Torniamo a parlare di Posta Elettronica Certificata e affrontiamo un tema che spesso viene sottovalutato da chi è responsabile della gestione della mail PEC aziendale.

Stiamo parlando della possibilità (molto più frequente di quanto si pensi) di ritrovarsi con la casella PEC piena: come fare in questi casi?

Il problema della casella PEC piena non è da sottovalutare perché influisce di non poco su come usare la PEC stessa.

In molti infatti sono convinti che avere la casella PEC piena li svincoli dalla responsabilità di non aver ricevuto un messaggio.

La situazione invece è ben diversa e merita una certa attenzione da parte dei dipendenti responsabili delle PEC e dei titolari.

Vediamo il perché.

 

PEC e valore legale

Per prima cosa è bene ricordare brevemente qual è la validità legale della PEC→ e come funziona il sistema di posta certificata→.

La PEC è un sistema di invio e ricezione e-mail sicuro che attesta, attraverso una procedura di certificazione, l’avvenuto invio e l’avvenuta consegna di un messaggio.

La PEC ha valore legale proprio per questo: come accade con la raccomandata AR, i documenti che la PEC genera (ricevuta di invio e ricevuta di consegna) attestano che quel messaggio è stato inviato e consegnato al destinatario. In caso di contenzioso, il mittente può far valere questi documenti con valore probatorio.

Ora, tornando al tema di questo articolo, quello della casella PEC piena, sorge un dettaglio di fondamentale importanza se siete titolari di una PEC.

Abbiamo detto che è facile che una casella PEC si riempia, poiché lo spazio messo a disposizione dal gestore è limitato.

Ma se qualcuno vi spedisce una PEC e voi non la ricevete perché il vostro spazio si è esaurito, non potete avvalervi di alcuna scusa: il messaggio risulta consegnato.

Lo stesso, se ci pensate, accade con la raccomandata AR: il fatto che non siate in casa o non andiate a ritirarla alle Poste non vi esonera dall’averla ricevuta. La raccomandata risulta consegnata e voi non potete fare nulla per provare il contrario.

 

Cosa succede quando la casella PEC è piena?

Quando una casella di Posta Certificata risulta piena, quindi non ha più spazio per ricevere nuovi messaggi, qualsiasi messaggio che le viene inviato viene rifiutato e perso.

Solitamente, quando la vostra casella PEC risulta piena e qualcuno vi invia un’e-mail, il vostro gestore di Posta Certificata vi invia un messaggio per notificarvi proprio l’insufficienza di spazio.

Ma nemmeno in assenza di questa notifica il destinatario può giustificare la mancata ricezione di una PEC.

Se la casella del destinatario è piena, la mail ritornerà al mittente ma la ricevuta di consegna risulterà comunque valida.

 

PEC piena: cosa fare?

Come usare la Posta Certificata in modo corretto e assicurarsi quindi di ricevere tutti i messaggi?

Una corretta gestione delle mail PEC prevede innanzitutto una costante manutenzione.

New call-to-action

Chi ha la responsabilità di una casella di Posta Certificata deve periodicamente svuotarla dai messaggi obsoleti per liberare spazio, curandosi di conservare tutti i documenti di invio e consegna (che, ricordiamo, si trovano tra le e-mail ricevute, essendo a tutti gli effetti messaggi di posta in entrata).

Solo garantendo sempre spazio libero si può avere la certezza della ricezione delle PEC.

È chiaro, però, che un intervento periodico manuale di questo tipo può risultare molto oneroso, sia in termini di tempo sia, di conseguenza, a livello economico.

La seconda opzione è quella di acquistare altri giga di spazio dal proprio gestore. Questa soluzione, però, può tornare utile a breve termine e in via provvisoria, poiché prima o poi anche quello spazio si esaurirà.

Iniziare invece a concepire la PEC come un documento vero e proprio, quindi riflettervi anche in termini di conservazione, può risolvere numerose problematiche. Non dimentichiamo che il gestore della PEC ha l’obbligo di conservarvela per 30 mesi, quando invece la normativa italiana prevede che la PEC debba essere conservata per 10 anni.

Un software di conservazione sostitutiva→ o un sistema di gestione centralizzata della PEC→  con un software che effettui lo scaricamento automatico dei messaggi potrebbe sollevarvi da molte responsabilità, farvi risparmiare tempo e garantire il rispetto degli obblighi legislativi.

È chiaro quindi come la questione della PEC (e della PEC piena) debba essere concepita in senso più ampio, inglobata tra le best practice di come gestire le email aziendali e considerata come parte integrante della gestione documentale.

 

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