Il certificato della PEC scade? Facciamo chiarezza

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La Posta Elettronica Certificata → , oltre a essere obbligatoria per imprese e Pubbliche Amministrazioni, è un sistema che garantisce sicurezza alle comunicazioni elettroniche e, in quanto tale, costituisce a tutti gli effetti un documento con valore legale

A fronte del suo valore probatorio, le aziende si preoccupano della durata del certificato della PEC: è vero che "scade" dopo due anni? Cosa bisogna fare per prolungarne la validità? In questo approfondimento, facciamo un po' di chiarezza.  

Il funzionamento e il valore legale della PEC 

Per capire come funziona la presunta "scadenza" della PEC, ricordiamo come avviene la certificazione di un messaggio →.

I gestori delle caselle PEC (sia del mittente sia del destinatario) non si occupano solo di recapitare la posta. Tramite la creazione delle "buste" firmate digitalmente, certificano una serie di informazioni tra cui l'identità del mittente.

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Le due ricevute di accettazione e consegna → attestano che la mail sia stata correttamente inviata dalla casella di partenza, e poi correttamente consegnata nella casella di arrivo. Inoltre, assicura che il contenuto non sia stato manomesso, e avvisa in caso di errori. 

A livello legale, il DPR n. 68 dell'11 febbraio 2005 → afferma con chiarezza che la PEC consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di leggePer cui, il certificato PEC completo assume lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. 

Questa potenzialità rende il valore legale della PEC un fondamentale alleato su cui puntare, sia in caso di contenzioso in tribunale, che di controllo fiscale. Comprensibile, quindi, che la gestione dellPEC sia centrale per le aziende: vogliono mantenerne la validità nel tempoconservandola a norma di legge. 

 

La conservazione del valore legale della PEC 

Il dubbio sulla "scadenza" è lecito, ma va trattato con la dovuta competenza. 

La convinzione che la PEC scada nasce da una realtà un po' distorta. Il certificato PEC emesso dal gestore non scade mai in senso assoluto; è invece il certificato di alcune firme elettroniche->, legate alla PEC, ad avere effettiva data di scadenza.  

E anche prendendo in esame una mail PEC dopo che una firma è scaduta, essa resta valida in relazione al periodo di emissione: se al momento di apporre la firma, questa era valida, allora anche il messaggio lo è. A questo punto potrebbe sorgervi un secondo dubbio: come verificare che la firma sia stata apposta prima della scadenza del suo certificato? Semplice. Incrociando le informazioni dei log, si può dimostrare quando è stata apposta la firma elettronica in seguito scaduta. Così, si attesta che al tempo era pienamente valida. 

Ma allora perché si parla di scadenza della PEC? 

Un reale problema esiste: i gestori della PEC sono tenuti a conservare i vari log solo per una quantità di tempo limitata, cioè per 30 mesi. Oltre questa tempistica non si può, in termini legali, fare affidamento su di loro. È necessario attrezzarsi in altro modo.

Ossia, con la conservazione digitale →.

 

Tecniche di conservazione e soluzioni a livello software 

I sistemi di conservazione della Posta Elettronica Certificata → permettono di congelare la data di applicazione della firma e prolungare così la vita legale delle PEC.

Un sistema come a.docukey di Ardesia → completa il ciclo di vita dei documenti (PEC incluse), organizzandone il flusso in conservazione automatica e prolungandone così la vita legale. 

Il software è integrabile con altre soluzioni a tema PEC, come a.pecoffice →. Quest'ultimo si occupa di gestione contemporanea di caselle PEC multiple (anche di provider differenti), corretta e sicura distribuzione degli accessi multiutente (tramite i log->), e in modo automatico dei problemi di casella piena e svuotamento dello spazio. 

In generale, le aziende dovrebbero sempre dotarsi di un piano di conservazione completo. Così come si conservano a norma tutti i documenti aziendali rispettando la loro importanza (contratti, fatture), la PEC ha bisogno di un trattamento idoneo →

 

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