Tecnologie in evoluzione corrispondono a meccanismi umani in evoluzione. In un'era di progresso perpetuo, in cui vengono continuamente rilasciati nuovi software, anche le interazioni tra persone devono cambiare in meglio: è l'ora di intraprendere una vera e propria collaborazione aziendale.
L'opportunità ci viene fornita dai nuovi meccanismi digitali e dai software di recente produzione, proprio quelli che hanno reso possibile la workflow automation, ossia l'automazione e ottimizzazione del flusso di lavoro->.
Cosa si intende per collaborazione aziendale
Un ambiente lavorativo di vecchio stampo, formato da blocchi isolati, rischia di scaricare continuamente le responsabilità e i compiti. Il risultato è un ritmo lento e improduttivo, che abbassa la motivazione e l'umore dei lavoratori.
Questo scenario è tipico di una cattiva gestione del workflow, fatta di caselle e-mail isolate, settori che non comunicano, approvazioni dei progetti lente e ritardate, spiacevoli rimproveri. E il disordine digitale-> incombe.
Oggi, per fortuna, si può cambiare radicalmente.
Il nuovo concetto di collaborazione aziendale, infatti, si basa sul coinvolgimento dei dipendenti, che non devono più subire il processo ma vengono inseriti in una posizione attiva e vivace: ogni lavoratore è aggiornato in tempo reale sui compiti da svolgere, ha una visione d'insieme di tutto il lavoro (anche degli altri) e controlla la sua posizione attuale nel progetto perché costantemente guidato da un software. Quest'ultimo, infatti, si farà carico di indirizzare i protagonisti nel flusso.
Workflow Automation e collaborazione aziendale: il ruolo dei nuovi software
Uno splendido ideale di azienda, certo. Ma come metterlo in pratica?
Sono le già citate nuove tecnologie a trasformare tutto ciò in realtà. Oggi disponiamo di funzioni innovative, capaci di porre l'utente in quella posizione centrale, attiva e partecipativa tanto agognata.
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Applicazioni mobile, piattaforme di collaboration, notifiche, gruppi di lavoro, workflow approvativi, documenti e spazi condivisi, sono solo alcune delle idee che hanno rivoluzionato il modo di concepire i processi aziendali.
I workflow automation software-> o workflow automation tools sanno sfruttare al meglio tutte queste funzioni.
In parole povere programmi intelligenti, dotati di numerose preziose caratteristiche:
- Automazione del flusso, ossia invitare l'utente a completare il prossimo step, togliendogli la responsabilità di tenere a mente il singolo passaggio.
- Interfaccia grafica chiara e comprensibile, che mostri a ognuno il proprio ruolo e gli consenta di svolgere il lavoro in pochi click.
- Funzionalità di notifiche in tempo reale, che aggiornino l'utente di un'evoluzione avvenuta nel progetto, anche se da parte di altri.
- Disponibilità alla multipiattaforma, in modo da partecipare al progetto da qualunque posizione e da qualunque dispositivo.
Il viaggio del nuovo utente: automatizzato e collaborativo
Questa nuova concezione di organizzazione porta a una nuova esperienza utente, che farà da chiave per la collaborazione aziendale. Ognuno diventa protagonista del processo in ogni fase del lavoro – anzi, del viaggio.
L'informazione viene inserita nel flusso, cioè entra a farne parte attivamente. Le informazioni diventano registrate e tracciabili, per recuperarle in caso di bisogno
La stessa approvazione o disapprovazione dei passaggi è agile.
Questo meccanismo alimenta la gestione collaborativa e un ambiente in cui i dipendenti si aiutano vicendevolmente, per accelerare e migliorare il proprio lavoro e quello altrui: si può operare su spazi condivisi come le bacheche, anche in ottica propositiva (avanzare una nuova idea, per concludere od ottimizzare il lavoro).
Inoltre, tra le capacità di questi software c'è l'integrazione tra diversi dipartimenti. È ciò che accade nella a.suite, la suite per la Gestione Documentale di Ardesia->, esempio di esaltazione della workflow automation in ambito di Document Management.
