un lavoro continuo, che porta inevitabilmente a rilevare errori, criticità, obsolescenze, sprechi, forzature, imprecisioni. Il fine ultimo, però, è proprio quello di evidenziare tutto ciò che si può ottimizzare e migliorare.
Nelle aziende, anche strutturate, accade però qualcosa di fisiologico: dall'interno non è sempre facile porsi in modo obiettivo nei confronti delle criticità. Ancor peggio, talvolta queste non vengono nemmeno riconosciute.
Ecco perché può risultare fondamentale un "occhio esterno" anche quando si tratta di gestione di processi.
ll Business Process Outsourcing (BPO), in italiano Esternalizzazione dei Processi di Business. è una modalità di gestione che prevede l'affidamento di specifici compiti e/o settori – anche importanti – ad una impresa e/o partner esterno all'azienda, con l'obiettivo di migliorare i processi di business e i workflow aziendali.
Il fine ultimo, infatti, è un'ottimizzazione concreta che mira a ridurre i costi, rendere più corretti i ruoli delle risorse, e avere a propria disposizione i migliori servizi possibili.
I vantaggi dell'outsourcing
È luogo comune pensare che esternalizzare alcuni ruoli manageriali risulti più oneroso. Oggi non è più così, anzi: le tecnologie evolvono in modo incessante ed è difficile star loro dietro.
Per questo, il primo pro dell'outsourcing è la disponibilità di risorse ad altissima specializzazione ed esperienza, anche in settori nuovi.
Oltre a garantire una presenza specialistica, l'outsourcing alleggerisce i carichi sulle risorse esistenti.
Questo assunto è valido su molteplici livelli: quello della distribuzione dei processi (le persone sono destinate ai loro settori di appartenenza, quindi rendono al meglio); quello umano e personale (le persone non devono continuamente uscire dai loro ruoli); e infine quello economico (l'azienda non deve caricarsi di una formazione forzata e/o perpetua).
Inoltre, così come le risorse del partner esterno sono molto qualificate nel loro settore, anche i loro mezzi (software, strumenti, spazi) sono specifici e aggiornati. In pratica, si solleva l'azienda dai costi di un aggiornamento continuo delle strumentazioni.
E non va dimenticato che le imprese specializzate possono fornire soluzioni perfettamente integrabili nei workflow dell'azienda->, oltre che mirate alle singole esigenze, quindi ancor più efficaci.
Insomma, l'outsourcing è ormai una risorsa fondamentale (e tante volte imprescindibile) anche nei settori più importanti dell'azienda che vi si affida.
Il ruolo dell'outsourcing nella gestione documentale
Un chiaro esempio di settore fondamentale ma affidabile in outsourcing è quello della gestione documentale->.
I processi che riguardano i documenti sono complessi e non possono più prescindere dall'automazione->.
Flussi disorganizzati e destrutturati rischiano di gravare sul business.
Una conoscenza approfondita e specifica della disciplina, una formazione del personale sono gli elementi chiave di una gestione documentale di successo. Solo dopo arriva la tecnologia.
Partire dal software per arrivare al processo, o, meglio, per adattare il processo alla tecnologia disponibile. è un'abitudine che le aziende faticano ad abbandonare. Ma è anche il primo passo per il fallimento.
Se vogliamo estremizzare il concetto, una buona gestione documentale deve, nella sua fase progettuale, ignorare la tecnologia.
Per questo è importante affidarsi a chi, come Ardesia->, non propone solamente "scatole chiuse" ma, grazie a un approccio consulenziale specializzato, inizia proprio a ragionare, insieme al cliente, a come risolvere gli attriti del processo. E, solamente in seguito, propone la soluzione tecnologica più adatta.
