Possiamo tranquillamente ammettere di aver rinviato la rivoluzione smart, fin quando questa non è divenuta davvero indispensabile.
Così ci ritroviamo a rincorrere il lavoro agile, intelligente e a distanza, scoprendone volta per volta caratteristiche che non immaginavamo.
Lo Smart Working ha una soluzione per (quasi) tutto. Ad esempio, sa porre rimedio se i documenti per il lavoro quotidiano sono rimasti in azienda. Anche perché è difficile che siano a casa di ogni singolo dipendente.
Tra inglese e italiano, differenze e definizioni di Smart Working
Per non abbandonarci agli anglicismi, e per i puristi dell'italiano, una traduzione di Smart Working esista già: il telelavoro è nei nostri dizionari da molto tempo.
Ma, con il dispiacere dei puristi, se utilizzassimo la parola telelavoro al posto di Smart Working finiremmo fuori strada.
Il telelavoro non è sinonimo di Smart Working – infatti esiste l'inglese telework.
Il telelavoro indica un lavoro effettuato sì da un'altra postazione (solitamente domiciliare), ma ancora soggetto a orari, tempistiche e ritmi molto simili a quelli della presenza in ufficio. Per questo viene anche chiamato lavoro da casa o lavoro da remoto, cioè identico al solito ma in un luogo diverso.
Si può invece spiegare lo Smart Working come un'evoluzione del telelavoro, tant'è che la sua traduzione ideale è lavoro agile.
In questa nomenclatura si prova a rendere il complesso termine inglese smart, che incorpora i molteplici pregi da applicare al nuovo metodo di lavoro: intelligenza, brillantezza, astuzia, flessibilità, rapidità.
Lo Smart Working implica un cambiamento sostanziale dell'intero modello organizzativo. Basato sui sistemi cloud (e spesso sui Software as a Service->), il lavoro agile prevede la digitalizzazione di diversi elementi:
- Dei lavoratori, che devono disporre di connessioni e dispositivi efficienti, e soprattutto devono conoscere questi ultimi, per sfruttarne le potenzialità ovunque;
- Dei mezzi, da convertire verso soluzioni informatiche e aggiornate;
- Dei processi aziendali e flussi di lavoro, da ripensare secondo le logiche digitali;
- Dei documenti, da portare in formato digitale, o se possibile da creare già digitali.
Pregi e problemi Smart
Oltre che per ovviare alla recente emergenza, adottare lo Smart Working è porta numerosi vantaggi.
Ogni volta che la presenza fisica non è strettamente necessaria, il lavoro agile porta, semplicemente, risparmio:
- Di tempo: per gli spostamenti casa - ufficio, per l'arrivo di tutti i componenti di una riunione, per il viaggio di un cliente o di un dipendente, per arrivare al ristorante in pausa pranzo.
- Di denaro: per arrivare alla sede di lavoro con mezzi pubblici o automobile, per il possesso o affitto degli spazi fisici dell'ufficio, per cancelleria e manutenzione, per connessioni e dispositivi.
Al contempo, però, è importante avere la consapevolezza che dallo Smart Working nascono anche delle criticità.
Ad esempio, quelle legate alla privacy dei dati sul cloud o la dipendenza dalle connessioni internet veloci o, ancora, il legame ancora molto forte che vi è con i documenti di carta, che non possono in alcun modo lasciare gli uffici.
Come ovviare a questi intoppi?
Alcuni problemi, ricordiamolo, dipendono più dalla mancata conoscenza di infrastrutture e processi del lavoro agile. A una prima occhiata, ad esempio, potrebbe sembrare che l'assenza del documento fisico nel domicilio renda impossibile alcune azioni. Ma non è così.
Un esempio di soluzione Smart: i documenti rimasti in sede, la digitalizzazione e gli archivi
Operare da ognidove sembra l'ideale per una riunione o una conferenza, ma che fare se si necessita di documenti fisicamente situati in ufficio?
Il mondo dello Smart Working si affida moltissimo alla dematerializzazione e digitalizzazione del documento. Anzi, si può dire che il primo non può esistere se non vi è il secondo.
Abbiamo già detto che per abbracciare la strada dello Smart Working è necessario un cambiamento, prima di mindset poi di strumenti.
Un primo passo per questo cambiamento è l'attuazione, a livello aziendale, di processi di archiviazione e conservazione sostitutiva->, grazie ai quali il cartaceo viene duplicato fedelmente in digitale, diventando consultabile online.
L'archiviazione sostitutiva non avviene tramite una semplice scansione o fotografia. Si tratta, invece, di un'operazione profonda e completa: seguendo tutti i procedimenti, il nuovo documento digitale avrà perfetta corrispondenza con l'originale, acquisendo anche importanza legale.
Il fine ultimo, ovviamente, non è avere una stampa casalinga del documento. Con la conservazione sostitutiva si realizza l'obiettivo di creare veri e propri archivi informatici: così, i documenti saranno accessibili da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento, e tramite ricerche rapide ed efficienti (grazie ai metadati e all'indicizzazione).
Ecco, questo è un esempio della vera evoluzione Smart.
