Nella vita di un'azienda la gestione documentale gioca un ruolo chiave ma anche molto complicato. Ottimizzarla significa perciò apportare un notevole miglioramento alle tempistiche generali e alle disponibilità del personale per altri compiti.
Il workflow documentale-> diventa più agile grazie ai software, che svolgono le funzioni in modo automatizzato ed efficiente: ve ne presentiamo 3 irrinunciabili, realizzati dal team di Ardesia apposta per queste esigenze.
Il problema della conservazione sostitutiva: a.docukey
Non è certo strano preoccuparsi continuamente della gestione documentale->, trattandosi di un argomento di gran responsabilità: ogni azienda è tenuta a rispettare le normative vigenti conservando i documenti digitali secondo specifiche procedure informatiche e, al contempo, soddisfare i bisogni interni.
Dopo tanta esperienza trascorsa sui documenti cartacei, il mondo della conservazione si è improvvisamente rinnovato e digitalizzato.
Oggi è necessario archiviare digitalmente gli atti importanti nati in digitale, e in moltissimi casi anche digitalizzare i vecchi documenti cartacei (ossia effettuare una conservazione sostitutiva->), per risparmiare spazio e garantire un'indicizzazione perfetta.
a.docukey->, il software di Ardesia per la Conservazione Digitale, assolve proprio questi compiti: archivia il documento digitale (anche dematerializzandolo, se era analogico), lo conserva a norma e ne organizza un archivio sempre consultabile, in tutte le sue parti, in modo rapido, protetto, ben catalogato e multi-dispositivo. Inoltre, si integra con gli altri applicativi della Suite Ardesia per fornirti servizi ancor più avanzati.
Vieni a conoscere la Suite di Ardesia!
Il portale per la fatturazione elettronica: Jazzy B2B
Realizzato per il mondo del Business to Business, a.invoice-> è il programma per la fatturazione elettronica-> connesso direttamente con il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate.
Tramite un rapido sistema di smistamento, con a.invoice le fatture (anche più di una alla volta) vengono approvate e trasferite, oppure rifiutate e messe in stato di verifica, sempre con un unico click. La gestione del ciclo passivo-> viene digitalizzata e automatizzata.
a.invoice è organizzato per rispettare tutte le normative vigenti, trattandosi di un canale accreditato e direttamente connesso con l’Agenzia delle Entrate. Ciò vale sia per l'attività di fatturazione (conversione dei dati in formato .xml), sia per i compiti di gestione documentale. Il passaggio dei documenti termina infatti con la loro corretta indicizzazione e archiviazione, con disponibilità di ricerche rapide. Anche a.invoice incrementa la sua produttività se integrato ad altri prodotti della suite di Ardesia.
La firma grafometrica, ovunque: i.tablet
Quello degli accordi aziendali è un universo imprevedibile, non sempre legato alla presenza fisica in sede, o alle riunioni organizzate settimane prima.
In un'era di mobilità tecnologica (e ancor più nei recenti periodi di smart working), l'occasione giusta per chiudere il contratto può arrivare ovunque e in qualunque momento->.
Ma per cogliere la palla al balzo c'è bisogno di compilare in modo impeccabile la documentazione e di apporvi la fatidica firma, tutto con immediatezza.
Da questa esigenza ha origine i.tablet->, lo strumento agile per documenti e firme. È realizzato in forma di app per tablet, quindi disponibile ovunque, e funziona anche in assenza di connessione internet.
Consente prima di tutto di compilare correttamente la documentazione: i.tablet notifica da remoto se vi sono campi lasciati vuoti o mal riempiti, incluso lo spazio per la firma.
In aggiunta, permette di apporre una firma grafometrica-> legalmente valida dal dispositivo smart, ossia direttamente sul posto – qualsiasi posto.
In seguito all'apposizione, non appena il dispositivo è online, il contratto viene immediatamente recapitato in sede: un modo evoluto di velocizzare ogni passaggio e ottimizzare le attività del back office.
Un'ottima occasione per comunicare al cliente un'immagine professionale e affidabile.
