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Smistamento PEC: perché è importante nei flussi aziendali e come ottimizzarlo

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Poiché la PEC è ormai obbligatoria in quasi tutti gli ambienti lavorativi, ogni azienda deve organizzarne la gestione in modo efficiente, per leggere e rispondere alle mail in tempo. 

Ma quando la dimensione dell'ambiente lavorativo è notevole, questo processo non è semplice come si pensa. E nasce un problema di smistamento della posta. 

 

L'importanza della PEC: ricevere e smistare le mail 

Ormai è chiaro, la Posta Elettronica Certificata→ è imprescindibile nel mondo del lavoro, non solo perché obbligatoria→.

La centralità della PEC è data dal suo valore legale e probatorio. Una mail PEC ha la stessa opponibilità in tribunale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Si rivela quindi utile, se non fondamentale, in qualsiasi caso di contenzioso, per dimostrare le comunicazioni con un cliente o l'avvenuto invio di un documento. 

Ciò accade proprio grazie alla natura della PEC e al suo funzionamento→: i provider, infatti, consegnano al mittente due diverse ricevute→ (una per l'avvenuto invio, una per l'avvenuta ricezione nella casella destinataria) che attestano la veridicità e l'integrità della posta. 

 

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Cosa succede all'interno di un'azienda? Spesso le aziende si dotano di un solo indirizzo PEC e organizzano la gestione della Posta Certificata affidando a una persona lo smistamento dei messaggi. In altri termini, vi è un dipendente che legge la posta e la inoltra all'ufficio o al personale competente. Per cui, dal "gruppone" delle PEC, le varie comunicazioni vanno smistate nel posto a loro adatto. 

Questo tipo di gestione per molti versi funziona in termini organizzativi. Eppure presenta alcune implicazioni che è bene conoscere. 

 

Lo smistamento continuo delle PEC è un problema? 

 

1. Personale dedicato allo smistamento

Il primo problema che comporta lo smistamento delle PEC è che questo significa preporre una persona o ufficio che se ne occupi. Per molte aziende questo flusso è fondamentale, perché crea il giusto ordine nel sistema di comunicazioni interne

Ma c'è un problema. Questa operazione è perpetua, ossia va realizzata quasi ogni giorno e in ogni momento. Se non è arrivata una mail PEC da smistare ora, potrebbe arrivare tra dieci minuti, e deve esserci qualcuno a controllare. Per questo, molto spesso, quel dipendente viene assegnato solo al compito di smistamento e a nessun'altra mansione. 

Ciò comporta all'azienda un prezzo da pagaresimbolico perché una risorsa umana non viene valorizzata in attività migliori, e reale perché deve spendere parte del budget per un dipendente che fa una cosa sola. 

 

2. Smistamento come operazione manuale

L'origine del problema sta nella sua concezione, laddove immaginiamo ancora un dipendente o ufficio che si occupa manualmente di smistare. Pensiamo a una o più persone che controllano le caselle email a intervalli regolari, per poi visualizzare il contenuto delle PEC, comprendere a chi siano rivolte, e cliccare "inoltra" al nuovo destinatario. Oggi si può fare di meglio. 

 

3. Inoltro e validità legale

Esiste un terzo punto che nella gestione della PEC ha il suo peso: quello della validità legale dei messaggi. Inoltrare un messaggio PEC a una casella di posta ordinaria, infatti, gli fa perdere completamente il valore giuridico. Ciò significa che il messaggio smistato diventa un messaggio normale: un fattore da non sottovalutare se poi, chi riceve questo messaggio, deve poi gestirlo.

 

Automatizzare lo smistamento PEC: tra software e Intelligenza Artificiale 

Un meccanismo così manuale, perpetuo e monotono, deve essere delegato a una macchina o almeno facilitato da questa. In tal modo si sgrava il dipendente, aprendolo a compiti più specializzati e utili all'azienda, nonché gratificanti. 

Un primo passo è evitare la gestione completamente manuale delle PEC. Diventa indispensabile per le aziende che devono gestire lo smistamento adottare un software che automatizzi alcune funzionalità→, anche attraverso le nuove frontiere della tecnologia, come l'Intelligenza Artificiale→il Machine Learning→ e il Deep Learning→.

Insomma, sfruttare il mondo digitale per automatizzare i flussi di lavoro→ significa far fronte agli sprechi di tempo, risorse e denaro e può davvero rivelarsi un'arma in più per diventare competitivi sul mercato e spendere bene ogni propria risorsa. 

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