Inviare una e-mail con certificazione PEC (Posta Elettronica Certificata) è ormai un'abitudine per qualunque impresa, professionista e ditta individuale; non solo perché obbligatorio (in precedenza lo era solo per il settore della Pubblica Amministrazione), ma soprattutto per la sua importanza legale.

Proprio su questo punto si incentrano dei dubbi comuni nell'uso della PEC: ogni azienda vuole assicurarsi che il valore giuridico sia sempre confermato, cosa che non avviene se essa risulta inoltrata in determinate condizioni.

 

Perché una PEC inoltrata perde validità legale

Il valore giuridico della PEC è identico a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo perché il gestore della casella ne segue il percorso, sia in fase di invio sia di ricezione, mandando al mittente delle conferme nei due momenti diversi; gli garantisce quindi che la posta sia stata correttamente spedita e correttamente recapitata, senza manomissioni, nella casella del destinatario. Quest'ultimo non potrà dichiarare in sede legale di non aver ricevuto una e-mail, e anzi, è tenuto a controllare e leggere ogni giorno la propria posta.

Attenzione, però, a una caratteristica di questa tecnologia. Una e-mail PEC è legalmente valida soltanto se sia la casella del mittente, sia quella del destinatario, sono caselle PEC.

In caso contrario il percorso certificato dell'e-mail non è completo e il sistema non assicura più la conferma né il valore giuridico. Questo problema si verifica se si tenta di inoltrare l'e-mail a una casella non PEC: a quel punto non conta nulla che il messaggio originale sia stato copiato da una PEC, o che il destinatario ne abbia una. L'e-mail inoltrata non avrà alcuna validità, e sarà identica alla posta scambiata tra caselle tradizionali.

 

Metodi per assicurare la validità legale

Non è possibile modificare direttamente il funzionamento delle PEC ma, con diversi metodi intelligenti, si può evitare di incorrere nel problema.

Il primo è il fattore umano, che in presenza di più caselle aziendali deve essere istruito sulle loro differenze, per ricordare di spedire la posta dalla casella corretta. Il contenuto dell'e-mail può essere facilmente copiato dalla mail tradizionale nella mail di casella PEC e, quindi, venire inviato da lì.

Certo, è un ragionamento troppo suscettibile di errori e distrazioni, per questo si consiglia di agire in modi più profondo.

Uno di questi è l'integrazione della posta aziendale in un sistema unico e completo. Questo apparato deve essere in grado di snellire il lavoro delle persone, sgravandole di quante più responsabilità possibili, e anzi accompagnandole. Solo se il sistema integrato guida le persone, diminuiranno gli errori e aumenteranno le risorse (anche umane) a disposizione dell'azienda.

 

Soluzioni e strumenti per la PEC inoltrata

Il team di Ardesia propone diverse soluzioni adatte a questa esigenza: Jazzy Legal Mail-> è il primo strumento in grado di integrare la posta tradizionale con la PEC aziendale.

Naturalmente non mancano features indispensabili, quali la pulizia automatica della PEC, la larga compatibilità con dispositivi e piattaforme, e il controllo agile degli accessi per una moltitudine di dipendenti.

Jazzy PEC Office-> è ancor più indicato nel caso in cui si posseggano più caselle PEC, anche di diversi provider, da gestire nella stessa sede. Lo strumento assicura un ambiente multi-PEC e multi-utente, la spedizione delle e-mail PEC a un gran numero di destinatari, l'associazione indicizzata tra posta e clienti, nonché il rispetto delle norme GDPR – e sempre includendo pulizia automatica e compatibilità.

E se ancora non fosse sufficiente? Nel caso in cui la tua azienda ha necessità di un piano di integrazione apposito, Ardesia offre anche soluzioni personalizzate custom-fit->.

Questi progetti non includono soltanto le caselle PEC, ma anche i servizi di conservazione sostitutiva e gestione documentale, nonché un miglioramento del workflow. Un modo per garantire alla tua azienda un'evoluzione ancor più profonda.

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