Processo e workflow sono termini che molte volte si confondono. Si tratta certamente di concetti correlati fra loro, ma questa loro vicinanza spesso ci porta a utilizzarli come sinonimi intercambiabili. A essere precisi, però, si tratta di due cose differenti.
Conoscere le differenze tra processo e workflow è indispensabile ai manager che operano nella gestione d’impresa e che devono non solo definire gli obiettivi aziendali ma anche selezionare gli strumenti tecnologici (come i software di automazione) utili alla gestione dei processi→.
Vediamo cosa si intende per processo e workflow e in cosa differiscono questi due concetti.
Definizione di processo
Il termine processo è ampiamente utilizzato in italiano e, come spesso accade nella nostra lingua, dà adito a molti dubbi e ambiguità sul suo significato e su come (e dove) questo termine va utilizzato correttamente.
Un processo si può definire come una serie di operazioni che si compiono per conseguire un determinato fine (Garzanti).
Una definizione che resta piuttosto generica anche quando la si circoscrive in ambito lavorativo, dove per processo si può intendere un insieme di attività mosse da un obiettivo specifico e correlate fra loro, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto finale (output del processo) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente) (Wikipedia).
Un esempio di processo aziendale potrebbe essere quello che coinvolge marketing e vendite:
- il marketing riceve una richiesta da parte di un prospect;
- qualifica il contatto e lo passa al commerciale;
- il commerciale si mette in contatto con il prospect.
Processo vs procedura
All’interno di questo flusso, le procedure corrispondono alle azioni che le persone devono fare per dare seguito al processo. In sostanza, i processi vanno avanti proprio attraverso alle azioni che fanno le persone.
Possiamo dire che le procedure sono le attività da fare, i processi servono a selezionare quali procedure è opportuno seguire.
Tipologie di processo
In economia aziendale si è soliti differenziare i processi in primari e di supporto.
I primi coinvolgono persone esterne all’azienda, nel senso che l’obiettivo è dare qualcosa a qualcuno che non fa parte dell’organizzazione (ad esempio un cliente).
I processi di supporto, invece, restano all’interno dell’organizzazione e spesso sono funzionali o, appunto, di supporto alla realizzazione dei processi primari.
Un altro modo per classificare i processi è in base alla loro funzione o alla divisione di appartenenza. Ad esempio, possono essere strategici e coinvolgere la direzione, che si occupa di decisioni su obiettivi a lungo termine; oppure gestionali, quando riguardano attività finalizzate al raggiungimento di obiettivi strategici e al loro controllo; infine, vi sono i processi operativi.
Certificazioni di processo
I processi aziendali possono essere più o meno strutturati. La scelta di strutturare un processo dipende esclusivamente dalle necessità di ogni azienda.
La struttura di un processo può infatti essere cruciale in termini organizzativi ma anche commerciali. Per alcune imprese risulta addirittura essenziale e/o strategico certificare i propri processi. Ad esempio, per chi opera in ambito di dematerializzazione documentale→, certificare il proprio processo secondo le norme AgID diventa una sicurezza per i clienti che vogliono garantire ai documenti informatizzati la stessa valenza giuridica degli originali cartacei.
Cos’è un Workflow
Workflow, tradotto letteralmente, può essere confuso con l’idea dello scorrere di un’attività. Quindi con un processo.
Nell’ambito digitale e software, il concetto di workflow include certamente un flusso (flow) di lavoro (work) ma con un dettaglio preciso: un workflow è una formalizzazione tecnologica dei processi lavorativi.
In pratica non solo traduce i processi in modelli e task ma lo fa attraverso la gestione degli strumenti informatici che permettono lo svolgimento del flusso stesso.
Il workflow definisce svariati punti chiave dei processi, tra cui:
- I soggetti che sono coinvolti;
- le operazioni di cui ogni soggetto deve occuparsi;
- lo status attuale del processo;
- le risposte e azioni da attuare a fronte di determinati momenti ed eventi;
- le transizioni da un processo all’altro.
Quando si parla di trasformazione digitale e sviluppo software il workflow assume la forma dell’automatizzazione tecnologica che regola tutti i processi: è la tecnologia che gestisce e ottimizza i processi aziendali.
Il ruolo del Business Process Management
Prima di avviare processi attraverso strumenti informatici (workflow) è indispensabile definire, ottimizzare, monitorare e integrare tutte le risorse che compongono i processi (attività, procedure, persone, ecc…) affinché il business acquisisca valore aggiunto.
Questo è il compito del Business Process Management→ (Gestione dei Processi di Business), un approccio che non necessariamente prosegue con l’attuazione di workflow ma della quale è necessariamente propedeutico.
In altri termini, è possibile fare BPM senza poi avvalersi della tecnologia. Ma non è possibile realizzare workflow efficienti senza la parte di analisi, che riguarda appunto il BPM. Possiamo affermare che il Business Process Management si pone come punto di incontro tra la gestione del business e l’IT.
Poiché, come abbiamo ribadito più volte, prima dell’azione deve esserci il pensiero.
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