Ridurre i costi della gestione documentale: 3 software di workflow management che potrebbero servirti

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Dall'invio massivo di PEC al data entry, fino alla gestione del ciclo attivo e passivo.

In ogni azienda la gestione dei flussi documentali è una delle attività più complesse di cui occuparsi. Ogni giorno produciamo documenti di ogni tipo e ogni giorno vi interagiamo in diversi modi, sia per attività interne, come l'archiviazione e la conservazione->, sia esterne, come l'invio di contratti e fatture. 

Ogni singola attività che coinvolge i documenti comporta, più o meno indirettamente, delle spese correlate. I costi variano dalla stampa all'invio, dall'impiego di risorse per il back office e l'organizzazione degli archivi alla gestione dei flussi informativi.

E oggi, per queste attività, è richiesta sempre più velocità: bisogna trovare nuove modalità di gestione per ridurre i tempi e le spese. E queste nuove modalità si traducono della workflow automation.

In questo articolo parleremo di come le aziende possono ottimizzare i costi della gestione documentale grazie all'automazione dei flussi documentali, con una particolare attenzione verso alcuni software che potrebbero davvero fare la differenza! 

 

Lo squilibrio nei costi della gestione documentale

Nelle aziende alcune abitudini legate alla gestione documentale, ancora molto presenti, comportano costi inutili o quantomeno evitabili. Citiamo ad esempio i costi di stampa che, di per sé non sono così alti ma che iniziano a incidere notevolmente in proporzione alle dimensioni dell'organizzazione. E vi sono aziende che davvero stampano centinaia di documenti al giorno.

Gli esborsi più gravosi risiedono però nell'invio dei documenti. Le aziende affrontano volumi massicci di corrispondenza e, oltre ai normali costi di spedizione, ogni invio prevede spese per imbustamenti e bolli postali. 

Non si tratta di spedire una lettera o un contratto ma di gestire flussi ampi e continui di corrispondenza. Per questo motivo spesso le imprese si dotano di un dipartimento interno per la postalizzazione, che significa personale dedicato solo all'invio della posta. Strutturare un intero ufficio determina perciò altre spese: risorse, spazi, archivi, attrezzatura.

E anche quando si utilizzano strumenti digitali per spedire documenti, come email o Posta Certificata, questi non sono adeguati per l'invio massivo, e costringono le risorse a perdere intere giornate per spedire manualmente enormi quantità di messaggi.

Altra situazione tipica è rappresentata dalla modalità che alcune aziende adottano per la gestione della posta in entrata. Non è raro, infatti, incontrare organizzazioni che dispongono di uffici protocollo o personale interamente dedicati allo smistamento di email e PEC

Infine, vi è il grosso dilemma del data entry: anche in questo caso, per convogliare tutte le informazioni provenienti dalle centinaia di documenti sparsi, è necessario dotarsi di personale che si occupi tutto il giorno di registrare contratti e fatture nei gestionali.

 

Un risparmio (non solo di costi): dai flussi di lavoro ai workflow automatizzati

Il primo passo per ridurre e ottimizzare i costi della gestione documentale è analizzare l'ambito che si ritiene squilibrato.

Esistono numerose opportunità per migliorare ed evolvere la gestione dei flussi, e la maggior parte risiedono soprattutto nella digitalizzazione (parziale o completa) dei sistemi di gestione documentale. 

L'eliminazione diretta dei costi legati soprattutto alla componente cartacea si ottiene non solo evitando di stampare, bollare, incartare e spedire. Il documento in versione informatica può essere creato, certificato e recapitato con spese molto più limitate (basti pensare ai costi annui di una casella PEC rispetto a un singolo francobollo). Ma anche archiviato, catalogato e consultato con molta più facilità.

Un primo ma notevole risparmio si ha sui dipendenti in vista di un miglioramento della loro efficienza. Ad esempio, non occorre un intero reparto dedicato alla corrispondenza.

La dematerializzazione dei documenti->, però, può produrre anche l'effetto opposto a quello desiderato. La cattiva gestione del digitale provoca quel disordine che anziché favorire i flussi li complica.

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Ecco che il workflow management e l'automazione dei flussi-> subentra per portare a compimento il processo di ottimizzazione dei costi gestione documentale.

Con la workflow automation l'invio e la gestione dei documenti digitali occupano poche risorse, e si inseriscono bene nel flusso di lavoro. I dipendenti hanno così più tempo a disposizione per attività più importanti e diminuiranno i loro carichi e il loro stress. 

 

Software di automazione: quali? Tre esempi utili

Vediamo in dettaglio quali possono essere i software da adottare per migliorare la gestione dei flussi documentali aziendali.

 

Per l'invio massivo delle PEC

La Posta Elettronica Certificata, purtroppo, è ancora uno strumento che, rispetto alle reali esigenze organizzative di un'azienda, presenta alcuni limiti. Uno di questi è legato alla necessità di spedire un messaggio a tanti destinatari contemporaneamente e in velocità: non tutti i gestori lo prevedono per le proprie caselle oppure impongono dei limiti sulla quantità di messaggi che si possono inviare al minuto. 

Come inviare PEC massive senza dover sempre controllare ogni singolo invio? La risposta sta in un gestionale PEC-> predisposto per l'invio di PEC multiple e programmate.  

a.pecoffice serve proprio a questo: automatizzare gli invii massivi superando i limiti imposti dai provider PEC e garantendo la consegna e la validità legale di ogni singolo messaggio.

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Per automatizzare i flussi comunicativi

I gestionali PEC più evoluti permettono anche di integrare la posta nel flusso di lavoro aziendale. Concepiscono cioè un messaggio come un vero e proprio documento, prevedendo workflow approvativi e la presa in carico dei messaggi.

Rendere più fluidi i processi documentali è infatti la caratteristica che accomuna i software di workflow management, come anche a.sendway->. La piattaforma è incentrata sulla gestione della multicanalità->: consente cioè di automatizzare l'invio della corrispondenza attraverso differenti canali, in modo coordinato. L'ideale per le aziende che inviano molta documentazione, sia cartacea sia digitale, a un gran numero di clienti. 

Anche a.sendway mantiene il valore legale della PEC, e in più sfrutta diversi vettori, lasciando libertà all'utente di scegliere la proposta più conveniente. 

 

Per automatizzare il data entry


I costi di data entry sono dovuti soprattutto al rallentamento dei tempi. Gli agenti sparsi per il territorio si recano in sede di rado, portando con sé il "pacco" di contratti firmati che il back office deve caricare nei sistemi aziendali.

Per automatizzare il flusso della contrattualistica c'è i.tablet->. Quest'applicazione, installata appunto sul tablet, consente di registrare i dati di un contratto direttamente sul dispositivo, che sincronizza tutto direttamente nel gestionale aziendale, inclusa la firma. Grazie infatti alla firma grafometrica-> si possono far validare un documento anche in mobilità

 

Sembra ormai chiaro che i sistemi di gestione documentale che prevedono automatismi portano anche riflessi positivi indiretti.

Oltre al minore stress per le risorse, vi è anche un altro aspetto che si tende a sottovalutare: quello della reputazione aziendale poiché aumenta la percezione di essere aggiornati e competitivi, sia per i clienti che per le altre aziende. 

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