Una PEC, una password, tanti utenti: chi ha fatto cosa?

Problema

Quando in azienda la PEC è una sola, solitamente più persone sono autorizzate ad accedervi. La casella è però aziendale e la password è unica per tutti, il ché comporta non pochi problemi in termini di sicurezza. La gestione condivisa di una casella PEC presenta un ulteriore limite: come capire chi ha fatto cosa? Le e-mail lette sono state realmente prese in gestione? Cosa succede se qualcuno cancella per sbaglio un messaggio?

Soluzione

Con Jazzy PEC Office→ ogni utente ha una propria password e quella della PEC può rimanere custodita e protetta dall’amministratore di sistema. Qualsiasi azione intrapresa dagli utenti viene tracciata grazie al log, permettendo così di monitorare eventuali errori. Inoltre, è possibile decidere, sulla base di regole preimpostate, chi può fare cosa, garantendo la gerarchia e le responsabilità dei vari utenti.

 

Tante PEC e provider diversi: password da memorizzare, scomodità nella gestione

Problema

Nelle aziende più strutturate le PEC sono più di una, spesso acquistate da provider differenti. Il risultato è univoco: scomodità. Per gestire tutte le PEC aziendali gli utenti devono continuamente entrare e uscire dalle singole caselle PEC, rallentando il proprio lavoro e disperdendo informazioni e documenti.

Soluzione

Con Jazzy PEC Office→ tutti i messaggi provenienti dalle diverse caselle PEC, anche di provider differenti, vengono convogliati in un’unica piattaforma. Le caselle possono essere gestite insieme o singolarmente e i messaggi possono essere inviati a più destinatari contemporaneamente.

 

New call-to-action

 

Troppe caselle PEC e PEO: uscire e rientrare continuamente dalle e-mail

Problema

Gestionali e integrazioni possono influire profondamente su come gestire le email aziendali. Il problema è sempre quello: più piattaforme si utilizzano, più confusione si crea. Leggere una PEC da una normale casella di posta si può ma è non altrettanto possibile inviare un messaggio certificato da una casella tradizionale, poiché questa non è tecnicamente in grado di certificare i messaggi.

Soluzione

Con Jazzy LegalMail→ è possibile inviare e ricevere PEC nella propria casella di posta. I messaggi certificati vengono scaricati nella casella PEO: non si tratta di copie della PEC ma della PEC originale, per questo il valore legale delle comunicazioni non viene compromesso.

 

Un messaggio inviato, due messaggi ricevuti: come tenerli insieme?

Problema

Ogni messaggio PEC inviato genera altri due messaggi, le cosiddette ricevute di accettazione e consegna. Si tratta a tutti gli effetti di messaggi in arrivo, pertanto si trovano nella casella di posta in entrata. Oltre alla scomodità di abbinare tre messaggi collocati in luoghi differenti, si aggiunge un ulteriore fattore negativo: le due ricevute possono giungere in momenti differenti, anche a distanza di giorni, separandosi quindi anche fra loro, oltre che dal messaggio inviato a cui fanno riferimento.

Soluzione

In Jazzy PEC Office→, in calce a ogni messaggio inviato vengono automaticamente visualizzate le due ricevute di accettazione e consegna: i tre documenti sono così riconciliati. Visualizzare lo stato di consegna diventa immediato, anche perché compare direttamente nella lista.

 

Spazio limitato: la casella si riempie in fretta

Problema

Le caselle PEC dispongono di uno spazio limitato, che prima o poi è destinato a esaurirsi. Quando una casella PEC è piena, non può più ricevere messaggi. Ma se qualcuno invia un messaggio, questo risulta consegnato. Il titolare di una PEC, infatti, è l’unico responsabile del suo mantenimento.

Soluzione

Acquistare altri giga per incrementare la capienza della casella è senz’altro una soluzione, sebbene temporanea: all’aumentare dei messaggi, lo spazio disponibile va via via a diminuire. Con Jazzy PEC Office→ e Jazzy LegalMail→ i messaggi PEC vengono scaricati in un altro ambiente e, impostando la cancellazione automatica, la casella PEC libera di volta in volta spazio.

 

 

Tante caselle, troppi posti in cui cercare i documenti: come avere un archivio mail ordinato?

Problema

Le PEC, proprio per la loro natura legale, sono veri e propri documenti. E devono essere trattate come tali. Disporre di molte caselle impedisce alle aziende di poter riordinare questi documenti in modo strutturato e ordinato, causando confusione e compromettendo la velocità di recupero in caso di controllo o contenzioso. Inoltre, i provider PEC sono obbligati a conservare i messaggi solamente per 30 mesi, quando alle aziende la legge impone 10 anni.

Soluzione

Con Jazzy PEC Office→ e Jazzy LegalMail→ la gestione della posta elettronica in un unico ambiente impedisce la dispersione di dati e documenti. Jazzy PEC Office dispone di una funzione di ricerca avanzata che garantisce un rapido recupero delle informazioni in caso di necessità. Ma è l’integrazione con Jazzy LegalDoc, il software per la conservazione sostitutiva, che fa la differenza: PEC e documenti digitali vengono archiviati in modo strutturato e conservati a norma di legge. L’archivio è facilmente consultabile e gli utenti che vi accedono vengono registrati, per un pieno controllo della documentazione aziendale.

 

Inviare la stessa PEC a più destinatari: come mantenere il valore legale del bcc (o ccn)?

Problema

Le PEC, per legge, non possono essere inviate contemporaneamente e più destinatari. Secondo la normativa, infatti, non è possibile avvalersi della funzione di copia nascosta per spedire una comunicazione in modo massivo.

Soluzione

Jazzy PEC Office emula la funzione di bcc (o ccn) permettendo alle aziende di inviare PEC massivamente. Compilando un semplice file con gli indirizzi di destinazione e ulteriori dati, il software invia a ogni destinatario la PEC originale, quindi non una semplice copia.

 

La PEC fuori ufficio: gestire le comunicazioni ufficiali in mobilità

Problema

Si lavora sempre più fuori ufficio e accedere alla PEC via webmail risulta scomodo e poco sicuro, in particolar modo quando si devono gestire allegati. Non si può pensare di dover tornare ogni volta in ufficio per consegnare documenti importanti, motivo in più se si tratta di contratti.

Soluzione

iPEC è un’app studiata appositamente per chi lavora con la PEC a distanza. I documenti possono essere fotografati, l’app ne verifica la leggibilità e li spedisce via PEC all’istante. L’invio viene tracciato in real time, i tempi per gestire le pratiche ridotti.

Ti è piaciuto questo articolo? Iscriviti alla nostra Newsletter!

Vuoi conoscere altro su questo argomento? Leggi gli articoli correlati.