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Documenti Unici e Documenti Non Unici: cosa sono e come conservarli e dematerializzarli

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La gestione documentale, oggi, invita le aziende a dematerializzare→ l'archivio cartaceo. Ci sono però dei documenti particolari, che potrebbero fare eccezione. 

Entra in gioco la dicitura di Documenti Unici (e quindi anche di Documenti Non Unici), che può creare confusione perché scambiata con l'originalità. Vediamo invece cosa sono questi documenti, e come vanno correttamente conservati. 

 

Documenti Unici: cosa sono? 

Come accennato, lo status di Documenti Unici non riguarda la loro originalità. 

Un documento originale, infatti, è quello su cui sono state apposte le firme (anche digitali), i timbri, i bolli e via dicendo, quindi con validità legale. Un documento non originale è, invece, la sua fotocopia di valore legale nullo. 

Per Documento Unico, invece, si intende un documento che esiste in un unico esemplare. Il Codice dell'Amministrazione Digitale, infatti, parla in questo modo: 

I documenti originali non unici sono quelli per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

guida-dematerializzazione

Cosa significa di preciso? Che se un documento ha un suo corrispondente a cui riferirsi (anche se in possesso di altre persone!), allora è Non Unico. 

Un chiaro esempio è il contratto: le due parti in questione firmano due esemplari diversi, e ognuno andrà a una parte. Succede lo stesso con le fatture: sono in possesso sia di chi le emette, sia di chi le riceve. 

Se non esiste un altro esemplare, invece, si tratterà di un Documento Unico. In altri termini, possono essere considerati "non unici" solamente i documenti il cui contenuto è ricostruibile attraverso la combinazione di altra documentazione; in caso contrario, si tratta a tutti gli effetti di Documenti Unici. Tipici esempi di documenti unici aziendali sono:

  • schede carburante
  • nota spese dei dipendenti

 

 

Documenti Unici: vanno conservati? 

Buona parte dei documenti prodotti e conservati da un'azienda consiste in esemplari Non Unici. Ma in caso di Documento Unico sorge spontanea la domanda sulla sua conservazione: va fatta o meno? 

Vista l'importanza e la rarità di questa tipologia, la risposta vien da sé : sì, i Documenti Unici vanno conservati, come tutti gli altri documenti secondo le norme che regolano la conservazione documentale. 

 

Posso dematerializzare un Documento Unico?

Come forse avrete già notato c'è una cosa che accomuna i Documenti Unici sopra elencati: si tratta quasi sempre di documenti analogici.

Oggi dematerializzare i documenti cartacei è una scelta sempre più diffusa e necessaria nelle aziende. Il Documento Unico, però, richiede attenzioni particolari. Vediamo perché.

Le motivazioni che spingono un'azienda a trasformare tutti i documenti in formato elettronico sono essenzialmente due:

  • liberare gli archivi
  • consultare online, o comunque in digitale, la documentazione aziendale

 

I vantaggi di consultare in digitale un documento sono evidenti: grazie alla metadatazione, ricerca e condivisione diventano nettamente più rapide.

dematerializzazione-documentale

Per quanto riguarda l'eliminazione del cartaceo per far spazio negli archivi, la questione si complica quando si parla di Documenti Unici.

Il processo certificato→, equiparando le copie digitali con gli originali analogici a livello giuridico, permette di liberarsi fisicamente del cartaceo, che può essere letteralmente distrutto.

La normativa, però, specifiche per i Documenti Unici l'equiparazione legale debba avvenire a opera di un Notaio o un Pubblico Ufficiale.

Considerato che questa opzione non è sempre economicamente vantaggiosa, le aziende possono comunque dematerializzare i Documenti Unici per favorire ricerca e consultazione, ma decidere di conservare gli originali unici in modalità cartacea.

Insomma, se da un lato i vantaggi di una conversione digitale della documentazione sono evidenti, dall'altro vi sono alcune casistiche che è il caso di ragionare in modo diverso, come appunto quella dei Documenti Unici come schede carburanti e note spese.

 


 

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