Se i processi aziendali sono poco fluidi, se risultano bloccati e per vincoli costrittivi, qualsiasi azienda Pubblica Amministrazione diventa poco produttiva.

Standard del genere hanno un notevole impatto non solo sui rientri economici ma anche su motivazione e prestazioni dello staff. È contro queste premesse che si pone un metodo innovativo e snellente dei processi aziendali: il metodo Lean. 

 

La nascita del metodo Lean: le basi della rivoluzione Toyota 

I vertici dell'industria automobilistica Toyota si posero questo problema già nel secondo dopoguerra. I tre gestori, e in particolare il trentacinquenne ingegnere Taiichi Ohnodovettero fronteggiare la profonda crisi di quegli anni: l'azienda (e l'intero Giappone) ristagnava in condizioni economiche difficili. 

Fu un nuovo approccio a salvarli, notevolmente diverso dai sistemi occidentali rigidi e legati alla catena di montaggio fordista. Un approccio snello, che è appunto il significato di Lean: eliminare gli sprechi di materiali e risorse, gli spostamenti inutili di persone e cose, nonché le componenti in eccesso dal ciclo di produzione. Al loro posto, aggiungere maggiori contributi in risorse umane e attenzione per il cliente. 

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Insomma, rimuovere ciò che non aggiunge valore al risultatovale a dire consumi e costi inutili; sono quelli che rendono i meccanismi così lenti e macchinosi – che siano di una fabbrica o di un'azienda. Sostituendo gli sprechi con elementi molto più importanti, Toyota si è imposta come azienda leader nella seconda metà del secolo. 

 

Il metodo Lean nel dettaglio 

Come abbiamo visto, alla base del Lean Thinking c'è l'individuazione degli sprechiIn questa categoria rientrano: 

  • Le sovrapproduzioni e le giacenze in eccesso; 
  • L'occupazione di spazi e tempi, a scapito di reali necessità; 
  • Gli spostamenti inutili di cose e persone 
  • Gli errori e difetti che obbligano a rilavorazioni e allungamenti nei tempi. 

Analizzare in profondità il proprio business per rimuovere questi elementi di rifiuto significa risparmiare risorse umane, tempo, spazio e quindi denaro. 

A questo punto viene richiesto di cambiare la propria metodologia. Tolto ciò che non serve, vi è maggiore spazio per un miglioramento continuo: ridefinire, in maniera intelligente e perpetua, i processi di lavoro, per adattarsi alle nuove necessità. 

Capire, perfezionare e standardizzare, per poi ricominciare daccapo in caso di bisognocosì si standardizza ogni volta una nuova perfezione. 

 


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Il metodo Lean nelle dinamiche aziendali: le 5 azioni giapponesi 

Prestando l'approccio alle dinamiche aziendali, comprendiamo il fine di queste azioni. Solo dopo essersi sbarazzati delle componenti inutili, e dopo aver ridefinito in modo agile i processi, sarà possibile raggiungere la centralità del cliente e la sua prospettiva di valore aziendale.

Il valore aggiunto da lui percepito diventa un punto centrale della strategia, che passa da una logica Push (spingere verso il cliente) a una logica Pull (far sì che il cliente stesso venga attratto). 

Per adottare il Lean Thinking occorre meccanismo fatto di cicli brevi e, come già accennato, di miglioramenti continui: entrare nella mentalità che l'evoluzione è fatta di tanti piccoli passiperché ognuno di essi è indispensabile al perfezionamento. 

Anche per questo, un pilastro Lean è la metodologia giapponese delle 5S: 5 azioni che snelliscono la quotidianità del workflow->:

  • Seiri, cioè Separare ciò che è utile da ciò che non lo è, perché l'inutile crea disordine e distrazione; 
  • Seiton, cioè Sistemare ogni cosa al suo posto per risparmiare tempo in futuro; 
  • Seiso, cioè Spazzare, ripulire il proprio ambiente; 
  • Seiketsu, cioè Standardizzare i propri ruoli e le proprie azioni, come già spiegato; 
  • Shitsuke, cioè Sostenere il pensiero e diffonderlo anche agli altri, in modo che tutti gli ambienti siano migliorati. 

Si tratta di azioni applicabili nella realtà di tutti i giorni, che iniziano a rendere più agile la propria visione. Un'ottima base per poi spingersi nel pieno del Lean Thinking tramite analisi, formazione e cambi di prospettiva. 

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