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Obbligo di Conservazione sostitutiva della PEC: cosa c'è da sapere

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La PEC→ non è un semplice obbligo ma uno strumento di sicurezza. I messaggi di posta Certificata, infatti, sono veri e propri documenti con valore legale e probatorio. In quanto tali, vanno conservati?

Scopriamo i punti fondamentali riguardo l'obbligo di conservazione sostitutiva della PEC, con un occhio alle leggi e a come rispettarle correttamente. 

 

Conservare la PEC è obbligatorio? 

Chi lavora in azienda lo sa: la Gestione Documentale→ è un tema ampio e la normativa che la regola è complessa. È quindi lecito interrogarsi su quali siano gli obblighi da osservare. Ad esempio: è obbligatorio conservare i messaggi di Posta Certificata?

Come prima cosa, togliamoci questo dubbio: la risposta è sì, conservare la PEC a norma è obbligatorio. Ma cerchiamo di capirne anche il motivo. 

In effetti chiedersi se conservare i messaggi di Posta Certificata sia obbligatorio o meno è lecito perché non vi è una normativa che parla esplicitamente di conservazione sostitutiva della PEC. Vi sono però norme e regolamenti che sanciscono questo obbligo in quanto la PEC rientra all'interno di una categoria di documenti che è obbligatorio conservare.

Cerchiamo di spiegarci meglio.

 

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Conservazione obbligatoria della PEC: la normativa di riferimento 

La legge prevede l'obbligo di conservazione per ogni tipo di scrittura contabile. A regolamentare questo aspetto è l'articolo 2220 del Codice Civile→, che recita: 

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.

Lo stesso articolo poi prosegue così:

Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

La PEC rientra quindi all'interno delle categorie nominate dall'articolo 2220.

AgID ha poi definito il concetto di documento informatico→ come

rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Conservare la PEC è obbligatorio proprio perché è un documento informatico giuridicamente rilevante.

Infatti la PEC, grazie alle ricevute di accettazione e consegna→, si è sostituita alla raccomandata AR come strumento digitale per la trasmissione di comunicazioni legali. 

Abbiamo già esaminato la centralità aziendale e la rilevanza giuridica dei messaggi PEC. In osservanza all'articolo menzionato, quindi, la legge obbliga alla conservazione a norma della PEC per una durata di dieci anni. 

Ciò non rappresenta solo un obbligo ma anche una grandissima opportunità per le aziende. La conservazione della PEC permette infatti di mantenerne inalterato il valore probatorio anche dopo la scadenza dei certificati di firma→.

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Come si conserva la PEC a norma: gli aspetti tecnici 

Prima di parlare degli aspetti legati alla tecnologia preposta alla conservazione→, specifichiamo che non è proprio corretto parlare di conservazione sostitutiva della PEC.

La conservazione sostitutiva→ riguarda i documenti che nascono in formato cartaceo e che vengono poi dematerializzati e, quindi conservati.

La PEC, invece, nasce già digitale: per questo, quando parliamo di conservazione della PEC, è più corretto il termine Conservazione Digitale→.

Passiamo alle cose tecniche. Un'altra differenza che è bene conoscere è quella tra archiviazione e conservazione→, che può sembrare una banalità ma è proprio da questo che dipende l'essere o meno a norma con i sistemi IT.

 Archiviare o conservare la PEC→ non è la stessa cosa. Fare archiviazione, infatti, significa "solo" catalogare e posizionare i documenti in uno spazio. La conservazione invece è un processo che richiede strumenti e procedure specifici, atti a garantirne nel tempo autenticità, integrità, immodificablità, reperibilità., così come regolato dalle Linee Guida sulla gestione dei documenti informatici→.

Linee Guida che un Responsabile della Conservazione→ non può non conoscere.

Non essendo facile rendere i propri sistemi IT compliance con la normativa per gestire internamente la conservazione della PEC, è frequente (e conveniente) adottare software e soluzioni di conservazione digitale in outsourcing→. 

 

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