Se vi siete imbattuti in questo articolo molto probabilmente siete tra coloro che, in azienda, si sono trovati a dover gestire un tipo di documento particolare: la PEC.

Sì, perché la Posta Elettronica Certificata è a tutti gli effetti un documento. I messaggi PEC, per loro natura, proprio perché generano le ricevute di accettazione e consegna, hanno validità legale e vanno perciò trattati come documenti aziendali ufficiali. Insomma, sono nati per questo.

I messaggi che attestano l’avvenuta consegna e l’accettazione, però, non sono stati pensati in modo così strutturato.

Una delle difficoltà maggiori quando si gestiscono una o più caselle PEC è proprio quella di riconciliare i messaggi di accettazione e consegna con il messaggio inviato a cui fanno riferimento. Nel gestire le mail PEC, però, poter abbinare velocemente questi messaggi risulta di fondamentale importanza per mantenere la validità legale delle comunicazioni.

Vediamo nell’articolo che segue perché gestire in modo ordinato le ricevute PEC→ risulti essenziale in ambito di Document Management.

 

PEC e ricevute: l’importanza dei messaggi di accettazione e consegna

Il funzionamento della PEC→, quello che le dà valenza legale, prevede che a ogni messaggio di PEC inviato corrispondano due documenti certificati: l’accettazione e la consegna.

La ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna, nella pratica, sono due messaggi di posta che l’utente riceve come prova di aver inviato una comunicazione PEC.

Quindi, a ogni messaggio PEC inviato, corrispondono due messaggi in arrivo.

Questi, e solo questi, sono i documenti che attestano il vostro invio.

 

Accettazione e consegna: perché riconciliare i messaggi?

Le caselle PEC a livello di interfaccia sono identiche alle caselle di posta tradizionale. Pertanto questi tre messaggi, pur riferendosi alla stessa azione, si trovano in posti separati: rispettivamente nella cartella di posta inviata e nella cartella di posta ricevuta.

Tre documenti che dovrebbero stare insieme si trovano invece in due cartelle differenti.

Eppure, se pensate ai vostri archivi, i documenti che fanno parte di una stessa pratica non li archiviate insieme? Ecco, così dovrebbe funzionare nella anche PEC.

Non siamo a conoscenza di quante PEC inviate e ricevete ogni giorno nella vostra in azienda ma, a spanne, siamo abbastanza convinti che siano tante. 

Una gestione documentale deve prevedere un alto livello di organizzazione per poter funzionare, per garantire la fluidità dei processi aziendali, per garantire la corretta conservazione dei documenti secondo la normativa.

Ma c’è di più.

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Immaginate che otto o nove anni fa abbiate acquistato della merce da un fornitore. Ora questo fornitore sta subendo un controllo fiscale per via di qualche attività poco lecita e la Guardia di Finanza è alla ricerca di prove contro di lui. Quindi risale a voi, che otto o nove anni fa avete avuto rapporti commerciali con questa azienda.

Voi sapete di aver gestito tutte le transazioni via PEC, ma quanto tempo impieghereste a tirare fuori anche solo le ricevute delle PEC che avete inviato?

Uno scenario del genere non è così assurdo né tantomeno raro.

La velocità con cui si è in grado di recuperare i documenti aziendali può davvero fare la differenza e la PEC, purtroppo, per come è stata pensata, non favorisce la celerità delle operazioni.

 

 

Come abbinare le ricevute alla PEC inviata

Non giriamoci troppo attorno: vi ci vuole un software.

Un software in grado di rintracciare tutti i messaggi inviati e ricevuti nelle tue caselle Pec e riordinarli in un unico contenitore.

Quindi, di riconciliare in un’unica cartella la PEC inviata con le corrispondenti email di accettazione e consegna.

La soluzione Jazzy PEC Office→ sviluppata da Ardesia fa proprio questo (tra le tante cose). E oltre ad abbinare tutti i messaggi corrispondenti, questo gestionale PEC permette anche di associare i documenti ai clienti, così da poter recuperare immediatamente non solo i messaggi ma anche le aziende a cui fanno riferimento.

Perché nel precedente paragrafo abbiamo parlato di PEC gestite otto o nove anni fa?

Perché ricordatevi che una PEC deve essere conservata per 10 anni→. Lo dice la legge.

Per questo necessitate di un posto sicuro e a norma dove conservare le migliaia di PEC che inviate e ricevete ogni anno. E, guarda caso, Jazzy PEC Office è integrabile con Jazzy LegalDoc→, la soluzione per la conservazione sostitutiva dei documenti digitali.

 


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