Il ciclo di vita del documento informatico-> di un'azienda attraversa diverse fasi indispensabili.

Oltre all'archiviazione e alla conservazione a norma->, i documenti devono essere sottoposti a processi di autenticazione e identificazione: in pratica, vi si deve apporre, per renderli legalmente validi, una serie di elementi quali la firma digitale e la. marca temporale. Insomma, è necessario avvalersi dei servizi fiduciari digitali -> per garantire al documento le caratteristiche di integrità, autenticità e immodificabilità richieste dalla normativa.

Le aziende devono quindi pensare a sistemi di integrazione che permettano di usufruire di tali servizi in modo agile e pratico, attraverso gli strumenti che tutti giorni utilizzano per gestire i propri documenti. 

Vediamo come. 

Il servizio fiduciario e il gestionale documentale: due elementi indispensabili 

Quello che vogliamo creare è un ponte tra due fasi che possiamo definire indispensabili per il ciclo di vita del documento aziendale. I motivi sono chiari e semplici. 

  • Il servizio fiduciario si occupa di autenticare un documento informatico. L'autenticazione può avvenire attraverso un vasto numero di elementi: firme digitali, marche temporali, caselle di posta certificata, password... E per aumentare il livello di autenticazione è possibile combinare più servizi insieme.
  • I software e i gestionali si occupano naturalmente di gestione documentale-> e fanno parte della vita quotidiana di un'azienda. Non a caso, in passato, abbiamo definito la gestione documentale come onnipresente. 

 

Perché integrare firma digitale e marca temporale con il gestionale documentale 

La necessità di avvalersi di un servizio di autenticazione digitale, come la firma digitale o la marca temporale, compare spesso mentre si utilizza un gestionale documentale.

Solo per fare qualche esempio, basta pensare che le validazioni temporali rappresentano un ottimo metadato per l'indicizzazione, o che la conservazione a norma dipende dall'autenticazione tramite firma digitale. Anche l'invio di una PEC potrebbe richiedere l'apposizione di una firma.

Non è più possibile, a oggi, separare i servizi fiduciari digitali dalla gestione quotidiana dei documenti che avviene tramite gestionali e software.

Integrare un servizio fiduciario, come una firma digitale, agli strumenti per la gestione dei documenti significa snellire e migliorare i processi e i workflow aziendali.

Questo nuovo flusso di lavoro si traduce innanzitutto in una riduzione dei tempiin particolar modo per le fasi di generazione, la compilazione e il controllo dei documenti frequenti (come le fatture). Infine, si garantisce la sicurezza dell'avvenuto lavoro, in tutto il suo percorso: con un sistema integrato, che notifica ogni fase del lavoro, non si lascia nulla indietro. 

 

Come provvedere all'integrazione 

In Ardesia-> produciamo diverse soluzioni integrate per il percorso descritto. Ci occupiamo, infatti, sia di creare prodotti e servizi digitali, sia di collaborare a stretto contatto con i prestatori di servizi fiduciari certificato (Infocert). Naturalmente, ogni azienda può registrare esigenze particolari e anche molto differenti; per questo siamo sempre disponibili a generare progetti Custom Fit->, ritagliati su misura per il singolo caso. 

Esistono poi software per la digitalizzazione già strutturati, creati per garantire un'elevata integrazione, e al contempo soddisfare la complessità di servizi già menzionati. Qualche esempio? Jazzy Legal Doc-> rappresenta la soluzione ideale per la conservazione a norma dei documenti, con un sistema di indicizzazione e di ricerca rapida garantita.

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