Dematerializzare l’archivio aziendale è solo una questione di risparmio? Ovviamente no. Il processo di dematerializzazione permette di abbattere i costi della carta ma anche di migliorare i flussi lavorativi.
Proprio perché parte di un processo documentale, la dematerializzazione va concepita in relazione ad altri momenti del ciclo di vita dell’archivio, primi fra tutti la conservazione.
Ecco come e perché la dematerializzazione dei documenti→ si lega in modo indissolubile alla conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva: cos’è e cosa dice la normativa
La conservazione digitale→ è quell’insieme di attività finalizzate a garantire la durata nel tempo delle informazioni relative ai documenti in formato elettronico.
Scopo della conservazione è preservare nel tempo una serie di caratteristiche proprie del documento con valenza legale: autenticità, integrità, immodificabilità e leggibilità. La conservazione, cioè, è un’attività volta a proteggere i documenti, regolamentata dalla legge e obbligatoria per le aziende.
Ovviamente non tutti i documenti vanno conservati a norma→ ma per molti la conservazione è comunque auspicabile.
La conservazione digitale riguarda tutti i documenti elettronici. Quando i documenti da conservare sono frutto della dematerializzazione, ossia sono nati cartacei, si parla più propriamente di conservazione sostitutiva→.
Perché conservare dopo aver dematerializzato?
Il mondo documentale si è informatizzato. Gli archivi digitali offrono più vantaggi di quelli fisici, per numerosi motivi: meno costi, riduzione degli spazi, sicurezza, integrità, compliance legali, semplicità di consultazione anche da remoto.
Per permettere alle aziende di godere di tutti i benefici sopra citati, però, limitarsi a dematerializzare non è sufficiente.
Vediamo perché.
Il processo di dematerializzazione
Il processo di dematerializzazione→ già si compone di una serie di fasi, che ampliano il semplice concetto di conversione della carta in formato elettronico. Infatti, quando si tratta di convertire interi archivi→, subentrano esigenze di tipo organizzativo.
Il processo di dematerializzazione inizia ancor prima della dematerializzazione stessa, con una fase di strutturazione di ciò che diverrà l’archivio vero e proprio. Possiamo quindi suddividere la procedura in tre passaggi fondamentali:
- Classificazione, che serve appunto a creare la base per lo sviluppo dell’archivio.
- Acquisizione ottica e relativi controlli.
- Archiviazione vera e propria, ossia il salvataggio dei documenti dematerializzati secondo la struttura impostata inizialmente.
E poi? Forse vi direte: bene, ora siamo a posto. Non è così e ora vi spieghiamo il perché.
Il processo di dematerializzazione, da solo, potrebbe non essere sufficiente a un’azienda. Anzi, quasi mai lo è. Abbiamo sostenuto più volte come la gestione documentale sia un’attività complessa, fatta di molti momenti ognuno collegato al precedente e al successivo.
E la dematerializzazione costituisce proprio uno di questi momenti, perciò come tale va progettata tenendo in considerazione l’intero ciclo di vita dei documenti.
E come abbiamo detto in precedenza, i documenti con valore legale (ma non solo) vanno conservati a norma.
Significa che un buon progetto di dematerializzazione→ deve essere concepito in relazione a ciò che avviene prima, ossia la creazione dei documenti, e ciò che viene dopo, ossia la conservazione.
La conservazione dopo la dematerializzazione
La conservazione dei documenti fiscali e legali è un obbligo definito dal Codice Civile. Questo vale a prescindere dal formato dei documenti.
In un mondo analogico la conservazione a norma è più semplice, poiché l’archivio cartaceo, con le dovute precauzioni in termini di sicurezza e accesso, è sufficiente a garantire quelle caratteristiche di autenticità, integrità, immodificabilità e leggibilità richieste dalla normativa.
Ma quando un documento nasce o viene convertito in digitale, la questione cambia: anche la conservazione deve avvenire in digitale e la sola archiviazione non è sufficiente→ a garantirgli nel tempo autenticità, integrità, immodificabilità e leggibilità.
In sintesi, conservare dopo aver dematerializzato ha due motivazioni (e vantaggi) principali:
- Viene rispettata la legge sulla conservazione dei documenti;
- viene digitalizzata un’intera procedura documentale, favorendo il flusso di lavoro.
Come progettare un flusso di dematerializzazione che si concluda con una conservazione digitale a norma di legge?
