La gestione documentale-> di un'azienda è un ambito davvero fondamentale ma a volte un po' confusionario nelle sue diciture. Se nella lingua italiana alcuni termini possono sembrarci simili, o addirittura sinonimi, va invece fatta chiarezza sulle differenze

Quando si parla di gestione documentale, infatti, archiviazione e conservazione sono due processi diversi. 

Vediamo in cosa consistono e in cosa si differenziano.

 

La gestione documentale: esigenze tra passato e presente 

Gestire il grande traffico di documenti quotidiani è sempre stato uno dei compiti aziendali più rilevanti. Fatture, contratti, avvisi, lettere, conti; sono solo pochi esempi degli atti importanti che transitano per i nostri uffici. 

Ognuno di questi documenti – cartaceo e/o digitali – ha diverse esigenze imprescindibili, che un'azienda deve sempre garantire: 

  • deve rimanere presente e integro, cioè non deve perdersi né danneggiarsi o deteriorarsi; 
  • deve avere un suo posto specifico (che sia fisico o digitale), ordinato e non casuale; 
  • deve essere rintracciabile e ottenibile in modo veloce quando si presenta l'esigenza; 
  • deve avere garantiti, certificati e aggiornati i suoi elementi legalmente importanti (quali data, firma, validazione). 

Per quanto i tempi siano cambiati, si è solo evoluto il mezzo con cui si realizzano queste esigenze. E la differenza tra archiviazione e conservazione sta quasi tutta nell'ultimo punto. 

 

Archiviazione e conservazione: la differenza principale 

L'archiviazione è, intuitivamente, un processo più semplice: consiste nel collocare il documento all'interno di uno spazio apposito, in modo ordinato attraverso una protocollazione, al fine di renderlo reperibile in futuro. 

E non c'è alcuna diversità sostanziale tra archiviazione fisica e digitale: si possono riporre i fogli in un faldone e poi in uno scaffale, oppure salvarli in digitale, su Nas o Cloud.

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La conservazione, invece, è un processo complesso che permette di prolungare nel tempo la validità legale di un documento. E per dare a un documento valore legale, il processo di conservazione si avvale di una serie di procedure ed elementi in grado di autenticare e certificare il documento stesso, sia cartaceo sia digitale.

Oltre a richiedere estrema precisione per i primi 3 punti dell'elenco, la conservazione quindi assolve finalmente anche al quarto.

Con la dematerializzazione dei documenti, anche la conservazione si è spostata sul piano digitale. I sistemi digitali possono garantire molti vantaggi essenziali: nessuno spazio fisico occupato, durata nel tempo (un file non si può deteriorare), archivi automatizzati e indicizzati con facilità.

Per questo, oggi si cerca di conservare elettronicamente ogni tipo di documento: sia quelli nati in versione cartacea (conservazione sostitutiva->), sia quelli già nati digitali (conservazione digitale->). 

 

Validità legale e conservazione a norma: le caratteristiche 

La conservazione è obbligatoria nella Pubblica Amministrazione e fortemente consigliata anche nel settore privato.

Il valore giuridico dei documenti conservati digitalmente è dato da:

Il processo di conservazione, infatti, ha inizio con la conversione del documento in un pacchetto dati, composto dal documento stesso, dalla firma digitale, dalla marca temporale e altri metadati.

A differenza dell'archiviazione, è molto difficile gestire la conservazione digitale in casa. Per questo esistono servizi in outsourcing, come a.docukey->, che possono sgravare le aziende dagli oneri propri della conservazione digitale, adempiendo al meglio a tutte le normative in vigore.

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