Il digitale avanza inesorabile, inoltrandosi sempre più nelle nostre vite. Gli utenti si dividono tra chi accoglie le innovazioni con entusiasmo e chi invece considera questa presenza tecnologica troppo invasiva, soprattutto in ambito lavorativo e aziendale.
L'eterna lotta tra analogico e digitale sembra non avere fine. Ma dove starà la verità?
Il fascino della carta
Il digitale, non c'è bisogno di dirlo, vanta potenzialità maggiori rispetto al mezzo fisico. Eppure i fans dell'analogico ritengono più affidabili e familiari i vecchi mezzi fisici, primi fra tutti la carta.
La carta continua ad esercitare un certo fascino anche a chi non è avverso al digitale e, al di là dei pregiudizi e delle prese di posizione, vi sono motivazioni certamente sensate.
La lettura su supporto fisico, ad esempio, è senza dubbio meno faticosa per l'occhio rispetto a quanto avviene con lo schermo del pc; è più semplice e rapido prendere appunti o fare annotazioni, basti pensare alla praticità dei post-it; poi vi sono quei documenti cartacei che forse non è proprio il caso di eliminare, come i documenti unici.
Insomma, facciamo proprio fatica a separarci dal mezzo cartaceo, a volte con ragione, altre per semplice pregiudizio o incapacità di utilizzare gli strumenti digitali→.
Le esigenze del mondo lavorativo
Prima dell'era digitale, gli uffici erano letteralmente sommersi dalla carta: documenti, faldoni, portadocumenti, fogli spillati, risme di carta per le stampanti, ecc...
Molta della carta utilizzata era effettivamente necessaria, una parte addirittura obbligatoria. Ma in altrettanti casi si trattava di materiale in eccesso che comportava grossi problemi organizzativi.
Gestire un archivio cartaceo si traduceva anche in un consumo di risorse (carta, bolli, stampe, faldoni, strutture) e spazio fisico (locali aggiuntivi con relativi affitti e luce) e richiedeva una serie attenzioni in termini di sicurezza (sistemi antincendio aggiuntivi, aerazione, protezione).
Tutto ciò comportava molte spese di gestione per un'impresa→. Senza contare le noie nell'ordine e le difficoltà nell'apportare modifiche o ritrovare velocemente un documento.
Problemi che il digitale ha risolto in buona parte, sia attraverso la dematerializzazione→ sia tramite software e soluzioni innovative.
Un ufficio paperless, quindi una gestione documentale digitale→, ha reso possibile il lavoro a distanza, ha aumentato la sicurezza, favorito la consultazione, al condivisione e i flussi, migliorato il lavoro in team e abbassato i costi.
Il dualismo carta/digitale
È indiscutibile che il digitale rappresenti una scelta indispensabile.
Ma la carta esiste ancora e in alcune situazioni può addirittura essere più adatta a specifiche esigenze. Ma la parola chiave è proprio questa: esigenze. Nell'eterna lotta tra carta e digitale, è il contesto a fare la differenza. Bisogna considerare l'obiettivo da raggiungere e capire l'efficacia dei diversi mezzi.
Quindi cosa scegliere fra carta e digitale?
La risposta è: dipende! Il digitale ha sostituito la carta in molti contesti, quasi sempre con un miglioramento, ma la carta forse non è ancora del tutto eliminabile.
La chiave resterà sempre analizzare la situazione, capire i punti forti e deboli di ogni mezzo, trovare ogni volta la soluzione migliore.
Per quanto ci riguarda, saremo sempre a favore della digitalizzazione ma siamo anche consapevoli che un digitale gestito male può portare più danni che benefici.
Perciò ci sentiamo di dire, a chi a prescindere non vuole saperne di abbandonare la carta: cercate di abbandonare i pregiudizi, perché le potenzialità della tecnologia vanno davvero oltre alla vostra immaginazione.
E a chi non vede l'ora di digitalizzare tutto: cercate di capire dove il digitale può realmente portare miglioramenti.
Poiché, alla fine, è tutta una questione di equilibrio.
