L’ordine elettronico ha lo scopo di monitorare le transazioni che avvengono con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale, per garantire la trasparenza negli approvvigionamenti delle Pubbliche Amministrazioni e controllare più facilmente le spese pubbliche.
Le aziende che riforniscono il SSN, devono poter gestire i documenti relativi agli ordini in formato UBL XML, il formato standard definito a livello europeo per questa tipologia di transazioni.
Ma cosa si intende per documento?
Un documento, nell’ambito dell’ordine telematico, consiste in un file contenente una serie di informazioni sulla fornitura. Ogni documento ha una funzione specifica e può essere trasmesso dal mittente o dal destinatario.
Abbiamo già accennato, in un precedente articolo, alle tipologie di ordini gestiti dall’NSO: l’Ordine semplice, l’Ordine Completo e l’Ordine pre-concordato.
Ogni tipologia di ordine differenzia dagli altri in quanto si compone di uno o più documenti diversi:
- l'Ordine semplice contiene il solo Ordine;
- l'Ordine completo è composto da tre documenti (Ordine, Risposta e Ordine di riscontro);
- l'Ordine pre-concordato è formato dall’Ordine pre-concordato e l’Ordine di riscontro;
Ordine, Risposta, Ordine pre-concordato e Ordine di riscontro
Quali sono, quindi, le caratteristiche di ogni singolo documento? A cosa servono? Quando e perché si genera un documento anziché un altro?
Ve lo spieghiamo qui di seguito.
L’Ordine
È l’unico documento che compone l’Ordine semplice e riporta le informazioni di base relative alla fornitura richiesta: prodotti, quantità, prezzi.
Il mittente è l’ente pubblico che richiede l’approvvigionamento e il destinatario è l’azienda fornitrice.
L’Ordine può fungere da ordine iniziale oppure da ordine di revoca o sostituzione, per annullare o modificare quindi un precedente ordine.
La Risposta
Una volta che il fornitore riceve l’ordine, può decidere se accettarlo, rifiutarlo o richiedere alcune modifiche. In tutti i casi genererà la cosiddetta Risposta, che potrà essere:
- di accettazione, tramite la quale il fornitore confermerà l’ordine alla Pubblica Amministrazione;
- di diniego, attraverso cui il fornitore rifiuta la richiesta;
- con modifiche, dove il fornitore chiederà alla PA di apportare alcuni cambiamenti alla richiesta.
Se nei primi due casi la risposta contiene solamente l’informazione (accettazione o diniego) e il numero d’ordine, il documento di Risposta con modifiche deve includere anche tutte le informazioni relative alle modifiche richieste a integrazione dell’ordine di partenza.
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L’Ordine pre-concordato
Se l’ordine viene inviato dal cliente, l’ordine pre-concordato viene invece inviato dall’azienda fornitrice, che diventa quindi il mittente del messaggio. In questo caso, tra ente pubblico e azienda, è presente un accordo di approvvigionamento.
Allo stesso modo dell’Ordine, anche l’Ordine pre-concordato contiene i dati sui beni o servizi acquistati e può essere iniziale, di revoca o sostitutivo.
Il Documento di riscontro
Analogamente alla Risposta, l’Ordine di riscontro ha la funzione di confermare, rifiutare o modificare un Ordine. Questo, però, non viene trasmesso dall’azienda fornitrice bensì dal cliente, attraverso il Nodo Smistamento Ordini, e può essere:
- di riscontro per conferma, che conferma l’Ordine pre-concordato o la Risposta;
- di riscontro per diniego, che rifiuta l’Ordine pre-concordato o la Risposta;
- di riscontro sostitutivo, ovvero un ordine ex-novo che va a sostituire l’Ordine o una Risposta.
La domanda che ci si può porre sin da subito è: posso modificare un ordine già inoltrato?
La risposta chiaramente è sì: grazie alla procedura telematica è possibile tenere traccia di tutti gli errori o modifiche eventuali, per evitare così fraintendimenti tra cliente e fornitore e garantire la trasparenza delle operazioni d’acquisto che interessano la Pubblica Amministrazione.
Abbiamo già detto come anche l’e-Order rientri nel più ampio progetto di standardizzazione dei formati digitali che sta prendendo forma a livello europeo.
Conoscere le diverse tipologie di documenti può quindi risultare molto utile per comprendere meglio come adeguarsi alla procedura e, di conseguenza, integrare l’ordine elettronico nell’iter dei processi aziendali.
