L'argomento della gestione documentale interessa naturalmente ogni genere di azienda. È divenuto ormai indispensabile ricorrere non solo all'archiviazione continua (meglio se digitale) e a norma, ma se possibile anche all'automazione dell'intero processo. È così che numerose aziende si ritrovano di fronte a un dubbio: effettuare la gestione documentale internamente, o affidarsi a una soluzione in outsourcing?

L'onnipresenza della gestione documentale

Il primo elemento – fondamentale – da conoscere è che la gestione documentale non è un momento separato da tutto il resto. Ogni documento aziendale andrebbe sempre già prodotto in ottica di conservazione e d'archivio, vale a dire fornito di tutto il necessario all'indicizzazione. Potremmo dire che la gestione documentale, finalizzata a conservare nel corretto modo i documenti, sia onnipresente; non dovrebbe mai essere persa di vista durante l'intero workflow aziendale.

In termini più materiali significa un impegno costante che attraversa diverse fasi del lavoro in azienda; e ciò si traduce nella responsabilità, nei confronti del sistema legislativo e della trasparenza. Queste considerazioni diventano un primo filtro nella scelta tra la gestione interna o meno: la nostra azienda possiede già le conoscenze e gli strumenti per adattarsi a tale responsabilità, o ne è priva? E in tal caso, può raggiungerli in modo agevole (anche in termini di tempo e spesa) o conviene rivolgersi a professionisti dedicati?

 

Dall'archivio fisico al digitale

L'enorme mole di documenti passanti per un'azienda, e l'altrettanto enorme quantità di spazio che occupano, hanno già rappresentato per molti una motivazione a preferire la gestione digitale. In tal modo si alleggeriscono gli archivi cartacei, si diminuiscono le spese fisiche, si riducono i rischi di danneggiamento (e perdita) dei documenti importanti.

E più il tempo passa, più si converge verso questa soluzione, perché è il digitale ad essere entrato nelle imprese. Un'azienda non può più prescindere dall'uso quotidiano di e-mail, PEC, firme digitali e, come di recente introdotto, fatture elettroniche. Molti di questi dati richiedono di essere conservati e catalogati a norma, poiché hanno valore legale e sono sottoposti a normative ben precise. Essere consapevoli del passaggio (ormai quasi obbligato) al digitale, e saperlo gestire con professionalità, è un altro dei distinguo nella scelta tra soluzione interna ed esterna.

 

Documenti in evoluzione

Ogni genere di archiviazione ha le sue caratteristiche: come menzionato quella digitale risolve diversi problemi, ma crea anche esigenze nuove. In modo simile al documento cartaceo, infatti, il documento digitale non è solo uno; ne esistono molti differenti formati, ognuno adatto a una differente tipologia di atto. Lo stesso discorso vale per i documenti presenti solo in forma fisica, che devono essere trasformati in forma digitale tramite la cosiddetta conservazione sostitutiva→.

La conoscenza delle differenze e del processo di trasformazione in digitale rappresenta un importante elemento nella nostra scelta. Per molte aziende non è facile disporre internamente delle risorse necessarie: l'adeguamento normativo dei documenti porta via tempo prezioso, inoltre le leggi possono cambiare, costringendo a ripetere l'aggiornamento e a moltiplicare le ore di formazione.

Per ovviare al problema è possibile ricorrere a un servizio in outsourcing, che ha tra i suoi vantaggi l'essere completamente dedicato a questo scopo nonché aggiornato con costanza sull'evoluzione delle normative; inoltre, questo genere di servizio automatizza il processo-> e quindi lo snellisce, tramite una gestione intelligente del workflow.

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