Ormai da un anno la fatturazione elettronica è obbligatoria→ non solo per la Pubblica Amministrazione ma anche per aziende e partite IVA. Chi ne è esente, come chi ha scelto il regime forfettario, deve comunque poter ricevere eventuali fatture elettroniche dai fornitori.
È quindi necessario che anche questi ultimi siano dotati di e-mail PEC per poter ricevere le fatture.
Come si inviano le fatture elettroniche?
Si può usare la PEC o è necessario avvalersi di un software?
Ebbene sì, si può usare la mail PEC non solo per ricevere fatture ma anche per inviarle allegandole al messaggio di posta PEC da inviare allo SdI→, il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate all'apposito indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
Se anziché usare direttamente la vostra PEC avete un software gestionale per la fattura elettronica e la gestione del ciclo attivo e passivo dei documenti-> avete tre opzioni per inserire il destinatario:
- Indirizzo PEC
- Codice destinatario (SdI)
- Codice Fiscale (per i privati)
Fatturazione elettronica via PEC: i vantaggi
L'invio delle fatture elettroniche via PEC consente di:
- Inviare le fatture semplicemente a un unico indirizzo SdI: sdi01@pec.fatturapa.it.
- Inviare più fatture contemporaneamente.
Infatti si possono spedire allo stesso indirizzo più fatture in allegato come file XML rispettando l'unico accorgimento di non superare i 30 Mb max totali. - Si ottengono subito le ricezioni di consegna e accettazione.
Con l'invio via PEC delle fatture si ricevono in ritorno le ricevute di consegna e accettazione all'SdI, il quale invierà poi un ulteriore ricevuta di consegna. - Ultimo, ma non proprio ultimo, questo sistema di invio delle fatture elettroniche è completamente GRATUITO.
Per poter inviare una fattura elettronica via PEC devo però prima crearla e, se ho deciso di non avvalermi di un software gestionale, come faccio a creare le fattura elettroniche?
Come creare una fattura elettronica
Tranquillo, non preoccuparti, esiste un servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate che si chiama Fatture e Corrispettivi→ con il quale sarai autonomo anche per creare le fatture elettroniche.
Ovvio che essendo un servizio gratuito, anche se offerto dall'Agenzia delle Entrate, ha ovviamente dei limiti di natura sia tecnica che concettuale, per cui se scegli questa soluzione gratuita, armati di santa pazienza.
In alternativa, se vuoi andare sul sicuro oppure hai già provato questo sistema e sei rimasto deluso, affidati ad un software per le fatture elettroniche che possa consentirti di avere tutto sotto controllo, compreso il ciclo attivo e passivo→, come Jazzy B2B→, il gestionale per la fatturazione elettronica completo in tutto che ti consente di produrre fatture elettroniche, inviarle, conservarle e archiviarle a norma.
I vantaggi di un software per le fatture elettroniche
Come accennato prima, un software studiato appositamente per le fatture elettroniche può automatizzare tutta una serie di incombenze che non riusciresti a gestire al meglio con il semplice uso della PEC.
Una di queste incombenze è appunto la conservazione della fattura elettronica.
Tali fatture vengono prodotte in formato XML (eXtensible Markup Language) ed essendo un documento digitale la sua conservazione sarà di tipo digitale, cioè sarà una conservazione sostitutiva→.
Usare un software per le fatture elettroniche significa in sostanza avere un sistema informatico che permetta di:
- Emettere fatture (ciclo attivo)
- Inviare fatture (SdI)
- Ricevere fatture (ciclo passivo)
- Apporre firma digitale e marca temporale→ per la conservazione digitale
Sinteticamente, quindi, potremmo riassumere che l'uso di un software per la gestione delle fatture elettroniche porta i seguenti vantaggi:
- Migliora la digitalizzazione dell'intero processo aziendale attraverso una gestione documentale completa.
- Rende più semplice l'archiviazione a norma delle fatture.
- Migliora le performance aziendali in quanto le tempistiche di gestione si riducono.
- Le fatture così gestite sono facilmente rintracciabili e consultabili.
