Siamo proiettati verso il 2020 e la gestione elettronica documentale dovrebbe far normalmente parte della gestione quotidiana di quasi tutte le aziende, invece non è così.
In Italia i vari obblighi normativi imposti anche dalla Comunità Europea fanno sì che molte aziende si stiano avvicinando all'automazione dei processi con la gestione documentale e/o alle gestione elettronica dei documenti. Pensiamo ad esempio al caso della fatturazione elettronica.
Secondo il "2019-2024 Global Document Management Software Market Report" la crescita del mercato della gestione documentale sarà del 3.6%, per raggiungere quindi nel 2023 cifre di fatturato vicino al miliardo di dollari.
Gestione documentale, situazione e vantaggi
A oggi c'è ancora un limite sull'uso che si fa della gestione documentale, che viene infatti usata solo per la conservazione o per l'archiviazione sostitutiva, senza considerare l'enorme potenziale del sistema documentale.
L'informatizzazione dei documenti e dei processi può facilitare ad esempio la gestione del magazzino automatizzandone l'approvvigionamento sulla base dei consumi dei reparti produttivi.
Un punto a favore nell'uso di software per la gestione documentale→ è il trend sempre più in crescita dell'uso da mobile dei dati aziendali.
Avere sempre i documenti che servono a portata di mano può fare la differenza.
Le nuove tecnologie e le possibilità in esse intrinseche spingono sempre di più le aziende ad affacciarsi alla gestione documentale e ad avere meno documenti stampati e più documenti in rete aziendale o addirittura in cloud.
Ovviamente, soprattutto per le piccole imprese, non è facile districarsi tra il marasma di soluzioni per la gestione documentale, soprattutto per trovare quella più adatta alle proprie esigenze, sia tecniche che economiche.
Gestione documentale contro gestione cartacea
Come abbiamo accennato, vuoi per i costi, vuoi perché non tutte le aziende, soprattutto piccole, hanno dipendenti "smart" e/o digitali, la gestione documentale non è ancora per tutti.
Qual è però il costo reale che deve sostenere chi non si avvale di una gestione elettronica dei documenti?
La gestione dei documenti cartacei comporta:
- Multi copia degli stessi documenti
- Mancanza di condivisione
- Tempi di archiviazione e ricerche alti
- Documenti persi
- Spese per carta/toner
- Spazi per archivio
Quali sono invece i vantaggi della digitalizzazione del processo documentale?
- Maggiore produttività
- Ottimizzazione degli spazi
- Ridurre gli errori della gestione manuale
- Risparmio su carta e toner
- gestione integrata dell'intero workflow documentale
- Adeguamento alle norme più semplice
- Sicurezza dei dati
- velocità di consultazione dei documenti
Su questo ultimo punto facciamo presente che per velocità di consultazione dei documenti si intende:
- Che un documento può essere visto da qualsiasi postazione in tempo reale, se il file è in cloud può essere consultato anche da mobile.
- Che la ricerca può essere fatta anche per parole chiave, il software lavora per indicizzazione e la ricerca di un documento è molto più immediata.
Per quel che concerne la sicurezza del dato, una spinta importante verso la gestione documentale con la digitalizzazione dei documenti→ viene soprattutto dalle normative GDPR→.
I documenti di una certa importanza non passano più di mano in mano ma entrano direttamente in rete dove solo gli utenti autorizzati tramite autenticazione possono accedervi.
Non più cartelline "Top Secret" come nei film insomma.
In questo modo vengono garantiti sia la sicurezza del dato che la privacy.
Gestione documentale, per un mondo green
Un vantaggio indiretto della gestione documentale sta nella sostenibilità del processo, perché si calcola che digitalizzando la maggior parte dei documenti aziendali e delle pubbliche amministrazioni si abbatterebbero dai 20 ai 30 milioni di alberi in meno, con la conseguente diminuzione di CO2 stimata in 4/5 milioni di tonnellate, scusate se è poco.
Passare alla gestione elettronica dei documenti ha quindi un forte valore positivo anche in tema di impatto ambientale.
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