L'evoluzione della gestione documentale-> non passa solo per i software, le risorse umane o l'organizzazione aziendale. Negli anni hanno avuto un impatto sempre maggiore anche le infrastrutture dell'informazione.
Concetti nuovi come la Blockchain, se accolti in modo propositivo, possono portare nuovo e inaspettato valore anche a questi settori, che ne sembrano così lontani.
Cos'è la Blockchain
Il concetto di Blockchain ha rivoluzionato l'approccio a dati, transazioni e sistemi di validazione. Ma cos'è la Blockchain, e come funziona?
Letteralmente catena di blocchi, si tratta di un database non più unico, bensì distribuito. Invece di essere conservate in un solo dispositivo, le informazioni (ad esempio quelle sulle transazioni) sono condivise su più computer.
Per entrare a far parte del sistema, queste informazioni sono contenute in blocchi di dati, che devono essere prima validati e solo in seguito vengono immessi nella catena.
L'obiettivo principale della Blockchain è disfarsi del mediatore centralizzato, quale può essere una banca, che si prende l'onere di certificare il flusso di denaro in cambio di percentuali su ogni transazione.
La Blockchain preferisce affidarsi alla validazione decentralizzata, solitamente effettuata dai miner, utenti comuni che scavano nel blocco in transito: tirano cioè fuori i dati e verificano l'affidabilità del movimento, tramite diversi protocolli di sicurezza.
Al termine di questa fase il blocco viene inserito nella catena, entrando a far parte di un database pubblico, sempre trasparente e accessibile a tutti.
Blockchain tra firma digitale e marca temporale
Il meccanismo della Blockchain è alla base delle criptovalute, come Bitcoin ed Ethereum, ma questa non è certo l'unica applicazione possibile.
Innanzitutto, la struttura della Blockchain assicura di per sé un elevato livello di sicurezza. Non solo il registro è crittografato, ma è anche molto più resistente agli attacchi informatici perché decentralizzato: per danneggiare un database bisognerebbe colpire numerosi dispositivi.
L'assenza di intermediari abbassa sensibilmente il rischio di furti dei dati, e l'archivio pubblico garantisce costante tracciabilità – ogni soggetto coinvolto può verificare i dati in qualunque momento.
Il documento validato ha il vantaggio di potervi apporre una firma irreversibile. Il sistema Blockchain, infatti, gli garantirà una marca temporale esatta (sotto forma di ID univoco), che ne certifichi le caratteristiche e il momento del caricamento.
E questa firma è collegata direttamente al documento: se venisse in seguito modificato (anche per un attacco esterno), il database della Blockchain ne chiarirà l'invalidità, e confermerà quale versione del documento è fedele alla marca temporale. Un grande pregio nel caso di contenziosi, cause e riconciliazioni.
Il cloud decentralizzato e le opportunità per le PA
Tra gli obiettivi di gestione documentale e conservazione sostitutiva-> c'è la dematerializzazione di documenti e archivi – un enorme vantaggio in termini di spazio e consumi.
In questo ambito la Blockchain gioca un ruolo fondamentale, perché non solo valida i documenti nel modo già descritto ma li conserva anche in un archivio cloud rivoluzionario, essendo distribuito. L'archiviazione dati online non avviene tramite un solo database vulnerabile, bensì sui diversi dispositivi prima citati.
Questo plus garantisce un'ottima indicizzazione e categorizzazione dei documenti, che potranno poi essere cercati in modo rapido e ancor più ottimizzato.
Tanto che la tecnologia Blockchain può fungere da valido aiuto anche nell'universo delle Pubbliche Amministrazioni: diversi enti governativi stanno facendo dei passi in avanti, organizzando sistemi di gestione documentale capaci di migliorare il flusso di lavoro e la gestione dei documenti, sia in entrata che in uscita.
Insomma, la creazione di questi grandi archivi di dati condivisi rappresenta davvero un'occasione di evoluzione, sia per le singole aziende che per le PA.
