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La copia dei documenti digitali: valgono a livello legale? 

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Attenersi a una corretta conservazione digitale o sostitutiva-> è oggi parte della routine di moltissime aziende. In tanti si sono abituati a gestire direttamente dei documenti informatici: fatture e contratti vengono recapitati già in formato digitalequindi archiviati come tali. 

Sorge però un dubbio: uncopia analogica del documento informatico, realizzata appositamente, avrebbe anch'essa lo stesso valore legale?

se sì, come dev'essere prodotta per rispettare la normativa? 

 

Dal digitale al cartaceo: ha senso? 

Il formato digitale dei documenti è diventato la norma, per mille validissimi motivi. Risparmio di spazio fisico e di denaro, effetto ecologico, resistenza, durabilità, praticità, rintracciabilità… e potremmo elencarne ancora altri. Ci verrebbe subito da pensare che la copia cartacea non abbia motivo di esistere. 

Anche se gli scambi documentali avvengono quasi sempre sui supporti informatici, può arrivare qualche caso particolare. Un cliente ancora privo dell'attrezzatura adatta (pensiamo ai software per gestire le firme avanzate), un utente che fa espressa richiesta del formato cartaceo, una ditta che preferisce conservare una copia in più, perché magari è legata ai suoi archivi fisici in loco. 

Si tratta di situazioni ogni volta più rare, ma comunque possibili. Se sopraggiungono, ha pienamente senso parlare della copia analogica di un documento nativo informatico. Ma chiariamo subito il punto più importante: tale copia non può essere realizzata con una semplice stampa, poiché non avrebbe alcun valore. 

 

Il valore del documento tra copia e conformità 

I documenti informatici-> sono dotati di molteplici caratteristiche. Come spiegato nell'articolo linkato, a impreziosirlo e conferirgli valore legale e probatorio ci devono sempre essere almeno una marca temporale e una firma elettronica->Tra l'altro esistono diverse tipologie di firme elettroniche->, con importanza probatoria maggiore a seconda del loro livello di complessità e di certificazione. 

Il valore legale della copia dipende dal rispetto delle caratteristiche dell'originalePensiamo al documento firmato digitalmente: quella firma è fatta di attributi elettronici, perciò perde tutto il proprio valore se viene semplicemente stampata. Funziona allo stesso modo con tutti gli altri contrassegni legati unicamente all'esistenza informatica, come i metadati e la marca temporale. 

Per questo, nel voler trasferire il documento da formato digitale a fisico, non si parlerà più di semplice copia, bensì di copia conforme all'originale. 

 

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Come realizzare una copia conforme con valore legale 

Per ottenere una copia che abbia il medesimo valore legale del suo originale informatico, essa deve risultare perfettamente conforme all'originaleE per renderla tale, si presentano alcune necessità imprescindibili. 

  • È necessario possedere il documento informatico originale. Non è in alcun modo possibile creare una copia conforme di un documento di cui non si possiede l'originale informatico. 
  • La copia conforme deve essere certificata da un pubblico ufficiale appositamente preposto. Egli si occupa sia di verificare che il documento originale sia statico, sia di recuperare ogni informazione e metadato perduto nel passaggio tra digitale e analogico. Senza l'intervento del pubblico ufficiale, non si può ricevere l'attestazione di conformità. 
  • Una volta prodotta la copia, è sempre necessario conservare il documento originale informatico, che deve restare integro. Se l'originale viene perduto o se il suo valore decade, la copia – seppur certificata perderà ogni importanza. 

Ricordiamo che è possibile creare la copia conforme solo se l'originale informatico è attualmente in corso di validità, e solo se rispetta le normative in tema di conservazione->

Per questi propositi, le aziende possono utilizzare diverse soluzioni: una gestione interna a seguito di formazione, un affidamento in outsourcing, o dei software appositi come a.docukey di Ardesia->. 

 

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