La gestione e l'organizzazione dei processi aziendali influenza, coinvolge e intreccia in modo efficiente i tutti i reparti, ottimizzando il passaggio di informazioni per velocizzare il lavoro.
In questo contesto la tecnologia ha dato una seria spinta alla produttività e all'efficienza delle organizzazioni.
Al Business Process Management si è infatti affiancato il Workflow Management->, con un approccio propedeutico che ha permesso di digitalizzare e automatizzare i flusso informativi e di approvazione secondo un modello basato sulla progettazione.
Grazie a questo connubio, le aziende possono realmente aumentare il valore del business, ridurre i costi e ottimizzare l'efficienza. Per lo meno nella teoria.
L'adattamento al software: pro e contro
Molte volte accade che un software di automazione non risponda perfettamente alle esigenze di processo. Questo perché la standardizzazione imposta dal mercato va in conflitto con l'unicità che caratterizza ogni impresa. I vantaggi dell'automazione restano comunque maggiori, per questo le organizzazioni finiscono per fare una scelta a volte sofferta: adattarsi.
I software di automation hanno il grosso pregio di guidare gli utenti "educando" a un modello. Ma spesso sono ambienti troppo chiusi per far fronte alla complessità di molte aziende.
La maggior parte dei software di automazione sul mercato non sono personalizzabili. Ogni ambiente lavorativo, in effetti, è unico e dotato di logiche proprie; sarebbe utile avere un margine di customizzazione del software, per adattarlo ai processi aziendali, ed evitare il già menzionato (e pessimo) meccanismo inverso.
I gestionali aziendali fanno da base a molti processi aziendali; basti pensare ai software per l'invio di mail e PEC->, per la gestione documentale->, o per l'assegnazione di task ai dipendenti. Tutte azioni che incrociano diversi reparti.
Pur con la giusta idea di workflow management, ci si può bloccare se il software ha dei limiti. In questi casi l'azienda finisce per adattare i suoi processi al del software, limitando le proprie potenzialità lavorative.
Adattarsi al software potrebbe quindi rivelarsi una scelta non vincente. Non sempre. Vediamo perché e come risolvere.
Workflow Management nella cultura aziendale
Partiamo da un assunto: avere reparti concettualmente (o fisicamente) lontani rende i flussi più complicati: comunicazioni, approvazioni, attività, scambi di documenti e informazioni, approvazioni ecc... rallentano in modo inesorabile.
Per evitarlo, è innanzitutto importante assimilare una cultura organizzativa: l'ordine di idee secondo cui i processi sono fondamentali per il miglioramento (anche economico). Essere a conoscenza, insomma, che il ritmo dei processi determina una grossa fetta dell'efficienza lavorativa.
Se si ignorano questi principi, l'azienda rileva rallentamenti e difficoltà.
Dal processo al prodotto e viceversa: migliorare l'azienda coi software adatti
Come evolvere il Workflow Management per l'ottimizzazione aziendale? Partiamo proprio dall'unicità di ogni azienda.
Ogni realtà va analizzata in profondità per comprenderne le caratteristiche, le potenzialità e le esigenze. E va fatto prima di scegliere la tecnologia.
Il Business Process Management-> (Gestione dei Processi di Business) deve precedere il Workflow Management.
Non è sempre facile per un'organizzazione auto-analizzarsi, per questo può essere utile appoggiarsi a un servizio di BPM in outsourcing.: il supporto e l'attenzione di un Process Manager esterno potrebbe infatti emergono le reali esigenze, spesso nascoste e inconsapevoli.
Grazie all'analisi, si ottengono le informazioni per trovare la tecnologia giusta. Che, a fronte di esigenze precise, non è detto sia già presente sul mercato. Per questo, varie aziende prendono in considerazione dei software personalizzabili o customizzati->.
Un software su misura al 100% può risultare la soluzione migliore perché interamente progettato sulla base di bisogni e potenzialità aziendali. Ma non è l'unica. Esistono anche opzioni meno impegnative e meno costose, come i software preconfezionati con possibilità di personalizzazioni e adattamenti interni.
Cosa rappresenta nel workflow un software su misura? Ecco perché non accontentarsi!
Invece di essere una sovrastruttura aggiuntiva, attraverso cui passare per realizzare il lavoro, il software viene plasmato all'interno dell'azienda. Adattare il software al processo significa proprio questo.
È come un canale costruito apposta per collegare al meglio gli elementi che già esistono: la tecnologia si trasforma in un vero e proprio acceleratore di business!
Se, e solo se, l'analisi a monte è stata realizzata correttamente, il software su misura sarà continuamente al servizio dei processi aziendali poiché impostato in base a quei bisogni.
La soluzioni custom beneficiano di uno sviluppo agile e incrementale: può essere modificato in corso d'opera se emergono esigenze impreviste.
Questi assunti valgono anche in caso di un software già pronto ma personalizzabile, in misura alle richieste dell'azienda: si ricerca un punto d'incontro equilibrato tra l'impostazione dei processi e le parti flessibili del software, con la giusta ottimizzazione.
