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title: Migliorare i processi aziendali con il workflow documentale
description: La gestione documentale va pensata all'interno di un più ampio workflow aziendale. Per rendere un workflow efficiente, però, bisogna dapprima pensare ai processi e, in seguito, ai software più adatti.
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[Blog ](https://blog.ardesia.it)

# [Migliorare i processi aziendali con il workflow documentale](https://blog.ardesia.it/migliorare-i-processi-aziendali-con-il-workflow-documentale)

 Scritto da [Ivan](https://blog.ardesia.it/author/ivan) | 20-mar-2020 14.12.50

I processi aziendali di **gestione documentale** costituiscono un momento continuo e impegnativo all'interno di un'azienda, occupando tempo e persone: in una parola, **risorse**. Per far sì che non diventino troppo gravosi sulle risorse aziendali, oggi è possibile migliorarli adottando un **workflow documentale automatizzato, digitale **ed** efficiente**.

 

## Il BPM per arrivare al workflow

Usare un **workflow documentale adeguato** è il modo migliore per rendere snello e funzionale il processo di gestione dei documenti, ma **non è possibile inserirlo** nelle dinamiche aziendali **in modo improvviso**. Proprio come un ingranaggio nuovo all'interno di un macchinario: **riuscirebbe a migliorare solo una parte** del meccanismo, e in più **potrebbe essere incompatibile con gli altri ingranaggi**, forse perché troppo evoluto rispetto al resto.

È per questo che **esiste uno *step* precedente**, quello del **Business Process Management** **(BPM)**. Letteralmente *Gestione dei Processi di Business*, consiste **nell'analisi e misurazione profonda ****dell'intero processo** di business aziendale (quest'ultimo equivale al macchinario dell'esempio precedente).

Il fine del BPM è** individuare errori, imprecisioni, forzature e parti obsolete del sistema**, in modo da poterli **correggere e ottimizzare**; questa fase non è strettamente legata ai mezzi digitali. Una volta eseguito un BPM funzionale, si capiranno ancor meglio i benefici del workflow documentale.

 

## Le caratteristiche del workflow documentale

Il workflow documentale nasce dall'esigenza di **voler automatizzare i flussi aziendali**, sia dal lato attivo che da quello passivo. Per questo è necessario coinvolgere non solo le applicazioni digitali, ma anche le** persone**: saranno inserite con naturalezza in un ciclo di **responsabilità **più** circoscritte** e **precise**.

Ciò si realizza con **un'automazione basata su regole prefissate**, e con un'efficiente (e nuova)** impostazione delle ****timeline** dei soggetti.

L'organizzazione di un flusso automatizzato necessita in modo **imprescindibile** di un **software** per il workflow management. Anch'esso deve possedere **precise caratteristiche**.

- Deve essere **integrato** **con tutti i sistemi IT dell'azienda**, in modo da comporre **un'unica banca di dati e informazioni**, facilmente consultabile perché non frammentata;
- Deve essere **scalabile**, cioè **capace di adattarsi alle diversità aziendali** (dati, persone, settori) per distribuire i compiti in maniera equa e sopportabile;
- Deve **seguire l'intero ciclo di vita del documento**, inclusa l'archiviazione per la futura gestione documentale;
- Deve rispondere a **elevati standard di qualità**, come **User Experience** e **User Interface** di alto livello, accesso ai dati in **cloud,** grande **velocità** nelle ricerche e nelle connessioni, completa **tracciabilità** e trasparenza.

Non è la persona a doversi adattare al software ma viceversa.  
Contattaci per il tuo **progetto su misura**!

 

 

 

## I vantaggi del workflow documentale

Automatizzare i processi produttivi aziendali significa prima di tutto **migliorare il fattore umano**: affidare passaggi al software sgrava i dipendenti da diversi compiti. Si riduce l'impatto della **[gestione documentale->](https://blog.ardesia.it/gestione-documentale-in-casa-o-in-outsourcing)** sulle risorse aziendali, facendo guadagnare **tempo** e **persone** per lo svolgimento di altre funzioni. E si alleggerisce il peso della formazione continua dei dipendenti: con un software intelligente e dotato di *user interface* di alto livello, risulterà che **il processo guida la persona** (e non l'inverso), riducendo di molto i tempi.

I vantaggi più sostanziosi di un workflow automatizzato risiedono nella **qualità** **della** **sua gestione documentale**. Un **minor numero di operazioni manuali** si traduce in un minor numero di errori, aumentando i volumi delle operazioni possibili e riducendo il rischio di problemi legali e riadeguamento dei documenti.

A tal proposito, l'uso di un **software certificato** e di un** processo digitale** consente il **pieno rispetto delle normative** sulla gestione documentale, abbattendo i rischi e le imprecisioni dell'obsoleto meccanismo cartaceo (senza dimenticare il **risparmio** sui costi della carta). Inoltre, un processo automatizzato e informatizzato è più **trasparente, tracciabile, integrato**; consente **ricerche più rapide** (grazie all'indicizzazione intelligente) e facilita il recupero delle informazioni.

Come appena visto i vantaggi sono molteplici e innegabili, ma **non esiste una soluzione unica che sia adatta per ogni azienda**. Vi consigliamo quindi di approfondire i dettagli della **[semplificazione digitale->](https://www.ardesia.it/portali-per-la-semplificazione-dei-processi-aziendali/)** e dell'**[automazione nella gestione documentale->](https://www.ardesia.it/automazioni-processi-gestione-documentale/)**, in modo da valutare la vostra esigenza e scegliere tra una **[soluzione su misura->](https://www.ardesia.it/custom-fit/)** o un **[prodotto già costruito->](https://www.ardesia.it/prodotti/)**.

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