I processi aziendali di gestione documentale costituiscono un momento continuo e impegnativo all'interno di un'azienda, occupando tempo e persone: in una parola, risorse. Per far sì che non diventino troppo gravosi sulle risorse aziendali, oggi è possibile migliorarli adottando un workflow documentale automatizzato, digitale ed efficiente.
Usare un workflow documentale adeguato è il modo migliore per rendere snello e funzionale il processo di gestione dei documenti, ma non è possibile inserirlo nelle dinamiche aziendali in modo improvviso. Proprio come un ingranaggio nuovo all'interno di un macchinario: riuscirebbe a migliorare solo una parte del meccanismo, e in più potrebbe essere incompatibile con gli altri ingranaggi, forse perché troppo evoluto rispetto al resto.
È per questo che esiste uno step precedente, quello del Business Process Management (BPM). Letteralmente Gestione dei Processi di Business, consiste nell'analisi e misurazione profonda dell'intero processo di business aziendale (quest'ultimo equivale al macchinario dell'esempio precedente).
Il fine del BPM è individuare errori, imprecisioni, forzature e parti obsolete del sistema, in modo da poterli correggere e ottimizzare; questa fase non è strettamente legata ai mezzi digitali. Una volta eseguito un BPM funzionale, si capiranno ancor meglio i benefici del workflow documentale.
Il workflow documentale nasce dall'esigenza di voler automatizzare i flussi aziendali, sia dal lato attivo che da quello passivo. Per questo è necessario coinvolgere non solo le applicazioni digitali, ma anche le persone: saranno inserite con naturalezza in un ciclo di responsabilità più circoscritte e precise.
Ciò si realizza con un'automazione basata su regole prefissate, e con un'efficiente (e nuova) impostazione delle timeline dei soggetti.
L'organizzazione di un flusso automatizzato necessita in modo imprescindibile di un software per il workflow management. Anch'esso deve possedere precise caratteristiche.
Non è la persona a doversi adattare al software ma viceversa.
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Automatizzare i processi produttivi aziendali significa prima di tutto migliorare il fattore umano: affidare passaggi al software sgrava i dipendenti da diversi compiti. Si riduce l'impatto della gestione documentale-> sulle risorse aziendali, facendo guadagnare tempo e persone per lo svolgimento di altre funzioni. E si alleggerisce il peso della formazione continua dei dipendenti: con un software intelligente e dotato di user interface di alto livello, risulterà che il processo guida la persona (e non l'inverso), riducendo di molto i tempi.
I vantaggi più sostanziosi di un workflow automatizzato risiedono nella qualità della sua gestione documentale. Un minor numero di operazioni manuali si traduce in un minor numero di errori, aumentando i volumi delle operazioni possibili e riducendo il rischio di problemi legali e riadeguamento dei documenti.
A tal proposito, l'uso di un software certificato e di un processo digitale consente il pieno rispetto delle normative sulla gestione documentale, abbattendo i rischi e le imprecisioni dell'obsoleto meccanismo cartaceo (senza dimenticare il risparmio sui costi della carta). Inoltre, un processo automatizzato e informatizzato è più trasparente, tracciabile, integrato; consente ricerche più rapide (grazie all'indicizzazione intelligente) e facilita il recupero delle informazioni.
Come appena visto i vantaggi sono molteplici e innegabili, ma non esiste una soluzione unica che sia adatta per ogni azienda. Vi consigliamo quindi di approfondire i dettagli della semplificazione digitale-> e dell'automazione nella gestione documentale->, in modo da valutare la vostra esigenza e scegliere tra una soluzione su misura-> o un prodotto già costruito->.