La gestione dei software aziendali: rendere i colleghi autonomi dall'IT

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Quello dell'IT è certamente uno dei ruoli che maggiormente influisce nell'organizzazione di un'azienda.

Questo perché, occupandosi di tutto ciò che riguarda le tecnologie dell'informazione, l'IT è inevitabilmente coinvolto a tutti i livelli aziendali.

E questo ha una conseguenza: gli addetti IT sono sempre in movimento tra diverse postazioni di lavoro per intervenire "in soccorso" dei vari uffici e risolvere le più disparate necessità.

La continua necessità di interpellare il reparto informatico, però, non sempre risulta una scelta vincente perché porta via molto tempo, spesso inutilmente, agli addetti ai lavori. 

Per ottimizzare l'efficienza dell'IT è necessario permettergli di dedicarsi ad attività di maggior valore per il business ed educare l'intera azienda ad acquisire una certa autonomia nell'utilizzo degli strumenti informatici.

 

Il ruolo dell'IT Manager: tra responsabilità e pesi aggiuntivi 

All'interno delle aziende al responsabile e agli addetti IT sono riservati diversi compiti. Spettano a questo reparto l'analisi e l'ottimizzazione dei flussi informativi interni, il mantenimento della sicurezza dei sistemi, la selezione di hardware e software adatti all'azienda, la loro installazione, la manutenzione e molto altro. 

L'IT, in pratica, è coinvolto a tutti i livelli aziendali. Deve gestire una grande quantità di applicativi, e si vede portar via molto tempo per la loro configurazione e, soprattutto, per attività di helpdesk interno.

La Posta Elettronica Certificata, i gestionali documentali->, gli ERP, i tool di marketing e molti altri fanno parte di questa schiera di strumenti amministrativi aziendali che implicano una presenza costante dell'IT.

L'IT interviene per per amministrare e configurare gli account, concedere i permessi ai singoli utenti, assicurare i backup ecc... Ma anche per risolvere qualsiasi tipo di problematica inerente a malfunzionamenti o anche semplicemente alla poca dimestichezza con il mondo digitale che si manifesta da parte dei colleghi.

Proprio questo ultimo punto è quello che maggiormente pesa al reparto IT: come rendere digitalmente autonomi i dipendenti se il mancano le competenze in ambito informatico->?

 

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L'autonomia dall'IT è possibile: obiettivi e metodi 

L'obiettivo di ogni azienda è quello di alzare la produttività di ogni reparto al massimo delle sue potenzialità.

Deve quindi essere di interesse della direzione sgravare il reparto o il responsabile IT dalle attività di helpdesk superflue.

Quando però si tratta di Information Technology, dove il tema della sicurezza è particolarmente delicato, è necessario trovare un bilanciamento tra autonomia e controllo. Come?

1. Formazione

Dai un pesce a un uomo e lo nutrirai per un giorno. Insegnagli a pescare e lo nutrirai per tutta la vita.

Aforismo inflazionato ma mai più calzante: la formazione dei dipendenti deve essere prioritaria nelle organizzazioni. Nessuna mancata competenza può e deve essere fonte di disturbo per gli altri.

Il digitale non è più un optional e non è più pensabile che i propri collaboratori non possiedano determinate skills. 

Se il cambio generazionale non è ancora avvenuto o sta rallentando, l'IT può diventare una guida per accompagnare gradualmente l'intera azienda ad acquisire competenze digitali, a fronte anche dei finanziamenti che vengono costantemente messi a disposizione alle aziende->.

 

2. Strumenti UX Desinged

La difficoltà ad acquisire padronanza con gli strumenti digitali non è una colpa. O, meglio, non è solo colpa di chi riscontra questa difficoltà.

Per decenni i developers hanno sviluppato software pensando più a se stessi che all'utente finale: bastava che l'applicativo risolvesse il problema, poco importava se fosse o meno facile da utilizzare (per lo meno bastava fosse facile per loro).

Oggi le cose sono cambiate: le software house progettano secondo le logiche della User Experience-> e dell'usabilità. Hanno cioè compreso di essere i primi artefici della diffusione - o non diffusione - della cultura digitale

 

Software aziendali: come scegliere 

Le moderne soluzioni software consentono di superare molte attività pesanti e ripetitive. 

Le web application

Con gli applicativi web, ad esempio, non bisogna spendere tempo nell'installazione sulle diverse macchine, e questo evita anche moltproblemi di compatibilità coi sistemi IT aziendali. 

Di conseguenza, non c'è possibilità di conflitto negli aggiornamenti, perché sono implementati nell'applicativo online automaticamente. Anche in questo caso, l'IT non deve intervenire con operazioni manuali. 

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L'automation

Prendiamo come esempio un gestionale PEC come a.pecoffice-> di Ardesia: anche la configurazione iniziale viene alleggerita, tramite una consolle di amministrazione UX-oriented, che richiede pochi (e rapidi) interventi per inserire le impostazioni di partenza. 

Si possono poi configurare opzioni che agevolano il lavoro futuro, come la cancellazione automatica e periodica dei messaggi PEC, che evita una lenta procedura manuale, o workflow approvativi.

 

L'integrazione e la centralizzazione

Un'altra attività centrale nella configurazione di software e strumenti informatici è la gestione degli accessi. Gli applicativi integrabili con i sistemi aziendali permettono un controllo centralizzato attraverso un unico pannello o schermata, come nel caso di a.gopec->, che permette di settare le impostazioni della posta aziendale (configurazioni, backup, log) direttamente nel sistema di posta aziendale.

Tutto ciò, per il reparto IT, si traduce nel massimo controllo nel minor tempo.

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