La rivoluzione digitale ha cambiato le regole del gioco in tutti i settori della nostra vita sia personale che lavorativa.

In ambito professionale la conservazione digitale dei documenti  è stata uno dei cambiamenti più radicali che hanno modificato definitivamente il modo di operare di migliaia di lavoratori coinvolti, con diverse mansioni, nella grande rete produttiva delle aziende.

Tra questi ci sarai sicuramente anche tu!

Avrai certamente sentito parlare di conservazione sostitutiva, cioè del passaggio dall'archiviazione analogica, fatta di carta e faldoni, a quella digitale dove migliaia di documenti vengono memorizzati in hard disk, più o meno capienti, sottoforma di bit di informazione.

Questo fantastico processo di modernizzazione, permesso dall'enorme sviluppo tecnologico avvenuto negli ultimi vent'anni, non è però esente da problemi. La gestione documentale elettronica pone infatti alcune questioni nodali alle quali è bene prestare la giusta attenzione.

 

Ad esempio:

  • Come tutti i documenti anche quelli digitali devono conservare lo stato di validità legale e fiscale.
  • In caso di opposizione fiscale è necessario poter recuperare i documenti il più velocemente possibile.
  • Al fine di poter fruire dei documenti in modo ottimale è necessario che vengano archiviati con una logica precisa per evitare confusione e perdite di tempo.

Scendiamo nei particolari e vediamo da vicino questi tre aspetti!

 

La conservazione digitale dei documenti e loro validità legale e fiscale

La conservazione sostitutiva dei documenti non presenta problemi solo di natura informatica ed elettronica. Nel passaggio dall'archiviazione documentale analogica all'archiviazione documentale digitale emergono anche problemi di tipo legale e fiscale. Lo so è un bella rottura di scatole ma questa è la realtà e non ci resta che guardarla in faccia e cercare di migliorarla.

Qualsiasi sia il documento in questione, una volta redatto non basta archiviarlo nell'apposito disco fisso come si farebbe con un normale documento personale. Ogni documento prodotto in azienda potrebbe essere sottoposto ad accertamenti e proprio per questo deve presentare determinati requisiti.

Nonostante la normativa di settore sia in continua evoluzione e quindi non sia sempre chiara e priva di contraddizioni, proviamo ad ipotizzare il caso di un controllo di dati fiscali da parte dell'agenzia delle entrate.

 In una situazione di questo tipo i dati archiviati devono essere validi sia sotto il profilo legale che sotto il profilo fiscale esattamente come accadeva per i documenti cartacei. Pertanto è necessario che vengano immagazzinati, mediante un apposito software per l'archivio dei documenti, muniti di tutti i requisiti previsti dalla legge e senza i quali, in caso di controllo, il loro valore probatorio risulterebbe nullo.

È essenziale quindi che il responsabile della conservazione sostitutiva ponga estrema attenzione a tutti i requisiti in materia di valore legale e fiscale prima di archiviare ciascun documento. Dal momento che il responsabile potresti essere proprio tu, come si dice in questi casi: uomo avvisato, mezzo salvato!

 


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Gestione documentale e velocità di recupero delle informazioni

Una volta archiviati i documenti, un'altra questione di grande rilevo in termini di conservazione sostitutiva è quella della velocità di recupero degli stessi. È necessario che ogni documento possa essere fruito in tempi molto brevi.

Il software di archivio per i documenti deve permettere una gestione documentale agile e veloce. Gli utenti devono poter individuare e recuperare ogni tipologia di documento con estrema facilità e in qualsiasi momento della giornata.

Sembra una cosa scontata ma non lo è affatto. Ad esempio, nel caso in cui l'azienda per cui lavori si trovi a dover contestare un'ingiunzione fiscale e il responsabile della conservazione sostitutiva sia proprio tu, dovrai cercare tutta una serie di documenti che serviranno per porre in essere l'opposizione fiscale.

Se i tempi previsti dal giudice sono molto stretti e le ricerca dei documenti è lenta e farraginosa, corri il rischio di non riuscire a recuperali in tempo. L'azienda si troverebbe in questo caso a dover pagare ingiustamente dei soldi solo perché non è riuscita a difendersi. Si verrebbe a creare davvero una brutta situazione non trovi!?

La variabile tempo deve quindi essere presa in considerazione con la massima serietà. Una delle funzioni principali della gestione elettronica documentale è proprio questa.

Viviamo in un periodo storico dove un contenzioso legale o una trattativa commerciale, dalle quali dipende magari la sopravvivenza della tua azienda, si vincono o si perdono nel giro di pochi minuti. Avere tutti i documenti in regola è fondamentale, ma averceli immediatamente è ciò che fa davvero la differenza.

 

Gestione documentale e organizzazione dei documenti

Resta da affrontare un'ultima questione, anche questa di cruciale importanza: come archiviare i documenti cartacei e digitali? La conservazione sostitutiva è di fatto una forma moderna di archiviazione. Come accadeva per gli archivi cartacei anche nel caso della conservazione digitale dei documenti è necessario dotarsi di un criterio che permetta di sistemare i documenti in modo efficiente ed efficace.

Se le diverse tipologie di documenti (Fatture, Lettere di Accompagnamento, F24 etc.) non vengono archiviate correttamente, se i diversi formati elettronici (doc, pdf, jpeg etc.) vengono mescolati tra loro e i metadati associati a ciascun documento non vengono organizzati secondo un criterio razionale, siamo davvero nei guai.

Il caos non è compatibile con la gestione documentale. È necessario che il software di archivio dei documenti sia progettato in modo tale da agevolare l'organizzazione dei dati in base al maggior numero di variabili possibili in modo da facilitare sia l'archiviazione che il recupero.

La cosa sembra ovvia, ma non lo è affatto. Paradossalmente, con l'avvento del digitale la quantità di documenti da salvare è aumentata in modo esponenziale. La tendenza a fidarsi ciecamente delle tecnologia, evitando di costruire a priori una vera e proprio strategia di archiviazione, è una pratica molto diffusa e deleteria.

Per la gestione elettronica documentale sono necessarie quindi entrambe le cose: un software performante e un'ottima strategia.

 

Come vedi, nelle aziende la gestione documentale sta assumendo un'importanza crescente in modo particolare per quanto riguarda il reparto amministrativo. Si potrebbe fare un parallelo con il peso sempre maggiore ricoperto dalla logistica in ambito produttivo. Senza un magazzino performante la produzione rimane ferma. Senza un archivio ben organizzato, tutta l'amministrazione aziendale va in tilt con le conseguenze nefaste che ti lascio immaginare.

 

Se hai a cuore il bene della tua azienda, inizia fin da subito a dotarti degli strumenti idonei. Non aspettare, il momento giusto è adesso!

 

 

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