7 marzo 2005. Se c'è un giorno che dovremmo ricordare in futuro per mettere un punto fermo sulla nascita dell'era digitale in Italia è proprio questo.
Quel giorno nasce il CAD, il Codice dell'Amministrazione digitale, un primo passo obbligato che ha messo delle regole chiare sulla corretta gestione a norma dei contenuti digitali e dematerializzati→.
Una bella spinta all'informatizzazione l'ha poi sicuramente data l'obbligo di fattura elettronica, introdotta il 1° gennaio 2019→ anche per aziende e professionisti (prima era già in obbligo verso la Pubblica Amministrazione), ma questa è un altra storia.
Siamo nell'era del digitale, dunque, i nostri figli nascono con smartphone e computer come oggetti di vita quotidiana, non conoscono e difficilmente conosceranno le fatiche che hanno fatto i loro genitori nel creare e gestire i documenti aziendali.
Già, perché quando toccherà a loro probabilmente la digitalizzazione avrà raggiunto livelli talmente alti, sia in percentuale sia in qualità, che l'uso della carta sarà subordinato ad appunti e poche stampe.
Tutti i documenti verranno creati, gestiti e salvati completamente digitalmente.
Verranno, perché a oggi ancora molti documenti aziendali hanno una gestione cartacea, ed è proprio lì che alla digitalizzazione subentra la dematerializzazione documentale→.
Digitalizzazione e dematerializzazione sono due facce della stessa medaglia e, nel secondo caso, si tratta di trasformare, di portare in digitale documenti analogici, ossia documenti su carta.
La digitalizzazione dei processi aziendali però non è tutto rose e fiori: ci sono anche problemi di natura tecnica e burocratica da seguire e risolvere, soprattutto per quelle aziende che si trovano in una fase di passaggio dalla gestione cartacea a quella digitale.
Per fortuna esistono alcuni strumenti→ che possono venire in nostro aiuto proprio per risolvere questi problemi, ed uno di questi è il contrassegno elettronico o timbro digitale.
Cos’è il contrassegno elettronico
Il contrassegno elettronico, detto anche timbro digitale o Glifo, non è altro che una serie di bit associata a un documento analogico, una sua copia o una sua parte, e ai dati che lo identificano.
Con il contrassegno si può stabilire una corrispondenza univoca tra un documento cartaceo e la sua copia digitale.
Il Timbro Digitale, inoltre, qualora fosse necessario stampare un documento informatico nato digitale e firmato con firma digitale, permette di mantenere inalterato il valore legale del documento stampato. Vale ad esempio per i certificati di analisi o le cartelle cliniche che oggi le varie ULSS permettono al cittadino di stampare comodamente a casa.
Se vi capita quindi di stampare documenti, soprattutto della Pubblica Amministrazione, con QR code integrati nella stampa, quello non è altro che il contrassegno elettronico, il timbro digitale che certifica la validità della vostra stampa fatta comodamente a casa.
Le linee guida e le regole tecniche per la corretta gestione ed uso del contrassegno elettronico le troviamo nella circolare 62/2013 dell AgID→, dove possiamo trovare le regole tecniche per la sua:
- Generazione
- Apposizione
- Verifica
Il contrassegno elettronico, per semplicità di spiegazione, potremmo pensarlo come la nostra carta d'identità, che ci descrive e permette la nostra identificazione.
Il contrassegno elettronico quindi permette l'identificazione della corrispondenza tra documento analogico e copia digitale.
Come dicevamo prima, il contrassegno elettronico può essere associato non solo all'intero documento ma anche a una sua parte.
Vediamo quindi le esatte situazioni:
- contrassegno elettronico per l'intero documento con i dati del documento cartaceo originale;
- contrassegno elettronico con i dati di una parte del documento cartaceo originale;
- contrassegno elettronico con i dati di una copia del documento cartaceo originale;
In ogni caso, che sia una copia o un estratto del documento, esistono regole e caratteristiche comuni che il contrassegno elettronico deve avere.
Caratteristiche del contrassegno elettronico
Il contrassegno elettronico, nel suo formato deve garantire, sempre:
- La possibilità di stampa del documento.
- La verificabilità del documento.
- Trasparenza delle specifiche tecniche.
- La verifica del software.
- Deve essere conforme alla legge (9 gennaio 2004 e DM 8 luglio 2005).
