Nonostante la digitalizzazione delle imprese sia un tema all'ordine del giorno, sono ancora molte (troppe) le resistenze che ancora si registrano all'interno delle aziende.
Si parte dai budget destinati dotazione di strumenti adeguati ancora troppo irrisori, se non assenti. Fino alla mancata (ma necessaria) riorganizzazione dei flussi di lavoro.
Questa lentezza nella trasformazione ha una causa ben specifica: manca, in linea di massima, una mentalità digitale, che a sua volta è legata ad abitudini e reticenze difficili da sradicare.
Talvolta, infatti, sono gli stessi dipendenti a rifiutare l'evoluzione digitale: ciò può accadere anche inconsapevolmente, per mancanza di competenze adeguate.
Ma è chiaro come la digitalizzazione, specie in alcuni settori sensibili, non possa essere più rinviata.
Il problema di "restare indietro"
Questa resistenza alla digitalizzazione d'impresa si manifesta in svariati modi e ha diverse conseguenze:
- l'ostinazione a stampare qualunque cosa, generando grossi volumi cartacei. Un esempio le cui conseguenze sono ingombranti anche solo alla vista;
- la reticenza a utilizzare strumenti aggiornati o ad apprenderne il funzionamento. Un'abitudine che che comporta un forte rallentamento delle procedure. È una mentalità forzatamente analogica, causa di flussi di lavoro poco smart, che appesantisce l'organizzazione stessa dei processi aziendali.
- l'abitudine a ostacolare le attività di rendicontazione, anche a causa della compresenza di documenti cartacei e digitali, che impediscono di prendere decisioni basate su dati reali.
- il mancato aggiornamenti di strumenti e sistemi IT, perché tanto funzionano ancora. Un atteggiamento che a lungo andare comporta sempre più difficoltà agli utilizzatori finali, e che rischia di arrivare a un punto di non ritorno, quello, cioè, che obbliga gli imprenditori a un cambio radicale.
Quest'ultimo è un passaggio imprescindibile, che porta già con sé diverse paure degli imprenditori-> - ma bisogna superarle una volta per tutte per evolversi appieno.
I vantaggi di digitalizzare l'impresa (e le persone)
Se ciò che manca è prima di tutto una mentalità digitale, è chiaro che il cambiamento deve essere graduale ma sufficientemente profondo e pervasivo.
Quando si tratta di persone (che siano imprenditori o dipendenti) l'obiettivo è cambiare la prospettiva da cui osservano non solo il mondo digital, ma tutti i flussi aziendali.
In mancanza di competenze specifiche in ambito digitale, questo percorso di cambiamento non è semplice. Per questo nelle aziende ha fatto la sua comparsa il responsabile della Digital Transformation->, una figura sempre più diffusa che, grazie ad alcune skills irrinunciabili-> , ha il compito di trainare tutti i soggetti dell'azienda verso questa evoluzione.
A fronte dello sforzo, i vantaggi sono a dir poco evidenti: digitalizzare l'impresa significa ottimizzarla.
Grazie alla dematerializzazione->, ad esempio, vi è un risparmio economico sensibile su diversi costi fisici, come quelli per materiali, cancelleria di stampa e spazi d'archivio. In generale, il digitale sa ridurre di molto gli sprechi.
L'ottimizzazione si riflette poi sui flussi aziendali, rendendoli più snelli, agili, funzionanti in diversi momenti e sotto diverse condizioni (come lo smart working e il lavoro da remoto). È la business process reengineering, cioè la reingegnerizzazione dei processi.
Non vanno dimenticati, infine, i miglioramenti nel settore della sicurezza dei dati.
Tra documenti e software: come muoversi nell'evoluzione digitale
Districarsi non è facile ma i primi passi sono decisivi per il processo di Digital Transformation. Vale spesso la pena iniziare dai documenti, poiché vi si interagisce tutti i giorni, e possiedono una distinzione evidente tra fisico e dematerializzato. Per questo, il loro processo di digitalizzazione assumerà anche un valore simbolico.
Sarà per tutti un sollievo non da poco liberarsi di faldoni, archivi e costrizioni di stampa, e vedere i propri atti pronti e utilizzabili in formato digitale. Ancor più se si supporta il processo con un'integrazione efficiente, in grado di gestire automaticamente la conservazione digitale (come nel caso di a.docukey di Ardesia->).
Lo step della dematerializzazione→ mostra palesemente i vantaggi della Digital Transformation, e rende più semplice il cambiamento del mindset aziendale. Si può quindi osare di più, per evolvere anche i flussi di lavoro più personali e quotidiani.
Queste "attività di routine" sono fondamentali. A volte possono essere date per scontate ma, poiché presenti in ogni momento, se male organizzate appesantiscono i processi aziendali. Per questo, portare ogni operazione a un livello superiore avrà la conseguenza di snellire tutti i flussi di lavoro.
