I processi aziendali di gestione documentale costituiscono un momento continuo e impegnativo all'interno di un'azienda, occupando tempo e persone: in una parola, risorse. Per far sì che non diventino troppo gravosi sulle risorse aziendali, oggi è possibile migliorarli adottando un workflow documentale automatizzato, digitale ed efficiente.

 

Il BPM per arrivare al workflow

Usare un workflow documentale adeguato è il modo migliore per rendere snello e funzionale il processo di gestione dei documenti, ma non è possibile inserirlo nelle dinamiche aziendali in modo improvviso. Proprio come un ingranaggio nuovo all'interno di un macchinario: riuscirebbe a migliorare solo una parte del meccanismo, e in più potrebbe essere incompatibile con gli altri ingranaggi, forse perché troppo evoluto rispetto al resto.

È per questo che esiste uno step precedente, quello del Business Process Management (BPM). Letteralmente Gestione dei Processi di Business, consiste nell'analisi e misurazione profonda dell'intero processo di business aziendale (quest'ultimo equivale al macchinario dell'esempio precedente).

Il fine del BPM è individuare errori, imprecisioni, forzature e parti obsolete del sistema, in modo da poterli correggere e ottimizzare; questa fase non è strettamente legata ai mezzi digitali. Una volta eseguito un BPM funzionale, si capiranno ancor meglio i benefici del workflow documentale.

 

Le caratteristiche del workflow documentale

Il workflow documentale nasce dall'esigenza di voler automatizzare i flussi aziendali, sia dal lato attivo che da quello passivo. Per questo è necessario coinvolgere non solo le applicazioni digitali, ma anche le persone: saranno inserite con naturalezza in un ciclo di responsabilità più circoscritte e precise.

Ciò si realizza con un'automazione basata su regole prefissate, e con un'efficiente (e nuova) impostazione delle timeline dei soggetti.

L'organizzazione di un flusso automatizzato necessita in modo imprescindibile di un software per il workflow management. Anch'esso deve possedere precise caratteristiche.

  • Deve essere integrato con tutti i sistemi IT dell'azienda, in modo da comporre un'unica banca di dati e informazioni, facilmente consultabile perché non frammentata;
  • Deve essere scalabile, cioè capace di adattarsi alle diversità aziendali (dati, persone, settori) per distribuire i compiti in maniera equa e sopportabile;
  • Deve seguire l'intero ciclo di vita del documento, inclusa l'archiviazione per la futura gestione documentale;
  • Deve rispondere a elevati standard di qualità, come User Experience e User Interface di alto livello, accesso ai dati in cloud, grande velocità nelle ricerche e nelle connessioni, completa tracciabilità e trasparenza.


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I vantaggi del workflow documentale

Automatizzare i processi produttivi aziendali significa prima di tutto migliorare il fattore umano: affidare passaggi al software sgrava i dipendenti da diversi compiti. Si riduce l'impatto della gestione documentale-> sulle risorse aziendali, facendo guadagnare tempo e persone per lo svolgimento di altre funzioni. E si alleggerisce il peso della formazione continua dei dipendenti: con un software intelligente e dotato di user interface di alto livello, risulterà che il processo guida la persona (e non l'inverso), riducendo di molto i tempi.

I vantaggi più sostanziosi di un workflow automatizzato risiedono nella qualità della sua gestione documentale. Un minor numero di operazioni manuali si traduce in un minor numero di errori, aumentando i volumi delle operazioni possibili e riducendo il rischio di problemi legali e riadeguamento dei documenti.

A tal proposito, l'uso di un software certificato e di un processo digitale consente il pieno rispetto delle normative sulla gestione documentale, abbattendo i rischi e le imprecisioni dell'obsoleto meccanismo cartaceo (senza dimenticare il risparmio sui costi della carta). Inoltre, un processo automatizzato e informatizzato è più trasparente, tracciabile, integrato; consente ricerche più rapide (grazie all'indicizzazione intelligente) e facilita il recupero delle informazioni.

Come appena visto i vantaggi sono molteplici e innegabili, ma non esiste una soluzione unica che sia adatta per ogni azienda. Vi consigliamo quindi di approfondire i dettagli della semplificazione digitale-> e dell'automazione nella gestione documentale->, in modo da valutare la vostra esigenza e scegliere tra una soluzione su misura-> o un prodotto già costruito->.

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