Pec, firma digitale, marca temporale, conservazione elettronica, fatture… quanta confusione!

La gestione dei documenti, con l’avvento del digitale, è cambiata radicalmente.

Da un lato i processi di creazione e scambio si sono snelliti e velocizzati. Dall’altro, però, è subentrata l’esigenza di garantire una validità legale ai documenti elettronici pari a quella conferita dai sistemi analogici.

Tra gli strumenti più utilizzati fra aziende e professionisti vi sono la Posta Elettronica Certificata e la Firma Digitale.

Firma digitale e PEC sono due strumenti differenti per natura, anche se presentano alcuni punti in comune.

Concettualmente parlando si può iniziare col dire la PEC è uno strumento di invio mentre la firma digitale è invece un mezzo elettronico.

Grazie alla firma digitale è possibile conferire validità legale a un documento informatico.
Anche grazie alla PEC, però, si garantisce la validità legale dei documenti.

E allora quali sono le differenze tra PEC e firma digitale? Quando devo usare una e quando l’altra?

Nell’articolo che segue cerchiamo di spiegarvi in modo semplice e in pochi passi le diversità che intercorrono tra i due strumenti e in che modo possono essere utilizzati in abbinata.


PEC e Firma Digitale: cosa sono

Cos’è la PEC

La PEC è uno strumento informatico per inviare comunicazioni via e-mail ed equivale alla versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno.
L’invio di una PEC comporta infatti la generazione di una ricevuta che attesta la spedizione e la consegna dell’e-mail. Esattamente come fa la raccomandata con ricevuta di ritorno.


Cos’è la firma digitale

La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica basato su un sistema di chiavi e algoritmi informatici. Nella pratica, è l’esatto equivalente della firma autografa.

Semplificando il concetto, si può dire che la firma digitale sia un codice univoco che viene associato a un documento informatico per conferirgli validità legale.
Quando si appone una firma digitale su un documento lo si rende quindi autentico, integro e non ripudiabile.

PEC e firma digitale: a cosa servono

A cosa serve la PEC

La Posta Elettronica Certificata serve ad attestare l’invio e la ricezione di una comunicazione via e-mail.

Utilizzare le comunicazioni PEC, come prevede la normativa sulla posta certificata, è obbligatorio per le aziende, i liberi professionisti e le Pubbliche Amministrazioni e presenta molti vantaggi in termini di praticità, sicurezza e performance.

Rispetto a una raccomandata con ricevuta di ritorno, ad esempio, l’invio tramite PEC è decisamente più veloce, per non dire immediato. Inoltre spedire una PEC è molto più semplice poiché i gestionali di Posta Elettronica Certificata, a livello interfaccia, sono pressoché identici a quelli che si utilizzano per inviare le normali e-mail.

In caso di contenzioso, la ricevuta generata dalla PEC costituisce la prova del suo invio.

Tanto quanto accade per la raccomandata A/R, con la PEC non si certifica la lettura della comunicazione: la ricevuta che attesta la ricezione è sufficiente come prova legale.

Chiaramente è auspicabile dotarsi di un sistema preposto anche alla conservazione sostitutiva della PEC, per garantire l’archiviazione digitale dei documenti secondo la normativa.


A cosa serve la firma digitale

Un tempo vi era la firma. La firma autografa, si intende. L’unico elemento che attestava l’autenticità di un documento. In realtà in tempi remoti vi era pure il sigillo, ma questa è un’altra storia.

Diciamo quindi che con la dematerializzazione dei documenti la firma autografa è divenuta inapplicabile e si è dovuti ricorrere a un altro sistema per garantire l’autenticità di un documento.

La firma digitale, in quanto sostituta della firma autografa, serve ogni qualvolta si ha la necessità di autenticare un documento informatico.

Ad esempio, potrebbe essere necessario apporre una firma su un PDF: in questo caso esistono programmi appositi per applicare la firma digitale sul file e gestire così il documento elettronicamente.


PEC e Firma Digitale: quando usarle

Quando usare la PEC

La PEC va utilizzata per inviare tutti quei documenti per i quali è necessario o auspicabile una prova di invio e una conferma di ricezione.

Ogni qualvolta si invia una PEC si generano file XML contenenti determinate informazioni, essenziali per attestare l’avvenuta spedizione e consegna. Tali informazioni vengono così certificate e acquisiscono validità legale.

Ad esempio, la data e l’ora relativi a una comunicazione inviata tramite PEC possono essere impugnate in caso di controversia legale, a prescindere se il destinatario abbia letto o meno l’e-mail.

La PEC è obbligatoria solamente in Italia, per il momento, ma i suoi vantaggi in termini di sicurezza stanno spingendo sempre di più ad adeguare questo sistema con gli standard della Comunità Europea.

La validità legale della PEC si riferisce in sintesi alla consegna di una determinata trasmissione telematica.

 

Quando usare la firma digitale

La firma digitale può essere utilizzata per dare il massimo del valore legale a un documento informatico, come un PDF.

Ad esempio, si può apporre la firma digitale su contratti, moduli, autorizzazioni, accettazioni di acquisto, per firmare bilanci, documenti fiscali, sottoscrizioni, accordi e via dicendo.

La validità legale della firma digitale si riferisce quindi all’autenticità di un documento.

Infine, la firma digitale entra in gioco anche quando si parla di conservazione sostitutiva a norma dei documenti digitali.

Quando usare PEC e firma digitale insieme

La domanda che può sorgere è: essendo PEC e firma digitale due cose applicate secondo distinte modalità e con scopi differenti, posso utilizzarle anche insieme?

La risposta è sì. Anzi, non solo è possibile ma talvolta è anche auspicabile.

Una PEC, da sola, certifica l’invio e la consegna di una comunicazione ma non conferisce validità legale, ad esempio, a un allegato. E neppure garantisce la paternità di un documento.

La firma digitale, dal canto suo, rende un documento valido legalmente ma non si ha alcuna certezza che questo arrivi a destinazione con una semplice e-mail.

Utilizzare una firma digitale in abbinata alla PEC significa poter garantire l’identità del mittente.

 

PEC e Firma Digitale: le differenze in sintesi

Riassumendo, possiamo dire che PEC e firma digitale sono entrambi strumenti che servono a conferire un valore legale ai documenti elettronici, se pur con finalità e modalità differenti.

La prima, serve a certificare l’invio di una comunicazione, la seconda ad autenticare un documento.

Per usare la PEC è sufficiente aprire una casella da un gestore certificato mentre per utilizzare una firma digitale è necessario farne richiesta a un ente accreditato e avvalersi di un dispositivo come una chiavetta o una smart card.

Le finalità di PEC e firma digitale sono quindi differenti ma nulla toglie che è possibile avvalersi di entrambe per garantire l’efficacia probatoria del documento, la provenienza del di questo da parte di un soggetto determinato, l’integrità del suo contenuto e, soprattutto, la volontarietà dell’invio.

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