Siamo nel pieno dell'era digitale che nel giro di pochi anni ha completamente stravolto la fisionomia del mondo. La stragrande maggioranza dei documenti, che fino a ieri avevano un aspetto materiale e circolavano tra le mani di tutti noi come fossero oggetti qualunque, oggi si sono volatilizzati e trasformati in bit di informazione. Dischi, libri e fotografie sono gli esempi più lampanti della nostra vita quotidiana.
Anche in ambito aziendale la rivoluzione digitale è in continuo divenire e molte sono le aziende che stanno abbracciando questo nuovo paradigma. Il motivo è presto detto: la gestione documentale all'interno delle imprese presenta tutta una serie di insidie che attraverso la digitalizzazione e l'automazione possono essere superate in modo efficiente ed efficace.
Quante volte ti è capitato di inserire dati in modo scorretto e di dover perdere un sacco di tempo per recuperarli?
E che dire del ciclo attivo e di quello passivo? Quanto tempo perso a dividere i documenti in entrata da quelli in uscita e a sistemarli negli apposi faldoni, cliente per cliente?
Per non parlare infine delle fatture e della loro complicata gestione a livello di ciclo attivo e passivo->. Ti sarà sicuramente capitato di dover cercare una fattura magari nel corso di un controllo fiscale di routine.
Come vedi la gestione dei flussi documentali non può più prescindere da un processo di automazione che permetta di agevolare gli addetti ai lavori e di controllare in modo rigoroso il flusso crescente di documenti necessari allo svolgersi di ogni attività imprenditoriale.
Per realizzare tutto ciò è necessario munirsi dell'apposita tecnologia. Nel caso in questione, un gestionale per documenti diventa uno strumento di lavoro imprescindibile.
Ma adesso basta chiacchiere, entriamo nel concreto della gestione documentale per vedere più da vicino di cosa si tratta a quali sono le problematiche reali.
Gestione dei Dati e Workflow Managment
Le aziende sono dei veri e propri sistemi complessi, composti da parti in reciproca interazione. La scienza della complessità ci dice che ogni sistema è sempre qualcosa di più delle parti che lo compongono. Se però le singole parti non dialogano in modo corretto tra loro, allora il sistema nella sua globalità avrà dei problemi.
Ecco perché ogni azienda deve avere una gestione documentale fatta a regola d'arte. Se i dati e le informazioni non passano da un ufficio all'altro in modo fluido, se la modifica dei dati da parte degli operatori coinvolti nel processo sconvolge ogni volta il flusso delle informazioni, allora sono davvero guai seri.
Il flusso dei dati aziendali è un po' come il flusso sanguigno per il nostro organismo: deve poter circolare e portare nutrienti ai diversi organi. Allo stesso modo i dati devono poter circolare all'interno dell'azienda per portare informazioni ai singoli reparti. Le informazioni devono quindi fluire e arrivare a destinazione prive di errori e imprecisioni.
Per fare ciò è necessario essere provvisti di un workflow documentale, cioè di un software per l'organizzazione del lavoro che permetta agli operatori di automatizzare le procedure precedentemente eseguite dagli operatori in modo manuale con tutti i rischi annessi e connessi.
La mole di dati che circolano oggi giorno in azienda non permette più di fare affidamento solo sulla memoria e sull'attenzione degli operatori. Lavorare con la supervisione di un software per il workflow managment, meglio ancora se creato ad hoc sulla base dei propri processi→ ha il pregio, tra le altre cose, di ridurre il carico di lavoro e quindi lo stress di chi è coinvolto a vario titolo nella gestione delle informazione. Meno stress, più qualità del lavoro e più profitto per tutti. Ti pare poco?
Gestione dei Documenti e Workflow Management
Nello specifico, l'automazione della gestione documentale→ permette anche di semplificare la gestione quotidiana delle fatture. Se lavori all'interno dell'amministrazione di una piccola, media o grande azienda sai perfettamente quanto è difficile gestire in modo intelligente questi documenti fondamentali.
Le fatture attestano la legalità dell'attività professionale svolta, nonché il volume d'affari aziendale. Purtroppo, spesso e volentieri, scompaio nel nulla e non c'è modo di recuperarle finché non riappaiono per caso dopo giorni di inutili ricerche.
Nonostante molte aziende si siano già dotate di un'infrastruttura digitale, diverse problematiche continuano a permanere:
- non si riescono a inviare e a spedire le fatture da un unico gestionale
- non si riesce a tenere sotto controllo il sistema di invio e di ricezione
- non si riesce ad ottimizzare il ciclo attivo e il ciclo passivo della fattura elettronica
- non riesce a rimanere aggiornati sulla normativa in materia di fatturazione elettronica etc.
Essere muniti di un software integrato→ in ottica di workflow mangement per la gestione della fatturazione che sia all'altezza della situazione permette di trovare una soluzione a tutte queste situazioni e di tenere sotto controllo l'intero processo di fatturazione.
Vorresti automatizzare le procedure documentali della tua azienda?
Possiamo darti qualche consiglio!
Come vedi, la gestione documentale è diventata una disciplina complessa e da essa dipende in modo sostanziale il buono o il cattivo funzionamento di tutto il sistema azienda. Non si tratta più di un semplice vezzo tecnologico o di una moda del momento, ma di una vera e propria necessità.
Migliore comunicazione tra i vari comparti aziendali, diminuzione dei tempi di elaborazione delle informazioni, diminuzione dello stress degli addetti ai lavori e del tasso di errori umani sono tutti elementi virtuosi che concorrono al successo aziendale, all'incremento del business e al benessere di tutti gli stakeholders.
Siamo nell'era dell'informazione ed è bene prenderne coscienza il prima possibile per affrontare le sfide quotidiane con gli strumenti adatti. Per essere performanti e rimanere sul mercato le aziende devono gioco forza munirsi di uno o più sistemi di workflow managment. L'alternativa è continuare a navigare a vista, sguazzando in un mare di imprevisti, disguidi e tempi morti con tutto quello che ne consegue in termini di costi e non solo.
Spero di averti convinto. In ogni caso, Buon Lavoro!
