--- title: Perché tutte le imprese dovrebbero automatizzare i processi di Gestione Documentale? description: "Flusso dati e gestionale documenti: perché un approccio basato sul workflow management è oggi indispensabile?" image: https://blog.ardesia.it/hubfs/erche-automatizzare-processi-gestione-documentale.png --- - ** Lun - Ven: 08:30 - 13:15 e 14:00 - 17:15 [Facebook-f ** ](https://www.facebook.com/ardesiasrl/) [Linkedin ** ](https://www.linkedin.com/company/ardesia-srl/) ** Menu [Vorrei più info ](https://www.ardesia.it/contatti/#scrivici) [![](https://blog.ardesia.it/hs-fs/hubfs/Ardesia%202021/img/Ardesia_Payoff_2-1.png?width=400&height=152&name=Ardesia_Payoff_2-1.png) ](https://www.ardesia.it/) [Vorrei più info ](https://marketing.ardesia.it/richiesta-demo-prodotti) ** Menu [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) # Perché tutte le imprese dovrebbero automatizzare i processi di Gestione Documentale? **Tommaso** 02.12.2019 ##### CONDIVIDI - [![facebook](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/facebook.svg) ](http://www.facebook.com/share.php?u=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) - [![linkedin](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/linkedin.svg) ](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) - [![whatsapp](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/whatsapp.svg) ](https://wa.me/?text=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) - [![telegram](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/telegram.svg) ](https://telegram.me/share/url?url=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale&text=Ardesia) - [![email](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/email.svg) ](mailto:?subject=Ardesia&body=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) Siamo nel pieno dell'era digitale che nel giro di pochi anni ha completamente stravolto la fisionomia del mondo. **La stragrande maggioranza dei documenti**, che fino a ieri avevano un aspetto materiale e circolavano tra le mani di tutti noi come fossero oggetti qualunque, **oggi si sono volatilizzati e trasformati in bit di informazione**. Dischi, libri e fotografie sono gli esempi più lampanti della nostra vita quotidiana. Anche in ambito aziendale** la rivoluzione digitale è in continuo divenire** e molte sono le aziende che stanno abbracciando questo nuovo paradigma. Il motivo è presto detto: **la gestione documentale all'interno delle imprese presenta tutta una serie di insidie** che **attraverso la** **digitalizzazione** e l'automazione **possono essere superate** in modo efficiente ed efficace.   Quante volte ti è capitato di **inserire dati in modo scorretto** e di dover perdere un sacco di tempo per recuperarli? E che dire del ciclo attivo e di quello passivo? Quanto **tempo perso a dividere i documenti in entrata da quelli in uscita** e a sistemarli negli apposi faldoni, cliente per cliente? Per non parlare infine delle [**fatture e della loro complicata gestione a livello di ciclo attivo e passivo->**](https://blog.ardesia.it/gestione-documentale-ciclo-attivo-ciclo-passivo). Ti sarà sicuramente capitato di dover cercare una fattura magari nel corso di un controllo fiscale di routine. Come vedi la **gestione dei flussi documentali** non può più prescindere da **un processo di automazione che permetta di agevolare gli addetti ai lavori** e di controllare in modo rigoroso il flusso crescente di documenti necessari allo svolgersi di ogni attività imprenditoriale. Per realizzare tutto ciò è necessario munirsi dell'apposita tecnologia. Nel caso in questione, un **gestionale per documenti **diventa **uno strumento di lavoro imprescindibile**.   [![New call-to-action](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/4455489/6ec0f9aa-0db9-4dbf-930a-1d066183082a.png)](https://hubspot-cta-redirect-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/redirect/4455489/6ec0f9aa-0db9-4dbf-930a-1d066183082a) Ma adesso basta chiacchiere, entriamo nel concreto della gestione documentale per vedere più da vicino di cosa si tratta a quali sono le problematiche reali. ** ** ## Gestione dei Dati e Workflow Managment Le aziende sono dei veri e propri sistemi complessi, composti da parti in reciproca interazione. La scienza della complessità ci dice che **ogni sistema è sempre qualcosa di più delle parti che lo compongono**. Se però le singole parti non dialogano in modo corretto tra loro, allora il sistema nella sua globalità avrà dei problemi. Ecco perché ogni azienda deve avere una gestione documentale fatta a regola d'arte. **Se i dati e le informazioni non passano da un ufficio all'altro in modo fluido**, se la modifica dei dati da parte degli operatori coinvolti nel processo sconvolge ogni volta il flusso delle informazioni, **allora sono davvero guai seri**. Il **flusso dei dati aziendali** è un po' **come il flusso sanguigno per il nostro organismo**: deve poter circolare e portare nutrienti ai diversi organi. Allo stesso modo i dati devono poter circolare all'interno dell'azienda per portare informazioni ai singoli reparti. **Le informazioni devono quindi fluire e arrivare a destinazione prive di errori e imprecisioni**. **Per fare ciò è necessario essere provvisti di un workflow documentale, **cioè di un software per l'organizzazione del lavoro che permetta agli operatori di **automatizzare le procedure** precedentemente eseguite dagli operatori in modo manuale con tutti i rischi annessi e connessi. La mole di dati che circolano oggi giorno in azienda non permette più di fare affidamento solo sulla memoria e sull'attenzione degli operatori. Lavorare con la **supervisione di un software per il workflow managment**, meglio ancora se [**creato ad hoc sulla base dei propri processi→**](https://www.ardesia.it/custom-fit/) ha il pregio, tra le altre cose, di **ridurre il carico di lavoro** e quindi lo stress di chi è coinvolto a vario titolo nella gestione delle informazione. Meno stress,** più qualità del lavoro e più profitto per tutti**. Ti pare poco?       ## Gestione dei Documenti e Workflow  Management Nello specifico, l'[**automazione della gestione documentale→**](https://www.ardesia.it/automazioni-processi-gestione-documentale/) permette anche di **semplificare la gestione quotidiana delle fatture**. Se lavori all'interno dell'amministrazione di una piccola, media o grande azienda sai perfettamente quanto è difficile gestire in modo intelligente questi documenti fondamentali. Le fatture attestano la legalità dell'attività professionale svolta, nonché il volume d'affari aziendale. Purtroppo, spesso e volentieri, scompaio nel nulla e non c'è modo di recuperarle finché non riappaiono per caso dopo giorni di inutili ricerche. Nonostante molte aziende si siano già dotate di un'infrastruttura digitale, **diverse problematiche continuano a permanere**: - non si riescono a inviare e a spedire le fatture da un unico gestionale - non si riesce a tenere sotto controllo il sistema di invio e di ricezione - non si riesce ad ottimizzare il ciclo attivo e il ciclo passivo della fattura elettronica - non riesce a rimanere aggiornati sulla normativa in materia di fatturazione elettronica etc. Essere muniti di un [software integrato→](https://www.ardesia.it/portfolio/jazzy-b2b/) in ottica di workflow mangement per la gestione della fatturazione che sia all'altezza della situazione permette di trovare una soluzione a tutte queste  situazioni e di **tenere sotto controllo l'intero processo di fatturazione**.      --- Vorresti automatizzare le procedure documentali della tua azienda? Possiamo darti qualche consiglio!   [![COSA PUOI FARE PER ME?](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/4455489/8bfadf2b-105d-40e3-b852-23a4b2d7c393.png)](https://hubspot-cta-redirect-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/redirect/4455489/8bfadf2b-105d-40e3-b852-23a4b2d7c393)   ---   Come vedi, **la gestione documentale è diventata** una disciplina complessa e da essa dipende in modo sostanziale il buono o il cattivo funzionamento di tutto il sistema azienda. Non si tratta più di un semplice vezzo tecnologico o di una moda del momento, ma di **una vera e propria necessità**. **Migliore comunicazione** tra i vari comparti aziendali, **diminuzione dei tempi** di elaborazione delle informazioni, **diminuzione dello stress** degli addetti ai lavori e del **tasso di errori umani** sono tutti elementi virtuosi che concorrono al successo aziendale, **all'incremento del business** e al **benessere di tutti gli stakeholders**. Siamo **nell'era dell'informazione** ed è bene prenderne coscienza il prima possibile per affrontare le sfide quotidiane con gli strumenti adatti. Per essere performanti e rimanere sul mercato le aziende devono gioco forza munirsi di uno o più **sistemi di** **workflow managment**. L'alternativa è continuare a navigare a vista, sguazzando in un mare di imprevisti, disguidi e tempi morti con tutto quello che ne consegue in termini di costi e non solo. Spero di averti convinto. In ogni caso, Buon Lavoro!   ##### NEWSLETTER ### Iscriviti alla newsletter ###### Ricevi i nostri aggiornamenti relativi agli articoli [![Protected by Copyscape](https://banners.copyscape.com/img/copyscape-stamp-black-90x90.png "Protected by Copyscape - Do not copy content from this page.")](http://www.copyscape.com/) ##### CONDIVIDI - [![facebook](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/facebook.svg) ](http://www.facebook.com/share.php?u=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) - [![linkedin](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/linkedin.svg) ](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) - [![whatsapp](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/whatsapp.svg) ](https://wa.me/?text=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) - [![telegram](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/telegram.svg) ](https://telegram.me/share/url?url=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale&text=Ardesia) - [![email](https://blog.ardesia.it/hubfs/Ardesia%202021/svg/email.svg) ](mailto:?subject=Ardesia&body=https://blog.ardesia.it/perche-automatizzare-processi-gestione-documentale) ##### ARTICOLI CORRELATI [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) ## [Gestire i documenti aziendali con approccio BPM: perché farlo e vantaggi](https://blog.ardesia.it/gestire-i-documenti-aziendali-con-approccio-bpm-perche-farlo-e-vantaggi) Quando parliamo di Gestione Documentale→, si rischia di pensare a qualcosa di secondario nella vita... **Ivan** 26.09.2022 --- [Gestione Documentale Digitale](https://blog.ardesia.it/tag/gestione-documentale-digitale) ## [UX e UI: cosa sono e che differenza c'è](https://blog.ardesia.it/ux-e-ui-cosa-sono-e-che-differenza-cè) Il mondo del design ha subito una incredibile evoluzione quando è cambiato l'approccio alla... **Ivan** 11.07.2022 --- [Digital Transformation](https://blog.ardesia.it/tag/digital-transformation) ## [UX Design: cos'è e perché ci semplifica la vita](https://blog.ardesia.it/ux-design-cos-e-perche-semplifica-vita) Vi è mai capitato, nel far uso di un oggetto, un servizio o un programma, di provare un senso di... **Sabrina** 09.05.2022 --- [Digital Transformation](https://blog.ardesia.it/tag/digital-transformation) ## [Software, licenze e diritto d'autore: come funziona?](https://blog.ardesia.it/software-licenze-e-diritto-dautore-come-funziona) Le opere intellettuali sono protette dal concetto di "diritto d'autore", una tutela dell'attività... **Ivan** 26.04.2022 --- ![](https://www.ardesia.it/wp-content/uploads/2020/08/Ardesia_White_Logo-1024x327.png) - ** Via A. 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