La casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento oggi utilizzato dalla maggior parte degli enti pubblici e delle aziende. La certificazione di cui parla il nome, difatti, si traduce in una vera e propria validità legale, indispensabile sia nell'universo delle P.A. che in quello lavorativo e imprenditoriale. Analizziamo quindi cosa riporta la giurisprudenza, nell'ambito di validità legale e giuridica delle e-mail inviate tramite il sistema PEC. 

 

Il funzionamento della PEC 

I sistemi di Posta Elettronica Certificata sono dotati di un funzionamento che assicura specifiche garanzie nell'invio di posta importante; il gestore della casella, infatti, non si occupa solamente di inviare l'e-mail. Esso certifica al mittente, tramite due diverse ricevute, se l'e-mail è stata:

  1. Correttamente accettata dalla casella del mittente; 
  2. Correttamente consegnata nella casella del destinatario. 

Se un problema è sopraggiunto durante il cammino della posta, il gestore segnala invece al mittente l'errore; gli fa cioè presente che l'e-mail è stata non correttamente recapitata, tramite un avviso di mancata consegna. In caso di invio positivo, gli avvisi del sistema PEC garantiscono inoltre che la posta sia stata recapitata senza subire alcuna manomissione. 

 

Il valore giuridico della PEC 

Le aziende si trovano in più occasioni a doversi difendere in tribunale da accuse o testimonianze fasulle. Per prevenire proattivamente queste circostanze difficili, l'azienda deve essere in grado in ogni momento di opporre a terzi una prova fiscale di quanto testimonia (ad esempio, l'avvenuto invio delle fatture). In tale ambito, il percorso legislativo seguito dalla PEC viene finalmente in aiuto. 

L'utilizzo della Posta Elettronica Certificata è stato regolamentato per la prima volta nel DPR n. 68 dell'11 febbraio 2005->Il decreto, oltre a stabilire le prime nomenclature e distinzioni ufficiali, chiarisce che la PEC consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di leggeper tale motivo, in un processo, una e-mail PEC correttamente inviata e consegnata (fornita cioè delle due ricevute) è equiparabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questa caratteristica la rende una prova fondamentale. 

Il DPR n. 68 indica inoltre che il gestore deve garantire la riservatezza, la sicurezza, l'integrità e l'inalterabilità nel tempo delle informazioni in esso contenutetestimoniando ulteriore solidità della prova. Norme d'uso ancor più specifiche ed approfondite sono state diffuse tramite il decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005->, nel cosiddetto Codice dell'amministrazione digitale. 

  

Obblighi e usi attuali della PEC 

Nel 2005-> era già stata prevista la possibilità, da parte della Pubblica Amministrazione, di scambiare posta tramite il sistema PEC con i soggetti che ne facevano richiesta; lo spartiacque fondamentale per i lavoratori è giunto però alcuni anni dopo. Il decreto legislativo n. 185 del 29 novembre 2008->, infatti, ha introdotto per la prima volta l'obbligo di utilizzo della PEC per diversi soggetticome si evince da questo approfondimento->, i coinvolti (oltre che per le PA) sono imprese costituite in forma societaria e professionisti iscritti agli albi. A terminare il percorso è stata la legge n. 221 nel 17 dicembre 2012->, che pochi anni dopo ha allargato il cerchio anche alle ditte individuali. 

Oggi, la PEC e gli strumenti ad essa affini (come quelli per la conservazione sostitutiva->) hanno mostrato come quest'obbligo sia stata una decisione lungimiranteLe validazioni fornite da questo sistema fungono prima di tutto da prova fiscale per una conciliazione in tribunale; inoltre, i sistemi affiancati sono utilissimi nella vita quotidiana dell'azienda, poiché aiutano nell'archiviazione dei documenti (anche quelli inviati e ricevuti tramite PEC) e nella loro indicizzazione. Si tratta di tool di settore come ad esempio Jazzy Legal Mail->, specializzato nell'inoltro e nella conservazione documentale, e Jazzy PEC Office->, un gestionale integrato e completo in tutto l'ambito PEC. 

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