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title: "Lavorare in Smart Working: come farlo funzionare se i documenti sono in azienda "
description: "Spesso lo smart working viene equiparato a quello che una volta chiamavamo \"telelavoro\". Ma la differenza sta, ancor più che sulle modalità, sul concetto stesso di lavoro a distanza. Cos'è realmente il lavoro agile? Come farlo funzionare davvero?"
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# [Lavorare in Smart Working: come farlo funzionare se i documenti sono in azienda ](https://blog.ardesia.it/smart-working-come-farlo-funzionare-se-i-documenti-sono-in-azienda)

 Scritto da [Ivan](https://blog.ardesia.it/author/ivan) | 26-nov-2020 11.52.02

Possiamo tranquillamente ammettere di aver rinviato la **rivoluzione smart****,** fin quando questa non è divenuta davvero indispensabile.

Così ci ritroviamo a rincorrere il **lavoro agile**, intelligente e a distanza, scoprendone volta per volta caratteristiche che non immaginavamo.

Lo **Smart ****Working** ha una soluzione per (quasi) tutto. Ad esempio, sa porre rimedio se i** documenti **per il lavoro quotidiano** sono rimasti in azienda**. Anche perché è difficile che siano a casa di ogni singolo dipendente. 

 

## Tra inglese e italiano, differenze e definizioni di Smart Working 

Per non abbandonarci agli anglicismi, e per i puristi dell'italiano,  una traduzione di Smart Working esista già: il ***telelavoro*** è nei nostri dizionari da molto tempo. 

Ma, con il dispiacere dei puristi, se utilizzassimo la parola telelavoro al posto di Smart Working finiremmo fuori strada.

Il telelavoro non è sinonimo di Smart Working – infatti esiste l'inglese ***telework***. 

Il telelavoro indica un lavoro effettuato sì da un'altra postazione (solitamente domiciliare), ma ancora soggetto a orari, tempistiche e ritmi molto simili a quelli della presenza in ufficio. Per questo viene anche chiamato ***lavoro da casa*** o ***lavoro da remoto***, cioè identico al solito ma in un luogo diverso. 

Si può invece spiegare lo Smart Working come **un'evoluzione** del telelavoro, tant'è che la sua traduzione ideale è ***lavoro agile***. 

In questa nomenclatura si prova a rendere il complesso termine inglese ***smart***, che incorpora i molteplici pregi da applicare al nuovo metodo di lavoro: **intelligenza, brillantezza, astuzia, flessibilità, rapidità**. 

Lo Smart Working implica un **cambiamento sostanziale **dell'intero** modello organizzativo**. Basato sui sistemi **cloud** (e spesso sui [**Software ****as**** a Service****->**](https://blog.ardesia.it/saas-cos%C3%A8-e-quali-sono-i-vantaggi)), il lavoro agile prevede la **digitalizzazione** di diversi elementi: 

- Dei **lavoratori**, che devono disporre di connessioni e dispositivi efficienti, e soprattutto devono conoscere questi ultimi, per sfruttarne le potenzialità ovunque; 
- Dei **mezzi**, da convertire verso soluzioni informatiche e aggiornate; 
- Dei **processi aziendali **e** flussi di lavoro**, da ripensare secondo le logiche digitali; 
- Dei **documenti**, da portare in formato digitale, o se possibile da creare già digitali. 

 

## Pregi e problemi Smart 

Oltre che per ovviare alla recente emergenza, adottare lo Smart Working è porta numerosi vantaggi.

Ogni volta che la presenza fisica non è strettamente necessaria, il lavoro agile porta, semplicemente, **risparmio**:

- Di **tempo**: per gli spostamenti casa - ufficio, per l'arrivo di tutti i componenti di una riunione, per il viaggio di un cliente o di un dipendente, per arrivare al ristorante in pausa pranzo. 

- Di **denaro**: per arrivare alla sede di lavoro con mezzi pubblici o automobile, per il possesso o affitto degli spazi fisici dell'ufficio, per cancelleria e manutenzione, per connessioni e dispositivi. 

Al contempo, però, è importante avere la consapevolezza che dallo Smart Working nascono anche delle **criticità**.

Ad esempio, quelle legate alla privacy dei dati sul cloud o la dipendenza dalle connessioni internet veloci o, ancora, il legame ancora molto forte che vi è con i documenti di carta, che non possono in alcun modo lasciare gli uffici.

Come ovviare a questi intoppi?

Alcuni problemi, ricordiamolo, dipendono più dalla **mancata conoscenza** di infrastrutture e processi del lavoro agile. A una prima occhiata, ad esempio, potrebbe sembrare che l'assenza del documento fisico nel domicilio renda impossibile alcune azioni. **M****a non è così**.   

 

## Un esempio di soluzione Smart: i documenti rimasti in sede, la digitalizzazione e gli archivi 

Operare da *ognidove* sembra l'ideale per una riunione o una conferenza, ma che fare se si necessita di documenti **fisicamente situati in ufficio?** 

Il mondo dello Smart Working si affida moltissimo alla **dematerializzazione** e digitalizzazione del documento. Anzi, si può dire che il primo non può esistere se non vi è il secondo.

Abbiamo già detto che per abbracciare la strada dello Smart Working è necessario un cambiamento, prima di mindset poi di strumenti.

Un primo passo per questo cambiamento è l'attuazione, a livello aziendale, di [processi di archiviazione e conservazione sostitutiva->](https://www.ardesia.it/focus/conservazione-digitale/), grazie ai quali il cartaceo viene duplicato fedelmente in digitale, diventando consultabile online.

L'archiviazione sostitutiva non avviene tramite una semplice scansione o fotografia. Si tratta, invece, di un'operazione **profonda e completa:** seguendo tutti i procedimenti, il nuovo documento digitale avrà perfetta corrispondenza con l'originale, acquisendo anche **importanza legale**.

Il fine ultimo, ovviamente, non è avere una stampa casalinga del documento. Con la conservazione sostitutiva si realizza l'obiettivo di creare veri e propri **archivi informatici**: così, i documenti saranno accessibili da **qualsiasi dispositivo**, in **qualsiasi momento**, e tramite **ricerche rapide ed efficienti** (grazie ai metadati e all'indicizzazione).

Ecco, questo è un esempio della **vera evoluzione Smart**. 

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