I flussi comunicativi dell'azienda – sia all'interno, sia verso l'esterno – sono una parte estremamente importante dell'intera struttura. L'evoluzione concettuale e tecnologica ha portato la comunicazione aziendale finalmente a nuovi livelli, che non possono più consistere solo in e-mail e avvisi: oggi multicanalità e interattività sono parole chiave, da imparare e poi da sfruttare a proprio vantaggio.
Ripartire dai documenti digitali (e dagli archivi digitali)
Il punto d'inizio di questo nuovo corso non può che essere un documento in forma digitale.
Le sue caratteristiche sono ormai imprescindibili:
- si compila, modifica e consegna rapidamente;
- è dotato di tutta la sicurezza e la certificazione necessarie (grazie ai servizi fiduciari->);
- è raggiungibile ovunque perché immateriale;
- e in quanto tale, non occupa spazio fisico e non si deteriora.
Il documento digitale, infatti, si conserva in un sicuro archivio digitale. Quest'ultimo permette di accelerare di molto la partenza del documento: rintracciare quello giusto diviene un'azione pratica e veloce grazie ai sistemi di indicizzazione e metadati, oltre a non richiedere alcun genere di spostamento fisico. Il digitale e il cloud, con i loro cataloghi delocalizzati e dematerializzati, velocizzano in modo notevole tutto il processo – ed è solo l'inizio.
Un nuovo mondo multicanale
L'archivio digitale rappresenta la gestione interna, ma al di fuori di essa c'è tutto un nuovo mondo.
La corrispondenza verso l'esterno, infatti, non può più ridursi a un solo canale, come eravamo abituati in precedenza con la postalizzazione massiva. Oggi le persone utilizzano un elevato numero di servizi diversi, in contemporanea o anche in alternanza, a seconda del momento e di cosa è loro più comodo.
Qualche esempio? La posta cartacea se sono legate ai vecchi metodi o se la possono gestire più facilmente. Le e-mail se lavorano spesso al PC (ma le e-mail PEC se ne posseggono una). Gli SMS o i servizi di messaggistica istantanea se utilizzano di più il cellulare. A volte, alcuni software specifici se si tratta di mercati o utilizzatori di nicchia.
E queste persone vogliono trarre il meglio da ogni canale – giustamente.
Per questo, inviare le proprie comunicazioni su un unico canale – per quanto a noi possa sembrare il migliore – è ormai impensabile. Non possiamo chiedere al cliente, al collaboratore o al businessman con cui stiamo per chiudere un contratto, di adattarsi e usare per forza il metodo scelto da noi. È un comportamento controproducente: il mercato e il buon senso ci suggeriscono di fare un passo verso questa nuova modernità.
L'interattività al servizio delle aziende
Non c'è motivo di vedere questo cambiamento come un faticoso obbligo, una costrizione a cui adattarsi con dispendio di energie e risorse. Esso rappresenta invece un'opportunità, per il marketing e per le aziende, di avvicinarsi alle esigenze del pubblico in modo inedito e talvolta sorprendente.
In primo luogo, la comunicazione multicanale è altamente targetizzata, poiché lo strumento è associato a un utilizzatore che l'ha scelto volontariamente; potremo inoltre sfruttare appieno le potenzialità che ogni canale offre.
Ciò include diverse applicazioni di brand identity, declinate in maniera adeguata a seconda del mezzo: per ogni canale ci sarà una strategia comunicativa apposita, pienamente adatta, una vera e propria esplosione del suo potenziale.
Certo, questa molteplicità va tenuta d'occhio e gestita con estrema attenzione; nessun canale va assimilato a un altro, i dettagli fanno la differenza. Per questo esistono software mirati alla multicanalità, come a.sendway->, che si occupano sia delle spedizioni, sia del loro tracciamento (fisico o digitale), e sia dei compiti affini, come la stampa o la scelta del servizio postale.
